Resumen

Aprenda algunos de los conceptos clave que permiten formatear fácilmente un archivo.

También describirá las características de los archivos que no se pueden formatear fácilmente (en cuyo caso recomendamos obtener un mejor archivo de origen con el que trabajar).

Requisitos para que un archivo sea formateable

Es posible que algunos de los archivos de sus clientes no estén en un formato que MindBridge pueda procesar, y puede ser difícil formatear el archivo usted mismo. Nuestro equipo de datos puede ayudarle a formatear archivos complicados, pero solo si hay una forma de identificar cada uno de los campos obligatorios de manera sistemática.

Los datos de cada campo obligatorio deben cumplir algunos de los siguientes requisitos:

• Siguen un patrón
  • Por ejemplo, el número de cuenta y la descripción de la cuenta se encuentran en la misma columna, pero un delimitador coherente los separa; o bien, los números de cuenta son alfanuméricos sin espacios; o bien, todos los números de cuenta tienen una longitud específica.
• Están en una sola columna
  • Este es el formato ideal y será el resultado final.
• Si los datos no están en una sola columna, entonces deben estar en una de las pocas columnas
  • Esto es manejable si, por ejemplo, los débitos está en las columnas F o G, y ningún otro campo está en las columnas F o G, o los débitos puede estar en F o G, al igual que un memorando, pero un débito siempre es totalmente numérico mientras que un memorando siempre tiene caracteres no numéricos. Sin embargo, suele llevar mucho tiempo dar formato a este caso porque lleva tiempo averiguar el patrón y luego escribir código para detectar y tratar este patrón, especialmente en archivos grandes donde el patrón puede cambiar muy abajo.
• Contienen datos precisos
  • Si las cantidades son incorrectas, faltan ciertos dígitos o faltan secciones, es probable que el archivo no se pueda utilizar.

En otras palabras, las columnas deben estar bien definidas si no están alineadas y los datos deben ser correctos.

Visite la página Requisitos de datos para obtener más detalles sobre los criterios que debe cumplir un archivo formateado. Si no hay forma de transformar el archivo para satisfacer estos requisitos, el archivo no se puede formatear.

Características de los archivos que no se pueden formatear

• Archivos PDF o de formato de imagen
  • Los archivos que terminan en estos formatos inutilizables a menudo se exportaban inicialmente en formato PDF o imagen, o a cualquier formato que no estaba destinado al análisis de datos, y luego se convertían a Excel o texto. Por eso no admitimos archivos PDF o de formato de imagen, incluso si los ejecuta a través de un convertidor de PDF/imagen.
• Celdas fusionadas
  • Una característica común de un archivo que no se puede formatear es la presencia de celdas fusionadas en todo el archivo, y no solo en los encabezados o en columnas específicas.
• Exceso de columnas
  • Otro signo de que un archivo puede no ser formateable es la presencia de numerosas columnas, además de las características descritas anteriormente (muchas celdas fusionadas, columnas que no siempre están alineadas o bien definidas). Más de 30 columnas pueden ser motivo de sospecha (más allá de la columna AD o similar en Excel) y, en particular, más de 50 columnas (más allá de la columna AX en Excel) resulta muy sospechoso.
• Archivos de texto de ancho fijo (a veces)
  • Aunque MindBridge no puede procesar directamente archivos de texto de formato de ancho fijo, pueden ser formateables si cada campo siempre se encuentra en una posición específica, por ejemplo, los débitos siempre se encuentran entre las posiciones de caracteres 49 y 65 en cada fila. Nuestro equipo de datos también puede formatear archivos que se agrupan y que cuyo texto tiene un formato de ancho fijo, siempre que todas las filas de la transacción cumplan con la condición de que cada campo quede en una posición específica y exista alguna forma (por ejemplo, según el patrón y/o la longitud) de identificar las filas de la transacción y las filas de encabezado con la información de cuenta que debe desagruparse.

Ejemplo de un archivo que no se puede formatear

En este ejemplo, tenemos Cambio Neto, Saldo de apertura, Debe, Haber y Saldo Final que aparecen en numerosas columnas y, a menudo, el Debe y el Haber se encuentran en una misma columna:

A veces hay 2 o 3 números en una celda: podrían ser Cambio neto, Saldo de apertura y Debe.

Observe cómo hay números aleatoriamente en diferentes celdas, e incluso los encabezados pueden estar en muchas columnas diferentes (p. ej., Saldo de apertura). Para una fila determinada, no existe una forma sistemática de identificar de dónde extraer el importe de débito o crédito.

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