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Konten überprüfen: Engagement-Ebene Verwaltung der Kontogruppierung und Kontozuordnungen (MAC v.2)

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Sobald Sie ein Hauptbuch importiert haben, müssen Sie die Konten überprüfen. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, die Finanzhierarchie zu betrachten und zu aktualisieren, Zuordnungen zu ändern und Kontostände zu überprüfen bevor Sie eine Analyse durchführen, sodass Sie Zeit sparen können, indem Sie die Genauigkeit der Kontogruppierung und Kontozuordnungen bewerten.

Kontogruppierung wird typischerweise von App-Administratoren durchgeführt, bevor eine Bibliothek eingerichtet wird, aber Sie und Ihr Team können die Kontogruppierungen verwalten, die in den Engagements verwendet werden, zu denen Sie gehören, sodass Sie MindBridge leicht an Ihre einzigartigen Finanzberichte anpassen können, ohne auf Unterstützung warten zu müssen. Das Bearbeiten ist sowohl über den Konten überprüfen Workflow (unten) als auch über die Engagement-Einstellungen möglich.

Während des Konten überprüfen Prozesses werden Sie durch die folgenden 3 Schritte geführt.

  1. Kontogruppierung
  2. Kontozuordnung
  3. Überprüfung
Tipp: Für einen Überblick über die Bildschirme, die Sie während dieses Prozesses sehen werden, siehe Konten überprüfen: Dashboards-Übersicht.

Jeder dieser Schritte ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontogruppierung auf verschiedene Weise zu verwalten (z. B. durch Hinzufügen von Kontogruppen, Entfernen unbenutzter Zuordnungen und Durchführen einer Vollständigkeitsprüfung der Kontostände) bevor Sie eine Analyse durchführen. 

Da die Kontogruppierung zwischen allen Analysen innerhalb eines Engagements geteilt wird, müssen Sie diesen Prozess möglicherweise nur einmal pro Engagement abschließen, es sei denn, Sie müssen die Kontogruppierung ergänzen.

Erfahren Sie unten, wie Sie die in Ihrem Engagement verwendeten Konten aktualisieren und überprüfen können.

Hinweis: Die Kontogruppierung in Ihrem Engagement ist eine Kopie der Kontogruppierung auf Admin-Ebene. Änderungen, die an der Kontogruppierung innerhalb des Engagements vorgenommen werden, wirken sich nicht auf das Original aus. Ebenso werden Änderungen, die am Original innerhalb der Admin-Einstellungen vorgenommen werden, nur in neuen Engagements und nicht in bestehenden Engagements widergespiegelt.
Tipp: Beim Vorwärtsrollen von Analysen können Sie Kontogruppierungseinstellungen importieren in neue Engagements.

Zugriff auf den Konten überprüfen Workflow

Auf der Daten Seite Ihres Engagements wählen Sie Konten überprüfen in Übereinstimmung mit der gewünschten Analyse. Sie gelangen zum Kontogruppierung Schritt.

Tipp: Wenn Sie die Konten bereits überprüft haben, können Sie auf diesen Workflow zugreifen und Aktualisierungen an der Kontogruppierung und den Zuordnungen vornehmen, indem Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) in Übereinstimmung mit dem gewünschten Analysenamen öffnen und Konten anzeigen auswählen.

Schritt 1: Anpassen und Überprüfen der Kontogruppierung

Im Kontogruppierung Schritt können Sie die Kontogruppierung auf folgende Weise verwalten:

Tipp: Sobald Sie die Kontogruppen überprüft haben, und keine Änderungen erforderlich sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Kontogruppierung in einer Hierarchie oder einer flachen Liste anzeigen

Verwenden Sie das Ansicht Menü (oben rechts über der Tabelle), um auszuwählen, wie Sie die Finanzhierarchie anzeigen möchten.

  • Hierarchie (Standard): Anzeigen der Kontogruppierungsstruktur in einer baumartigen Struktur, die die Beziehung jeder Kontokategorienstufe von der allgemeinsten bis zur spezifischsten widerspiegelt.
  • Liste: Anzeigen der Konten in einer flachen Struktur.

