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MYOB AccountRight: Das Hauptbuch transformieren

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie mehr über den Prozess der Transformation für den Import in MindBridge einer aus MYOB AccountRight exportierten Hauptbuchdatei.


Hinweise/Voraussetzungen

Diese Anleitung geht davon aus, dass Sie eine Excel-Datei aus MYOB AccountRight im folgenden Format exportiert haben, wie im MYOB AccountRight: Export the general ledger Leitfaden beschrieben.

mceclip0.png

 


Daten transformieren

Das Problem

  1. Um eine Datei in MindBridge zu importieren, müssen die Daten in einem ungrouppierten Format vorliegen. Das bedeutet, dass die Spalten in jeder Zeile Daten enthalten. Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, sind die Buchungen aus dem MYOB AccountRight Excel-Export nach Konto gruppiert, wobei alle einzelnen Buchungen unter einer einzigen Kontoreferenz stehen.
  2. Es gibt Zeilen, die den Anfangssaldo enthalten, die von MindBridge nicht genutzt werden können. Diese müssen entfernt werden.
  3. Idealerweise sollte die erste Zeile der Datei die Kopfzeile sein. Alle zusätzlichen Zeilen über der Kopfzeile sollten entfernt werden.

Die Lösung

  1. Beginnen Sie damit, alle Zeilen über den Hauptspaltenüberschriften zu löschen und alle leeren Spalten links von Ihren Daten zu löschen. Es gibt auch eine versteckte leere Zeile unter den Spaltenüberschriften. Stellen Sie sicher, dass diese ebenfalls gelöscht wird. Sobald dies abgeschlossen ist, sollte Zeile 1 die Spaltenüberschriften enthalten und Zeile 2 den ersten Kontocode und die Beschreibung. mceclip1.png

  2. Fügen Sie zwei neue Spalten für die Kontonummer und die Kontobeschreibung ein. Fügen Sie diese als leere Spalten links von Ihrem Datensatz hinzu und geben Sie ihnen Titel. Dies kann erreicht werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das "A" in der oberen linken Ecke der Tabelle direkt unter dem Ribbon klicken und "Einfügen" auswählen. Wiederholen Sie dies zweimal, um 2 neue Spalten einzufügen.mceclip2.png

  3. Fügen Sie allen Ihren Spalten einen Filter hinzu. Wählen Sie dazu alle Daten aus, indem Sie die mceclip3.png Schaltfläche links vom Buchstaben "A" und über der Zahl "1" in der oberen linken Ecke der Tabelle direkt unter dem Ribbon drücken. Sobald alle ausgewählt wurden, navigieren Sie zum Daten-Ribbon und klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche.
  4. Wir müssen nun alle Zeilen mit dem Anfangssaldo entfernen, da diese Werte die Summe der Kontogruppen darstellen. In unserer endgültigen ungruppierten Datei werden diese Zeilen nicht benötigt. In Spalte C filtern Sie jede Zeile, die das Wort Anfang enthält. Wählen Sie alle Zeilen aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um sie zu löschen. Entfernen Sie nach dem Löschen diesen Filter.mceclip4.png

  5. Wir müssen nun die Kontonummern und Beschreibungen in unsere neu erstellten Spalten A & B übertragen. Filtern Sie Spalte C, um leere Zeilen zu entfernen. Dies sollte nur die Kontonummern in Spalte C und Kontobeschreibungen in Spalte D übrig lassen. mceclip5.png

  6. Geben Sie in Zelle A2 die Formel =C2 als Zellwert ein. Dies kopiert den Zellinhalt von C2 nach A2. Geben Sie =D2 in Zelle B2 ein, dies kopiert den Zellinhalt von D2 ähnlich in Zelle B2. Füllen Sie die Formeln in den Spalten "A" und "B" nach unten, indem Sie auf die unteren rechten Griffe der Zellen "A2" und "B2" klicken und halten und dann nach unten ziehen, bis die letzte Zeile mit Daten in der Tabelle erreicht ist. Das Endergebnis sollte eine Kontonummer und Beschreibung in jeder sichtbaren Zelle sein. Das Endergebnis sollte eine Kontonummer und Beschreibung in jeder sichtbaren Zelle sein.mceclip6.png

  7. Entfernen Sie den Filter in Spalte "C", indem Sie zum Daten-Ribbon gehen und auf die "Löschen" Schaltfläche klicken.
  8. Wir müssen nun die leeren Zellen in den Spalten A und B mit den entsprechenden Kontonummern und Beschreibungen füllen.
  9. Wählen Sie alle Daten in Spalte "A" aus, indem Sie auf den Buchstaben "A" unter dem Ribbon klicken. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start des Ribbons auf Suchen & Auswählen > Gehe zu Spezial. Wählen Sie in diesem Menü Leerzellen und klicken Sie auf OK. Sie sollten nun nur die leeren Zellen hervorgehoben haben.mceclip8.png

  10. Klicken Sie nicht auf eine einzelne Zelle, sondern klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste oben auf dem Bildschirm. Geben Sie in der Bearbeitungsleiste =A2 ein, und klicken Sie dann auf STRG+Eingabe.mceclip9.png

  11. Wenn alles richtig gemacht wurde, sollten nun alle leeren Zellen mit dem Wert darüber gefüllt sein.mceclip10.png

  12. Wiederholen Sie die Schritte 9 und 10 mit den Daten in Spalte B. Sobald dies abgeschlossen ist, sollten Sie in jeder Zeile einen Wert für beide Spalten haben.mceclip11.png

  13. Wählen Sie als Nächstes alle Daten in den Spalten A und B aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Kopieren. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen Spezial > Werte. Dies entfernt alle Formeln und lässt nur die Ergebnisse übrig.
  14. Fügen Sie einen Filter zu Spalte C hinzu, um leere Werte auszuschließen.
  15. Markieren Sie alle sichtbaren Zeilen und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um alles zu löschen (außer der Kopfzeile). Entfernen Sie nach dem Löschen den Filter in Spalte C.mceclip12.png

  16. Löschen Sie schließlich Spalte C, da diese nicht mehr benötigt wird. Sie sollten nun in jeder Zeile eine gültige Kontonummer und Beschreibung haben.

Vorheriger Schritt: MYOB AccountRight: Export the general ledger


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