Resumen

Dentro de este artículo puedes encontrar enlaces a una variedad de recursos populares de formato de datos disponibles dentro de la base de conocimiento de MindBridge. Esto puede ser un punto de partida útil para cualquier pregunta que puedas tener sobre consejos, trucos y requisitos de formato de datos.

Antes de comenzar

El primer paso para formatear un archivo de libro mayor general para importar a MindBridge es tener en cuenta cómo deben verse los datos y trabajar hacia atrás desde allí para identificar qué se necesita hacer y luego cómo hacerlo.

Consulta Guía de Formato de Datos: Requisitos de Datos para más detalles. Es igualmente importante determinar lo antes posible si el archivo puede incluso ser formateado; si el archivo no puede ser formateado, necesitarás pedirle a tu cliente una mejor exportación.

Especialmente con archivos más grandes, también debes identificar qué columnas son necesarias en tu análisis antes de comenzar cualquier formateo. Los archivos grandes pueden tardar mucho tiempo en ser ingeridos, sin mencionar la manipulación durante el formateo, por lo que si sabes qué columnas necesitas examinar, conserva solo esas para ahorrar tiempo y espacio.

Guía práctica para escenarios comunes de formato de datos

• Combinando múltiples archivos de libros de trabajo y/o hojas de cálculo de Excel - debes asegurarte de que todas las columnas sean las mismas en todos los libros de trabajo y hojas de cálculo. Si no lo son, necesitarás reorganizarlas manualmente en un orden para seguir para todos los archivos. Una vez hecho esto, copia y pega los datos (sin los encabezados) de todos los libros de trabajo y hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo con un encabezado en la fila 1. Si hay más de 1048576 filas combinadas, no podrás combinarlas en Excel.
  • Actualización de diciembre de 2021: ¡La nueva herramienta de fusión te permite combinar múltiples archivos que de otro modo están en un formato bueno y uniforme en uno solo! Para combinar múltiples hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo, primero divide las hojas en archivos individuales, luego usa la fusión.
• Guía de Formato de Datos: Lo Básico - Comienza aquí para los problemas más comunes (líneas de encabezado y totales extraños, inversión simple de signos, desagrupación/arrastre simple/divisiones sin necesidad de escribir fórmulas).
• Guía de Formato de Datos - Subcuentas de Quickbooks - Cómo formatear un archivo de Quickbooks que está agrupado por cuentas y con subcuentas en diferentes columnas. MindBridge requiere que cada asiento tenga un número de cuenta, y solo al nivel de cuenta más granular.
• Guía de Formato de Datos: Subcuentas de Quickbooks separadas por : (extrayendo el texto después de la última ocurrencia de un delimitador) - Cómo formatear un archivo de Quickbooks con subcuentas en una columna, delimitadas por : o cualquier otro carácter, extrayendo todo el texto que viene después de la última ocurrencia del delimitador.
• Guía de Formato de Datos: Desagrupación simple de múltiples columnas, rellenar números de cuenta en blanco (ejemplo común de QuickBooks) - Cómo hacer una desagrupación simple (arrastrar hacia abajo) para múltiples columnas y rellenar números de cuenta en blanco, comúnmente encontrados en exportaciones de Quickbooks que están agrupadas por transacción.
• Guía de Formato de Datos: Invertir signos para un rango de cuentas o basado en condición(es) - Si usas la columna de Monto, todos los débitos deben ser positivos y las columnas de crédito negativas. Si usas las columnas de Débito y Crédito, todas las cuentas deben tener un balance positivo por defecto. Consulta esta guía si necesitas invertir signos para un rango de cuentas o basado en un indicador de débito/crédito.
• Inconsistencias en el Número de Cuenta - Por qué y Cómo Corregir para una Asignación de Cuentas Precisa - cómo detener la eliminación de ceros a la izquierda y/o a la derecha y hacer que tus números de cuenta sean consistentes en el GL, TB y Plan de Cuentas.
• Guía de Formato de Datos: Buscar y Recuperar Datos de Otro Archivo - ¿Tienes algunos datos que necesitan ser traídos de otro archivo? Consulta esta guía.
• Guía de Formato de Datos: Desagrupar y dividir números de cuenta y descripciones - Los archivos agrupados, especialmente con encabezados de cuenta seguidos por todas las transacciones para cada cuenta, son muy comunes pero no legibles por MindBridge. Aquí te mostramos cómo desagruparlos.
• Guía de Formato de Datos: Desagrupar y dividir: Extraer patrones complejos - Más consejos sobre desagrupar archivos agrupados con patrones más complejos para extraer información de cuentas.
• Guía de Formato de Datos: Desagrupación y Comprobación de Desbalance - El archivo formateado no cuadra. Revisa la desagrupación y cómo solucionar el desbalance.
• Guía de Formato de Datos: Consolidación de Cuentas Duplicadas del Saldo de Comprobación - Aquí te mostramos cómo solucionar el problema más común que impide la ingestión de tu TB.
  
  

Herramientas ya disponibles en MindBridge

MindBridge permite realizar manipulaciones menores de datos dentro de la aplicación durante el proceso de correlación de columnas:

• Dividir columnas
• Unir columnas
• Columnas duplicadas
• Como se mencionó anteriormente, a partir de la versión de diciembre de 2021, nuestra nueva herramienta de fusión te permite combinar múltiples archivos que de otro modo están en un formato bueno y uniforme en uno solo! Para combinar múltiples hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo, primero divide las hojas en archivos individuales, luego usa la herramienta de fusión.
  
  

Recursos adicionales

• Guía de Formato de Datos: Referencia rápida de Excel - Una hoja de referencia con las fórmulas y herramientas de Excel más útiles para formatear datos
• Convertir archivos de texto (delimitados o de ancho fijo) a Excel - MindBridge puede ingerir archivos de texto, pero Excel sigue siendo la mejor manera de examinar datos para una serie de tareas. Aquí te mostramos cómo importar tus archivos de texto, ya sea proporcionados por tu cliente o nuestro equipo de formateo de datos, a Excel.
• Si aún necesitas ayuda, consulta Mejores prácticas: Antes de enviar una solicitud de formateo de datos y no dudes en enviar una solicitud de formateo de datos.
  
  

¿Algo más en tu mente? Chatea con nosotros o envía una solicitud para obtener más ayuda.