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Guías sobre el formateo de datos: Aspectos básicos

  • Actualización

Resumen

Esta guía es para ayudarle a comprender las mejores formas de abordar sus archivos para facilitar la ingesta por parte de MindBridge.


Descripción general

Comencemos con enfoques para problemas más comunes al formatear archivos más sencillos:

  1. Eliminar contenido de encabezado innecesario (cualquier fila no relacionada con los campos obligatorios u otra información de columna específica de la transacción). Asegúrese de mantener la primera fila como una fila de encabezado (que contenga el nombre de cada columna)
    mceclip0.png

     

  2. Eliminar cualquier fila que pertenezca solo a totales o saldos (es decir, “Saldo inicial”, “Totales al cierre”), o que tenga una fecha de registro en blanco (cada transacción debe tener una fecha de registro afiliada) mceclip3.png

     

  3. Nota de la columna Fecha: especialmente en archivos más grandes, a veces las fechas no siempre tienen un formato aceptable, incluso si parecen correctas a primera vista. A veces, las fechas cambian de formato en el centro del archivo (violación del requisito de fila 2 de los Requisitos de datos):mceclip0.png

     

    Puede seleccionar toda la columna, pulsar Ctrl-1en PC o ⌘1en Mac para formatear celdas y establecer todas las fechas en el formato AAAA-MM-DD preferido:mceclip1.png

     

  4. Verifique que las columnas de débito y crédito se equilibren una vez que se hayan filtrado las filas de datos innecesarias.mceclip5.pngmceclip7.png

     

  5. Voltee las señales si es necesario para realizar débitos y créditos de todo el saldo positivo predeterminado
    • Inserte una nueva columna.
    • Copie los valores en la columna Crédito (o la columna que tenga los importes cuyos signos deban invertirse, luego Pegue especial -> Reste en la nueva columna:mceclip8.png
    • Ahora, el total de crédito con signo invertido es igual al total de débito. Sustituya los valores originales de la columna Crédito por estos nuevos valores:
      mceclip10.png
    • Si solo un determinado rango de números de cuenta necesita tener señales invertidas, consulte esta guía sobre señales invertidas para un rango de cuentas.

     

  6. Rellene los espacios en blanco de la nueva columna que contiene el número de cuenta y la descripción, de modo que cada fila de transacción individual tenga un número de cuenta y una descripción correctamente designados junto a cada transacción (es decir, arrastrando hacia abajo para desagrupar).
    • Desde Inicio, vaya a Edición -> Buscar &Seleccionar, haga clic en Ir a especial...
      mceclip11.png
    • Seleccione En blanco y, a continuación, haga clic en Aceptar
      mceclip12.png
    • Sin anular la selección (es decir, no utilice el teclado y no haga clic en ninguna de las celdas de la hoja de trabajo), desplácese hasta la primera celda en blanco utilizando solo las barras de desplazamiento o el desplazamiento del ratón. Ya debería estar seleccionado de forma predeterminada, celda A3 en este ejemplo: mceclip15.png
    • Introduzca una referencia a la celda anterior, =A2 en este ejemplo y, a continuación, pulse Ctrl+↵Intro(Windows) o⌘Cmd+↵Intro (Mac) en el teclado:mceclip13.png
      Esto rellenará las fórmulas en todas las celdas en blanco de la selección, arrastrando así hacia abajo la información de la cuenta
      mceclip14.png
    • Por último, seleccione la columna, copie y pegue los valores: mceclip16.png

     

  7. Fraccione el número de cuenta y la descripción en dos columnas separadas si aún no están en ese formato. Tenga en cuenta que el número de cuenta no siempre tiene la misma longitud dentro del mismo archivo.
    • Insertar dos columnas nuevas
    • A continuación, teniendo en cuenta que, en este ejemplo, los números de cuenta se separan de las descripciones de cuenta por un carácter -, seleccione la columna de cuenta y, a continuación, en Datos, Herramientas de datos, seleccione Texto a columnas
      mceclip19.png
    • En el asistente Texto a columnas, asegúrese de que Delimitado esté seleccionado
      mceclip20.png
    • En Otro, escriba "-"
      mceclip21.png
    • Para conservar los números de cuenta tal cual (es decir, mantener los caracteres 0 y . iniciales y finales y evitar la conversión a números), seleccione Formato de datos de columna de texto para el número de cuenta:
      mceclip22.png
    • Cambie el destino a $B$1 (o la dirección de la primera celda de la primera columna en blanco creada) para no sobrescribir los datos originales
    mceclip23.png
    • El número de cuenta fraccionada y la descripción de la cuenta ahora rellenarán las nuevas columnas:
      mceclip24.png
    • Cambie el nombre de las columnas nuevas según corresponda:
      mceclip26.png

     

  8. Elimine las columnas innecesarias y vacías que contengan información que no se considere útil para el análisis (si no está seguro y el archivo no es demasiado grande, deje las columnas para obtener más información de referencia para el cliente).


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