In der Hierarchieansicht verwenden Sie die Chevron Symbole links von jeder Kontokategorie, um jede Ebene einzeln zu erweitern ( Chevron erweitern ) und zu reduzieren ( Chevron reduzieren ), oder öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Alle erweitern oder Alle reduzieren, um alle Kategorien auf einmal zu erweitern und zu reduzieren.

Eine Kontokategorienstufe umbenennen

Sie können das Label ändern, das einer beliebigen Kategorienstufe in der Kontogruppierung zugewiesen ist, jedoch sollten neue Labels die gleiche grundlegende Natur des Kontos darstellen, wie sie durch den zugeordneten MAC-Code beschrieben wird. Zum Beispiel könnten Sie das Label für Forderungen in Forderungen von US-Kunden ändern, da die Natur der Konten dieselbe ist.

Tipp: Wenn Sie die Natur der Kategorie ändern möchten (zum Beispiel, Forderungen in Anlagen und Ausrüstung ändern), empfehlen wir, das Konto, das Sie ersetzen möchten, auszublenden und dann ein neues Konto hinzuzufügen und einen MAC-Code auszuwählen, der der Natur des neuen Kontos entspricht.
  1. Öffnen Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) in Übereinstimmung mit der Kontogruppe oder Kategorie, die Sie umbenennen möchten.
  2. Wählen Sie Umbenennen. Ein Pop-up-Fenster erscheint.
    • In der Hierarchieansicht können Sie einen neuen eindeutigen Namen für die spezifische Kontokategorie eingeben, die Sie ausgewählt haben.
    • In der Listenansicht können Sie einen neuen eindeutigen Namen für jede der Kategorien in der von Ihnen ausgewählten Kontogruppe eingeben.
  3. Wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Kontogruppierung Schritt zurückzukehren.

Hinweis: In der Hierarchieansicht können Sie Kontokategorien auch umbenennen, indem Sie das Kategoriefeld auswählen und einen neuen Namen eingeben. MindBridge wird Ihre Änderungen dynamisch anwenden.

Eine neue Untergruppe zu einer bestehenden Kontogruppe hinzufügen

In der Hierarchieansicht (nur) können Sie neue L2-, L3- und L4-Kontokategorien (d. h. "Untergruppen") zu Ihrer bestehenden Finanzhierarchie hinzufügen.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (oben rechts über der Tabelle).
  2. Wählen Sie Untergruppe hinzufügen. Ein Pop-up-Fenster erscheint.
  3. Verwenden Sie das erste Menü, um die bestehende Kontogruppe auszuwählen, zu der Sie eine neue Untergruppe hinzufügen möchten.
  4. Das Formular wird basierend auf Ihrer Auswahl aktualisiert, und Sie werden aufgefordert, einen Namen für die neue untergeordnete Kategorie einzugeben. Zum Beispiel, wenn Sie eine Ebene 1 Kategorie ausgewählt haben, müssen Sie einen Namen für eine neue Ebene 2 Kategorie eingeben.
  5. Optional wählen Sie + Untergruppe hinzufügen, um zusätzliche untergeordnete Kategorien hinzuzufügen, bis zu insgesamt 4 Ebenen. Sie werden aufgefordert, einen Namen für jede zusätzliche Untergruppe einzugeben.
  6. Wenn Sie mit der Hierarchie der Kontogruppe zufrieden sind, verwenden Sie das MAC-Code Menü, um den am besten geeigneten MAC-Code für das niedrigste Konto in der Gruppe auszuwählen.
  7. Geben Sie einen eindeutigen Gruppierungscode für die neue Kontogruppe ein. Dies ist der eindeutige Code, den Ihre Organisation verwendet, um Konten innerhalb der Finanzhierarchie zu organisieren.
  8. Wenn Sie mit der neuen Kontogruppe zufrieden sind, wählen Sie Hinzufügen, um sie Ihrer Kontogruppierung hinzuzufügen. Die neue Kontogruppe wird hinzugefügt, und Sie kehren zum Kontogruppierung Schritt zurück.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Kontogruppierung Schritt zurückzukehren.

