Ce guide suppose que vous avez exporté un fichier Excel depuis MYOB AccountRight dans le format suivant, comme détaillé dans le MYOB AccountRight : Exporter le grand livre général guide.

Transformer les données

Le problème

1. Pour importer un fichier dans MindBridge, les données doivent être dans un format non regroupé. Cela signifie que les colonnes ont des données présentes sur chaque rangée. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, les écritures de l'exportation Excel de MYOB AccountRight sont regroupées par compte, avec toutes les publications individuelles situées sous une seule référence de compte.
2. Il y a des rangées contenant le solde de départ qui ne peuvent pas être utilisées par MindBridge. Elles devront être supprimées.
3. Idéalement, la première rangée du fichier devrait être la rangée d'en-tête. Toutes les rangées supplémentaires au-dessus de la rangée d'en-tête doivent être supprimées.

La solution

1. Commencez par supprimer toutes les rangées au-dessus des en-têtes de colonne principaux et supprimez toutes les colonnes vides à gauche de vos données. Il y a aussi une rangée vide cachée sous les en-têtes de colonne. Assurez-vous de la supprimer également. Une fois terminé, la rangée 1 devrait contenir les en-têtes de colonne, et la rangée 2 devrait contenir le premier code de compte et la description.
   
   
2. Insérez deux nouvelles colonnes pour le numéro de compte et la description du compte. Ajoutez-les en tant que colonnes vides à gauche de votre ensemble de données et donnez-leur des titres. Cela peut être accompli en cliquant avec le bouton droit sur le "A" dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul juste sous le ruban et en sélectionnant "insérer". Répétez cette opération deux fois pour insérer 2 nouvelles colonnes.
   
   
3. Ajoutez un filtre à toutes vos colonnes. Pour ce faire, sélectionnez toutes les données en appuyant sur le bouton à gauche de la lettre "A" et au-dessus du numéro "1" dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul juste sous le ruban. Une fois toutes les données sélectionnées, naviguez vers le ruban de données et cliquez sur le bouton Filtrer.
4. Nous devons maintenant supprimer toutes les rangées de solde de départ car ces valeurs représentent le total des groupes de comptes. Dans notre fichier final non regroupé, ces rangées ne seront pas nécessaires. Dans la colonne C, filtrez toute rangée contenant le mot Début. Sélectionnez toutes les rangées, et cliquez avec le bouton droit pour supprimer. Une fois supprimé, retirez ce filtre.
   
   
5. Nous devons maintenant transférer les numéros de compte et les descriptions dans nos nouvelles colonnes A & B. Filtrez la colonne C pour supprimer toutes les rangées vides. Cela devrait laisser uniquement les numéros de compte listés dans la colonne C, et les descriptions de compte dans la colonne D.
   
   
6. Dans la cellule A2, entrez la formule =C2 comme valeur de la cellule. Cela copiera le contenu de la cellule C2 dans A2. Entrez =D2 dans la cellule B2, cela copiera de la même manière le contenu de la cellule D2 dans la cellule B2. Remplissez les formules dans les colonnes "A" et "B" en cliquant et en maintenant les poignées inférieures droites de la cellule "A2" et "B2" respectivement, puis en les faisant glisser vers le bas jusqu'à la dernière rangée contenant des données dans la feuille de calcul. Le résultat final devrait être un numéro de compte et une description dans chaque cellule visible. Le résultat final devrait être un numéro de compte et une description dans chaque cellule visible.
   
   
7. Supprimez le filtre dans la colonne "C" en allant au ruban Données et en cliquant sur le bouton "Effacer".
8. Nous devons maintenant remplir les cellules vides dans les colonnes A et B avec les numéros de compte et descriptions pertinents.
9. Sélectionnez toutes les données dans la colonne "A" en cliquant sur la lettre "A" sous le ruban. Ensuite, dans l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur Rechercher & Sélectionner > Atteindre Spécial. Dans ce menu, sélectionnez Vides et cliquez sur OK. Vous devriez maintenant avoir uniquement les cellules vides mises en surbrillance.
   
   
10. Ne cliquez pas sur une seule cellule mais cliquez plutôt sur la barre de formule en haut de l'écran. Dans la barre de formule, entrez =A2, une fois entré, cliquez sur CTRL+Entrée.
    
    
11. Si cela est fait correctement, toutes les cellules vides devraient maintenant être remplies avec la valeur ci-dessus.
    
    
12. Répétez les étapes 9 et 10 avec les données dans la colonne B. Une fois terminé, vous devriez avoir une valeur dans chaque rangée pour les deux colonnes.
    
    
13. Ensuite, sélectionnez toutes les données dans les colonnes A et B. Cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Copier. Cliquez à nouveau avec le bouton droit et sélectionnez Collage spécial > Valeurs. Cela supprimera toutes les formules et ne laissera que les résultats.
14. Ajoutez un filtre à la colonne C pour exclure les valeurs vides.
15. Sélectionnez toutes les rangées visibles et cliquez avec le bouton droit pour supprimer tout (à l'exception de l'en-tête). Une fois terminé, retirez le filtre sur la colonne C.
    
    
16. Enfin, supprimez la colonne C car elle n'est plus nécessaire. Vous devriez maintenant avoir un numéro de compte et une description valides dans chaque rangée.

Étape précédente : MYOB AccountRight : Exporter le grand livre général

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