Résumé

Lors du changement de logiciels comptables (ERP) au cours de l'année, il peut y avoir de nouveaux numéros de compte avec lesquels travailler.

Découvrez quelques-unes des meilleures pratiques pour gérer cette situation.

Meilleures pratiques

1. La première chose à considérer lors de la transition d'un système ERP à un autre est l'objectif final du point de vue du rapport des états financiers.
   
   Dans la plupart des cas, il y aura un document de cartographie qui détaille comment la migration a été effectuée. Il est courant d'intégrer tous les numéros de compte et d'ajouter un préfixe ou un suffixe s'ils n'ont pas d'ID unique. Nous recommandons de faire cela pour les anciens comptes puisque les nouveaux comptes seront ceux qui continueront à être utilisés. Les deux ensembles de plans comptables doivent ensuite être cartographiés en fonction de la présentation finale.
   
   

   Exemple 1

   1100 Trésoreries est maintenant 1100-00 Trésoreries
   
   Intégrez les deux comptes et cartographiez chacun au code MAC correct selon les besoins.
   
   

   Exemple 2

   1201 CC est maintenant 1201 Autres Actifs
   
   Dans ce cas, ajoutez un préfixe au compte ancien (par exemple, z1201 CC) et cartographiez-le à un code MAC, puis cartographiez le nouveau compte (1201 Autres Actifs) en conséquence.
   
   
2. La deuxième chose à considérer est l'utilisation de l'outil :
   • Si l'outil est principalement utilisé pour l'analyse de flux, il est recommandé de créer deux analyses distinctes pour chaque système ERP.
   • Si l'outil est utilisé pour le rapport des états financiers, la planification, l'échantillonnage ou d'autres fins similaires, il est recommandé de créer une analyse avec des données jointes des deux systèmes ERP.
     
     
3. De plus, il est important de considérer s'il y a des changements dans les processus qui peuvent nécessiter un raffinement des points de contrôle. Si les changements dans le système ERP impliquent simplement une augmentation du niveau de détail dans le plan comptable sans changements significatifs dans les processus, alors le raffinement des points de contrôle peut ne pas être nécessaire. Cependant, s'il y a des changements significatifs dans les processus dus à la transition d'un système ERP à un autre, surtout lors de la transition d'un système simple comme QuickBooks à un système complexe comme SAP, les points de contrôle liés au flux monétaire peuvent créer des conséquences inattendues. Par conséquent, il est recommandé d'analyser les données attentivement avant de faire des écritures de redressement aux pondérations des points de contrôle. 
   
   

Autre chose en tête ? Discutez avec nous ou soumettez une demande pour obtenir une assistance supplémentaire.