Tipp: Alternativ können Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) rechts von jeder L1-, L2- oder L3-Kontokategorienstufe öffnen und Untergruppe hinzufügen auswählen. Mit dieser Methode sind die höherstufigen Kontokategorien vorab ausgewählt, und Sie können neue Kategorien bis zur Ebene 4 hinzufügen.

Mehrere Kontogruppen zu einer Kontogruppierung hinzufügen

Wenn Sie mehrere Kontogruppen zu einer Kontogruppierung hinzufügen möchten, können Sie dies mit der Hinzufügen-Funktion tun. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre aktuelle Kontogruppierung zusammen mit neuen Kontogruppen und MAC-Zuordnungen, die am Ende der Datei hinzugefügt wurden, zu importieren.

Tipp: Wenn Sie Änderungen an der Kontogruppierung innerhalb des Engagements vorgenommen haben, können Sie die aktuelle Kontogruppierung exportieren und dann den Anweisungen in der Datei folgen, um neue Kontogruppen und MAC-Zuordnungen am Ende der Datei hinzuzufügen.
  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (über der Kontogruppierungstabelle).
  2. Wählen Sie Hinzufügen. Ein Importfenster erscheint.
    Optional können Sie die aktuelle Kontogruppierung aus diesem Fenster exportieren.
  3. Wenn Sie sicher sind, dass alle neuen Kontogruppen und MAC-Zuordnungen zur Vorlage hinzugefügt und korrekt sind, können Sie die gespeicherte Datei in das Fenster ziehen und ablegen oder durchsuchen und auf Ihrem Computer suchen.
    Hinweis: Nehmen Sie keine Änderungen an bestehenden Kontogruppen vor, einschließlich Umbenennung, Neuordnung oder Entfernung aus der Datei.
  4. Sobald die Kontogruppierung importiert wurde, wählen Sie Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wenn Sie versehentlich die falsche Datei oder eine Datei mit einem Fehler importiert haben, können Sie Zurück wählen, um zum Import-Schritt zurückzukehren. Nachdem Sie das/die Problem(e) behoben haben, können Sie die Datei erneut importieren.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Arbeit zu verwerfen und zum Kontogruppierung-Schritt zurückzukehren.

Eine Kontokategorie entfernen

In der Hierarchieansicht (nur) können Sie unbenutzte Kontokategorien auf Engagement-Ebene entfernen, um sie dauerhaft aus dem Engagement zu löschen. Wenn Sie Elemente nicht dauerhaft entfernen möchten, können Sie sie auch ausblenden, um Unordnung zu reduzieren.

  1. Öffnen Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) rechts von der Kontokategorie.
  2. Wählen Sie Kontogruppe entfernen. Ein Fenster erscheint, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.
  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Kontokategorie entfernen möchten, wählen Sie Entfernen. Wenn eine höherstufige Kategorie entfernt wird, werden auch alle untergeordneten Kategorien entfernt.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Kontogruppierung-Schritt zurückzukehren, ohne etwas zu entfernen.

Hinweis: Kontokategorien können nicht entfernt werden, wenn der Ursprung Standard ist oder der Status Verwendet ist.

Eine Kontokategorie ausblenden

Sie können unbenutzte Kontokategorien ausblenden, um Ihren Bildschirm zu entrümpeln. Ausgeblendete Kontogruppen oder -kategorien müssen nicht zugeordnet werden und erscheinen nicht in den Analyseergebnissen, sie existieren jedoch weiterhin in der Kontogruppierung des Engagements.

  1. Öffnen Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) rechts von der Kontokategorie.
  2. Wählen Sie Kontogruppe ausblenden. Ihre Auswahl wird deaktiviert und aus der Ansicht ausgeblendet. Wenn eine höherstufige Kategorie ausgeblendet wird, werden auch alle untergeordneten Kategorien ausgeblendet und deaktiviert.
Hinweis: Kontokategorien können nicht ausgeblendet werden, wenn ihr Status Verwendet ist.

