Resumen

Aprenda las mejores formas de abordar sus archivos para que MindBridge pueda importarlos y leerlos fácilmente.

Descripción general

Comencemos con enfoques para problemas más comunes al formatear archivos más simples:

1. Elimine el contenido de encabezado innecesario (cualquier fila en blanco o filas no relacionadas con los campos requeridos u otra información específica de la columna de transacción). Asegúrese de mantener la primera fila como una fila de encabezado (que contenga el nombre de cada columna)
   
   
   
2. Elimine cualquier fila que se refiera solo a totales o balances (es decir, “Balance de apertura”, “totales de cierre”), o que tenga una fecha de publicación en blanco (cada transacción debe tener una fecha de publicación afiliada)
   
   
3. Nota de la columna de fecha: especialmente en archivos más grandes, a veces las fechas no siempre están en un formato aceptable, incluso si parecen estar bien a primera vista. A veces las fechas cambian de formato en el medio del archivo (violación del requisito de fila 2 de los Requisitos de Datos):
   
   Puede seleccionar toda la columna, presionar Ctrl+1 en PC o ⌘1 en Mac para Formatear Celdas y establecer todas las fechas en el formato preferido YYYY-MM-DD:
   
   
4. Verifique que las columnas de débito y crédito balanceen una vez que se hayan filtrado las filas de datos innecesarias.
   
   Las columnas de Débito y Crédito deben contener valores positivos por defecto. 
   • Inserte una nueva columna, copie los valores en la columna de Crédito (o en la columna que tenga los montos cuyos signos necesiten ser invertidos, luego Pegue Especial -> Restar en la nueva columna:
     
     
   • Ahora el total de Crédito con signo invertido es igual al total de Débito. Reemplace los valores originales de la columna de Crédito con estos nuevos valores copiando y pegando como valores:
     
     
     
   • Si solo un cierto rango de números de cuenta necesita tener los signos invertidos, consulte esta guía para invertir signos para un rango de cuentas. Invierta los signos si es necesario para que los débitos y créditos tengan un balance positivo por defecto.
5. Rellene los espacios en blanco para el número de cuenta y la descripción, de modo que cada fila de transacción individual tenga un número de cuenta y una descripción designados correctamente al lado de cada transacción (es decir, arrastrando hacia abajo para desagrupar).
   • Desde Inicio, vaya a Edición -> Buscar y Seleccionar, haga clic en Ir a Especial...
     
     
     
   • Seleccione Blancos, luego haga clic en Aceptar
     
     
     
   • Sin deseleccionar (es decir, no use el teclado y no haga clic en ninguna de las celdas dentro de la hoja de cálculo), navegue hasta la primera celda en blanco solo usando las barras de desplazamiento o el desplazamiento del mouse. Debería estar seleccionada por defecto, la celda A3 en este ejemplo:
     
     
   • Ingrese una referencia a la celda de arriba, =A2 en este ejemplo, luego presione Ctrl+↵Enter (Windows) o ⌘Cmd+↵Enter (Mac) en su teclado:
     
     Esto llenará las fórmulas en todas las celdas en blanco de la selección, arrastrando así la información de la cuenta.
     
     
     
   • Finalmente, seleccione la columna, copie y pegue valores:
     
     
6. Fraccione el número de cuenta y la descripción en dos columnas separadas si no están ya en ese formato. Tenga en cuenta que el número de cuenta no siempre tiene la misma longitud dentro del mismo archivo.
   • Inserte dos nuevas columnas.
   • Luego, teniendo en cuenta que en este ejemplo, los números de cuenta están separados de las descripciones de cuenta por un delimitador "-", resalte la columna de cuenta, luego en Datos, Herramientas de Datos, seleccione Texto en Columnas.
     
     
     
   • En el asistente de Texto en Columnas, asegúrese de que Delimitado esté seleccionado
     
     
     
   • En Otro, escriba "-"
     
     
     
   • Para preservar los números de cuenta tal como están (es decir, mantener los 0s iniciales y finales y los caracteres . y evitar la conversión en números), seleccione el formato de datos de columna de Texto para el número de cuenta:
     
     
     
   • Cambie el destino a $B$1 (o la dirección de la primera celda de la primera columna en blanco creada) para no sobrescribir los datos originales
     
     
   • El número de cuenta fraccionado y la descripción de la cuenta ahora llenarán las nuevas columnas:
     
     
     
   • Renombre las nuevas columnas según corresponda:
     
7. Elimine columnas innecesarias y vacías que contengan información que no se considere útil para el análisis (si no está seguro y el archivo no es demasiado grande, deje las columnas para información de referencia posterior para el cliente).