Resumen

Al cambiar de software de contabilidad (ERP) durante el año, puede haber nuevos números de cuenta con los que trabajar.

Aprenda algunas de las mejores prácticas para manejar esta situación.

Mejores prácticas

1. Lo primero a considerar al pasar de un sistema ERP a otro es el objetivo final desde la perspectiva de la presentación de Estados financieros.
   
   En la mayoría de los casos, habrá un documento de mapeo que detalla cómo se realizó la migración. Es una práctica común incluir todos los números de cuenta y agregar un prefijo o sufijo si no tienen ID únicos. Recomendamos hacer esto para las cuentas antiguas ya que las nuevas cuentas serán las que se continúen utilizando. Ambos conjuntos del plan de cuentas deben ser mapeados en base a la presentación final.
   
   

   Ejemplo 1

   1100 Efectivo ahora es 1100-00 Efectivo
   
   Incluya ambas cuentas y mapear cada una al código MAC correcto según sea necesario.
   
   

   Ejemplo 2

   1201 Deudores ahora es 1201 Otros Activos
   
   En este caso, agregue un prefijo a la cuenta antigua (por ejemplo, z1201 Deudores) y mapéela a un código MAC, luego mapee la nueva cuenta (1201 Otros Activos) en consecuencia.
   
   
2. Lo segundo a considerar es para qué se utiliza la herramienta:
   • Si la herramienta se utiliza principalmente para análisis de flujo, se recomienda crear dos análisis separados para cada sistema ERP.
   • Si la herramienta se utiliza para la presentación de Estados financieros, planificación, muestreo u otros propósitos similares, se recomienda crear un análisis con datos combinados de ambos sistemas ERP.
     
     
3. Además, es importante considerar si hay cambios en los procesos que puedan requerir un refinamiento de puntos de control. Si los cambios en el sistema ERP simplemente implican un aumento en el nivel de detalle en el plan de cuentas sin cambios significativos en los procesos, entonces el refinamiento de puntos de control puede no ser necesario. Sin embargo, si hay cambios significativos en los procesos debido a la transición de un sistema ERP a otro, especialmente al pasar de un sistema simple como QuickBooks a un sistema complejo como SAP, los puntos de control relacionados con el flujo monetario pueden crear consecuencias no deseadas. Por lo tanto, se recomienda analizar los datos cuidadosamente antes de hacer cualquier ajuste a pesos de puntos de control. 
   
   

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