Eine Kontokategorie einblenden

Sie können zuvor ausgeblendete Kontokategorien anzeigen, um sie zuzuordnen und in den Analyseergebnissen erscheinen zu lassen.

  1. Öffnen Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) rechts von der Kontokategorie.
  2. Wählen Sie Kontogruppe einblenden. Die Kontogruppe sowie alle zuvor ausgeblendeten untergeordneten Kategorien können nun angezeigt und zugeordnet werden.

Kontokategorien neu ordnen

In der Hierarchieansicht können Sie Kontokategorien innerhalb derselben Ebene der Gruppe nach Belieben verschieben.

Verwenden Sie den Greifgriff ( Verschieben-Symbol ), um Kategorien nach oben oder unten zu ziehen. MindBridge wird Ihre Änderungen dynamisch anwenden.

Hinweis: Kategorien können nicht von einer Kontogruppe in eine andere verschoben werden.

Die Kontogruppierung exportieren

Sie können eine Kopie der Kontogruppierung aus diesem Schritt exportieren.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (über der Kontogruppierungstabelle).
  2. Wählen Sie Exportieren. Ein Fenster erscheint.
  3. Wählen Sie die Kontogruppierung, die Sie exportieren möchten:
    • Aktuelle Kontogruppierung: Die Kontogruppierung mit allen Änderungen, die Sie innerhalb des Engagements vorgenommen haben, wie z.B. das Umbenennen von Kontokategorien.
    • Standard-Kontogruppierung: Die ursprüngliche Kontogruppierung, die für das jeweilige Engagement ausgewählt wurde.
  4. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie Exportieren, um die Datei herunterzuladen. Die Datei erscheint in Ihrem Standard-Download-Verzeichnis.

Zum nächsten Schritt übergehen

Wenn Sie mit Ihrer Kontogruppierung zufrieden sind, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum nächsten Schritt zu gelangen, Kontozuordnung, oder wählen Sie Überspringen zur Überprüfung, um die Kontozuordnung zu überspringen.

Schritt 2: Kontozuordnung anpassen und überprüfen

Bevor Sie eine Analyse durchführen, ist es wichtig, die Kontozuordnungen zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen; für die Integrität der Analyse muss jedes Konto dem am besten geeigneten MAC-Code zugeordnet werden.

Tipp: Sie können die Kontozuordnung in MindBridge verwalten, indem Sie die folgenden Schritte befolgen, oder Sie können einen Kontenplan importieren oder Konten manuell in Excel zuordnen, um MindBridge die Konten automatisch zuordnen zu lassen.

In diesem Schritt können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

Tipp: Sobald Sie die Kontozuordnungen überprüft haben, und keine Änderungen erforderlich sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Unbenutzte Konten entfernen

„Unbenutzte“ Konten sind Konten, die nicht im importierten HB oder in den Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien vorhanden sind, sowie Konten mit einem Kontostand von null und keiner HB-Aktivität. Unbenutzte Konten können auftreten, wenn ein falsches HB importiert wird, wenn eine falsche Spalte als Kontonummer zugeordnet wird oder wenn Konten im Kontenplan vorhanden sind, die nicht auch im HB oder in den Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien vorhanden sind.

Sie können unbenutzte Konten mit dem Nutzungs-Filter anzeigen.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (über der Kontozuordnungstabelle).
  2. Wählen Sie Unbenutzte Konten entfernen. Ein Bestätigungsfenster erscheint.
  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die unbenutzten Konten aus der Kontogruppierung entfernen möchten, wählen Sie Entfernen. Die relevanten Konten werden entfernt und Sie kehren zum Kontozuordnung-Schritt zurück.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Kontozuordnung-Schritt zurückzukehren, ohne unbenutzte Konten zu entfernen.

Hinweis: Das Entfernen von Konten entfernt auch deren zugehörige Zuordnungen. Diese Konten erscheinen nicht in MindBridge, bleiben jedoch in den Quelldaten erhalten. Bereits durchgeführte Analysen werden nicht beeinflusst.

Eine Kontoliste importieren

Das Importieren einer Kontoliste, wie z.B. einer Kontenplan-Datei, ermöglicht es MindBridge, Konten automatisch zuzuordnen.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (oberhalb der Kontozuordnungstabelle).
  2. Wählen Sie Kontoliste importieren.
  3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten. Sobald die Datei geladen ist, gelangen Sie zum Schritt Datenvalidierung des Importprozesses.
  4. Überprüfen Sie die Dateidetails, Integritätsprüfungen und Spaltenvorschau in diesem Schritt. Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt ist, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum nächsten Schritt zu gelangen, Spalten zuordnen.
  5. Überprüfen Sie die zugeordneten Spalten und ziehen Sie bei Bedarf Ihre Datenspaltenüberschriften (auf der linken Seite der Seite) in leere Felder unter Zugeordnete Spalten (auf der rechten Seite der Seite).
  6. Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt ist, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um den Importprozess abzuschließen. Sie kehren zur Daten-Seite zurück.
  7. Wählen Sie Konten überprüfen, um zum Workflow zurückzukehren.
  8. Wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum Schritt Kontozuordnung zu gelangen.

Kontoliste exportieren

Exportieren Sie die Kontoliste mit allen Änderungen, die Sie im Engagement vorgenommen haben.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (oberhalb der Kontozuordnungstabelle).
  2. Wählen Sie Kontoliste exportieren. Eine Excel-Datei mit allen Konten und zugehörigen Zuordnungen wird an Ihren festgelegten Download-Speicherort exportiert.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Kontozuordnungsschritt zurückzukehren, ohne zu exportieren.

Kontozuordnung aktualisieren

Wenn Sie ein Konto neu zuordnen möchten, verwenden Sie die Kontogruppe-Feldmenüs in der Tabelle, um eine neue MAC-Zuordnung für jedes Konto auszuwählen, wie gewünscht.

Hinweis: Sie müssen eine der niedrigsten Kontokategorien in der Hierarchie auswählen. Wenn Sie eine höhere Kategorie auswählen, wählt MindBridge automatisch die erste verfügbare niedrigere Kategorie aus. Wenn es mehrere niedrigere Kategorien gibt, überprüfen Sie, ob die Zuordnung korrekt ist, und wählen Sie bei Bedarf eine andere Kategorie aus.

Die von Ihnen aktualisierten Konten werden in der Statusspalte mit Manuell gekennzeichnet, was darauf hinweist, dass sie manuell und nicht automatisch mithilfe eines Kontenplans oder einer Kontoliste zugeordnet wurden. Erfahren Sie mehr über Zuordnungsstatus

Zuordnungen für mehrere Konten aktualisieren

Alternativ können Sie die Zuordnung mehrerer Konten gleichzeitig aktualisieren.

  1. Verwenden Sie die Kontrollkästchen links neben jedem Konto, um diejenigen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Sobald ein Kontrollkästchen ausgewählt wurde, erscheint eine Leiste für Massenaktionen.
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü in der Leiste für Massenaktionen.
  3. Wählen Sie Kontogruppe bearbeiten. Ein Fenster wird angezeigt.
  4. Verwenden Sie das Chevron-Symbol ( Chevron erweitern ), um das Feldmenü zu öffnen, und wählen Sie dann eine der niedrigsten Kontokategorien in der Hierarchie aus. Wenn Sie den Namen des Kontos kennen, können Sie in diesem Fenster danach suchen.
  5. Wenn Sie sicher sind, dass die Zuordnung korrekt ist, wählen Sie Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Kontozuordnungsschritt zurückzukehren.

Kontotags aktualisieren

Wenn Sie die Konto-Tags für ein Konto aktualisieren möchten, verwenden Sie die Konto-Tags-Feldmenüs in der Tabelle, um neue Konto-Tags hinzuzufügen.

Sie können auch Ihre eigenen Konto-Tags eingeben, indem Sie das Feld auswählen und das neue Konto-Tag eingeben, dann Enter/Return auf Ihrer Tastatur drücken, um es zu speichern.

Konto-Tags zu mehreren Konten hinzufügen

Alternativ können Sie Konto-Tags zu mehreren Konten gleichzeitig hinzufügen.

  1. Verwenden Sie die Kontrollkästchen links neben jedem Konto, um diejenigen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Sobald ein Kontrollkästchen ausgewählt wurde, erscheint eine Leiste für Massenaktionen.
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü in der Leiste für Massenaktionen.
  3. Wählen Sie Konto-Tags hinzufügen. Ein Fenster wird angezeigt.
  4. Verwenden Sie das Menü, um aus vorhandenen Konto-Tags auszuwählen, oder geben Sie Ihre eigenen in das Feld ein.
  5. Wenn Sie mit den Konto-Tags zufrieden sind, wählen Sie Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Kontozuordnungsschritt zurückzukehren.

Konto-Tags von mehreren Konten entfernen

Sie können auch Konto-Tags von mehreren Konten gleichzeitig entfernen, falls gewünscht.

  1. Verwenden Sie die Kontrollkästchen links neben jedem Konto, um diejenigen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Sobald ein Kontrollkästchen ausgewählt wurde, erscheint eine Leiste für Massenaktionen.
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü in der Leiste für Massenaktionen.
  3. Wählen Sie Konto-Tags entfernen. Ein Fenster wird angezeigt.
  4. Verwenden Sie das X-Symbol links von jedem Konto-Tag, das Sie entfernen möchten, oder verwenden Sie das X-Symbol auf der rechten Seite des Feldes, um alle Konto-Tags zu entfernen.
  5. Wenn Sie mit den Konto-Tags zufrieden sind, wählen Sie Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Kontozuordnungsschritt zurückzukehren.

Zum nächsten Schritt übergehen

Wenn Sie mit Ihren Kontozuordnungen zufrieden sind, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum nächsten Schritt zu gelangen, Überprüfen.

Schritt 3: Kontogruppierung und Zuordnungen überprüfen

Der Schritt Überprüfen ermöglicht es Ihnen, alle Änderungen der Kontogruppierung und Kontozuordnung aus den vorherigen Schritten zu überprüfen sowie die Bilanzen* basierend auf den importierten Dateien zu überprüfen, um die Genauigkeit der Kontozuordnungen für verschiedene Analysen innerhalb des Engagements zu validieren.

Tipp: Für die genaueste Darstellung der Finanzdaten importieren Sie eine Hauptbuchdatei, eine Eröffnungssaldodatei und eine Schlussbilanzdatei in die Analyse auf der Daten-Seite. Dies ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf den Bericht zur Vollständigkeitsprüfung für die ausgewählte Analyse.
Hinweis: Dateien, die noch nicht vollständig importiert wurden, können nicht in Bilanzberechnungen verwendet werden. MindBridge zeigt vorherige Bilanzen an, falls verfügbar, oder gar keine. Um die neuesten Zahlen anzuzeigen, schließen Sie den Importprozess aller für die Analyse vorgesehenen Dateien ab.

Bilanzen für verschiedene Analysen anzeigen

Sie können die Kontogruppierung im Kontext jeder Analyse innerhalb des Engagements überprüfen. Wenn mindestens eine Hauptbuch-Datei importiert wurde, werden oben auf dieser Seite die Kontostände für jede Ebene 1 Kontokategorie im gegebenen Datensatz angezeigt.

Verwenden Sie das Ansichtsmenü (links auf der Seite, oberhalb der Kontostände), um eine andere Analyse auszuwählen. Die Kontostände unten werden automatisch basierend auf Ihrer Auswahl aktualisiert.

Nicht verwendete Zuordnungen entfernen (falls vorhanden)

„Nicht verwendete“ Konten sind Konten, die nicht in den importierten HB- oder Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien vorhanden sind, sowie Konten mit einem Kontostand von null und keiner HB-Aktivität. Nicht verwendete Konten können auftreten, wenn ein falsches HB importiert wird, wenn eine falsche Spalte als Kontonummer zugeordnet wird oder wenn Konten im Kontenplan vorhanden sind, die nicht auch im HB oder in den Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien vorhanden sind.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (oberhalb der Tabelle, rechts von der Suchleiste und den Filtern).
  2. Wählen Sie Nicht verwendete Konten entfernen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.
  3. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die nicht verwendeten Konten aus der Kontogruppierung entfernen möchten, wählen Sie Entfernen. Die relevanten Konten werden entfernt und Sie kehren zum Schritt Überprüfen zurück.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Schritt Überprüfen zurückzukehren, ohne nicht verwendete Konten zu entfernen.

Hinweis: Das Entfernen von Konten wird auch deren zugehörige Zuordnungen entfernen. Diese Konten werden nicht in MindBridge erscheinen, bleiben jedoch in den Quelldaten erhalten. Bereits durchgeführte Analysen werden nicht beeinflusst.

Fehler beheben (falls vorhanden)

Wenn MindBridge Probleme bei der Kontenüberprüfung erkennt, wie z.B. nicht zugeordnete Konten, Bilanzprobleme usw., erscheint eine Warnmeldung oben auf der Seite.

  1. Wählen Sie in der Warnmeldung Betroffene Konten anzeigen, um die relevanten Konten zu filtern.
  2. Scrollen Sie durch die Tabelle, um die Quelle jedes Fehlers zu ermitteln und zu beheben.
  3. Sobald alle Fehler behoben sind, können Sie fortfahren.

Wenn Sie beispielsweise unbenutzte Konten haben (d.h. Konten, die nicht im HB existieren oder die einen Kontostand von null und keine HB-Aktivität haben), können Sie das Aktionsmenü (oberhalb der Tabelle) öffnen und Unbenutzte Konten entfernen auswählen. Wählen Sie Entfernen im erscheinenden Fenster, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.

Eine Kontozuordnung aktualisieren

Wenn Sie ein Konto neu zuordnen möchten, verwenden Sie die Kontogruppe-Feldmenüs in der Tabelle, um eine neue Zuordnung* für jedes Konto auszuwählen, wie gewünscht.

Die von Ihnen aktualisierten Konten werden mit Manuell in der Status-Spalte gekennzeichnet, was anzeigt, dass sie manuell zugeordnet wurden, anstatt automatisch mit einem Kontenplan oder einer Kontoliste. Erfahren Sie mehr über Zuordnungsstatus

*Hinweis: Sie müssen eine der niedrigsten Kontokategorien in der Hierarchie auswählen. Wenn Sie eine höhere Kategorie auswählen, wählt MindBridge automatisch die erste verfügbare niedrigere Kategorie aus. Wenn es mehrere niedrigere Kategorien gibt, überprüfen Sie, ob die Zuordnung korrekt ist, und wählen Sie gegebenenfalls eine andere Kategorie aus.

Zuordnung für mehrere Konten aktualisieren

Alternativ können Sie die Zuordnung mehrerer Konten gleichzeitig aktualisieren.

  1. Verwenden Sie die Kontrollkästchen links neben jedem Konto, um diejenigen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Sobald ein Kontrollkästchen ausgewählt wurde, erscheint eine Leiste für Massenaktionen.
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü in der Leiste für Massenaktionen.
  3. Wählen Sie Kontogruppe bearbeiten. Ein Fenster wird erscheinen.
  4. Verwenden Sie das Chevron-Symbol ( Chevron einklappen ), um das Feldmenü zu öffnen, und wählen Sie dann eine der niedrigsten Kategorien in der Hierarchie aus. Wenn Sie den Namen des Kontos kennen, können Sie hier danach suchen.
  5. Wenn Sie mit der Zuordnung zufrieden sind, wählen Sie Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern. Die von Ihnen aktualisierten Konten werden mit Manuell in der Status-Spalte gekennzeichnet, was anzeigt, dass sie manuell zugeordnet wurden, anstatt automatisch mit einer Kontenplan- oder Kontoliste-Datei.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um Ihre Änderungen zu verwerfen und zum Überprüfen-Schritt zurückzukehren.

Einen Bericht zur Vollständigkeitsprüfung exportieren

Exportieren Sie einen Bericht zur Vollständigkeitsprüfung, um zu validieren, dass die Konten ausgeglichen sind. Dieser Schritt kann Ihnen helfen festzustellen, ob die Konten korrekt zugeordnet wurden.

  1. Verwenden Sie das Ansichtsmenü (links auf der Seite, oberhalb der Kontostände), um die Analyse auszuwählen, für die Sie den Bericht ausführen möchten.
  2. Wählen Sie Vollständigkeitsprüfung exportieren (rechts oberhalb der Kontostände). Die .xlsx-Datei wird in Ihrem Standard-Download-Verzeichnis erscheinen.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Überprüfen-Schritt zurückzukehren, ohne zu exportieren.

Hinweis: Nur Analysen, die eine Hauptbuch-, Eröffnungssaldo- und Schlussbilanz-Datei enthalten, können auf Vollständigkeit überprüft werden.

Eine Kontoliste importieren

Das Importieren einer Kontoliste, wie z.B. einer Kontenplan-Datei, ermöglicht es MindBridge, Konten automatisch zuzuordnen.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (rechts oberhalb der Kontostände).
  2. Wählen Sie Kontoliste importieren.
  3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten. Sobald die Datei geladen ist, werden Sie zum Datenvalidierung-Schritt des Importprozesses weitergeleitet.
  4. Überprüfen Sie die Dateidetails, Integritätsprüfungen und Spaltenvorschau in diesem Schritt. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum nächsten Schritt zu gelangen, Spalten zuordnen.
  5. Überprüfen Sie die zugeordneten Spalten, und wenn gewünscht, ziehen Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Daten (links auf der Seite) in leere Felder unter Zugeordnete Spalten (rechts auf der Seite).
  6. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, wählen Sie Weiter (unten rechts auf dem Bildschirm), um den Importprozess abzuschließen. Sie kehren zur Daten-Seite zurück.
  7. Wählen Sie Konten überprüfen, um zum Konten überprüfen-Workflow zurückzukehren.
  8. Wählen Sie Zum Überprüfen springen (unten rechts auf dem Bildschirm), um zum letzten Schritt zu gelangen.

Eine Kontoliste exportieren

Exportieren Sie die Kontoliste mit allen Änderungen, die Sie vorgenommen haben.

  1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (oberhalb der Kontozuordnungstabelle).
  2. Wählen Sie Kontoliste exportieren. Die .xlsx-Datei wird in Ihrem Standard-Download-Verzeichnis erscheinen.

Wählen Sie Abbrechen jederzeit, um zum Überprüfen-Schritt zurückzukehren, ohne zu exportieren.

Kontokategorien umbenennen

Bei Bedarf können Sie jede der Kategorienstufen innerhalb einer Kontogruppe umbenennen.

  1. Öffnen Sie das Mehr-Aktionen-Menü ( Mehr-Aktionen-Menü-Symbol ) rechts von der Kontogruppe, die Sie umbenennen möchten.
  2. Wählen Sie Umbenennen. Ein Fenster wird mit jeder der Kontokategorienstufen in der Kontogruppe erscheinen.
  3. Geben Sie einen neuen Namen für jede der Kategorienstufen ein, wie gewünscht.
    Hinweis: Wenn die Kategorie über mehrere Kontogruppen hinweg geteilt wird (wie die Ebene 1 Kategorie, "Vermögenswerte"), wird jede Namensänderung auf alle Kontogruppen angewendet, die diese Kategorie verwenden.

Die Konten überprüfen

  1. Wenn Sie Ihre Überprüfung der Kontogruppierung und Kontozuordnungen abgeschlossen haben, wählen Sie Fertig (unten rechts auf der Seite). Wenn irgendwelche Konten nicht verifiziert sind, erscheint ein Bestätigungsfenster.
  2. Wenn Sie mit der Genauigkeit der Kontogruppierungen und Kontozuordnungen zufrieden sind, wählen Sie Konten überprüfen. Die Konten und Zuordnungen innerhalb der Kontogruppierung werden verifiziert, und Sie kehren zur Daten-Seite zurück, wo Sie entweder weiterhin Dateien importieren oder die Analyse durchführen können.

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