In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass die Daten aus QuickBooks Desktop im folgenden Format exportiert wurden, wie in unseren QuickBooks Desktop/Enterprise-Lösungen beschrieben: Exportieren der Hauptbuch-Anleitung.

„Umwandeln der Daten“ beschrieben.

Das Problem

1. Um eine Datei in MindBridge aufnehmen zu können, müssen die Daten in einem ungruppierten Format vorliegen. Das bedeutet, dass die Spalten in jeder Zeile Daten enthalten. Ein „QuickBooks Desktop Journal“-Bericht ist nach Transaktion gruppiert, was bedeutet, dass diese fehlenden Daten ausgefüllt werden müssen.
2. Die Kontonummer ist ein Pflichtfeld in MindBridge, es gibt jedoch nicht immer Kontonummern in QuickBooks Desktop. Wenn die Kontonummer nicht vorhanden ist, müssen wir stattdessen den Kontonamen verwenden.
3. Die Kontonummer und der Name sind in derselben Spalte enthalten. Diese müssen in separate Spalten aufgeteilt werden, um als Kontonummer und Kontobeschreibung in MindBridge verwendet zu werden
4. Es sind Zwischensummenzeilen vorhanden, die von MindBridge nicht verwendet werden können. Diese müssen entfernt werden.

Die Lösung

1. Füllen Sie die Felder Datum, Transaktionstyp, Nr. und Name mit den relevanten Daten aus den obigen Zeilen aus.
2. Füllen Sie die leeren Kontonummernwerte mit den Werten aus dem Konto aus.
3. Teilen Sie die Kontonummer und den Kontonamen in zwei separate Spalten auf.
4. Überflüssige Gesamt-/Zwischensummen-/Leerzeilen ausschließen.

Zu beachtende Punkte

• Wir werden die überarbeiteten Spalten an das Ende der Datei setzen.
• Datum und Typ sind immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe vorhanden, aber Trans. Nr. und Name sind manchmal leer für eine Gruppe.
• Unsere Logik besteht darin, den Wert aus der ursprünglichen Spalte zu nehmen, wenn wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden, oder den vorherigen Wert, den wir gefunden haben, wenn wir uns nicht in der ersten Zeile der Transaktion befinden.

Gruppierung der Spalte „Datum“ aufheben

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(F2)>0,F2,""),M1)

• LEN($F2)>0

  prüft, ob in Spalte F ein Wert vorhanden ist, indem geprüft wird, ob die Länge größer als 0 ist. Da, wie wir festgestellt haben, das Datum immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe steht, dient dies als Überprüfung, ob wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden. Wir stellen $ vor das F, um die Formel einfach in die restlichen Spalten zu kopieren und nach unten zu ziehen (Trans-Nr., Typ, Eingegeben/Letzte Änderung, Letzte Änderung durch), da wir immer das Vorhandensein des Datums überprüfen werden, um zu überprüfen, ob wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden.

• IF(LEN(F2)>0,F2,"")

  gibt das Datum zurück, wenn es vorhanden ist, "" (leere Zeichenfolge), wenn es nicht vorhanden ist. Dies kann vereinfacht werden, indem man einfach F2 für die Spalte Datum drückt, da das Datum immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe vorhanden ist, aber diese Logik wird verwendet, um die gleichen Formeln für Nr. und Name zu kopieren und einzufügen, die, wie oben erwähnt, nicht immer vorhanden sind. Da Excel beim Verweis auf eine leere Zelle 0 anstelle eines Leerzeichens anzeigt, müssen wir dem Programm sagen, dass es "" zurückgeben soll, damit es eine leere Zelle anzeigt.

• Dann müssen wir diese Formel nach unten kopieren, entweder mit dem Füllgriff oder indem wir die Formel kopieren, die leeren Zellen markieren und die Formel einfügen.

Spalten Trans-Nr., Typ, Eingegeben/Letzte Änderung, Letzte Änderung durch

Formeln in N2, O2, P2 & Q2 wie folgt:

=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(B2)>0,B2,""),N1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(C2)>0,C2,""),O1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(D2)>0,D2,""),P1)
=IF(LEN($F2)>0,IF(LEN(E2)>0,E2,""),Q1)

Kontonummer und Name

Die Kontonummer und der Name nehmen derzeit dieselbe Spalte ein, getrennt durch ein Trennzeichen. Wir können dieses Trennzeichen in einer Formel verwenden, um die Zahl und den Namen in separate Spalten aufzuteilen.

• =LINKS(J2,FIND("·",J2)-2)

  Diese erste Formel extrahiert die Kontonummer, indem alle Zeichen von links bis zum Trennzeichen genommen werden.

• =MID(J2,FIND("·",J2)+2,LEN(J2))

  Diese Formel extrahiert den Kontonamen, indem das Trennzeichen als Startpunkt verwendet wird und der gesamte Text danach extrahiert wird.

Ausfüllen der leeren Werte in den Spalten Soll und Haben

MindBridge unterstützt keine leeren Werte in den Soll- und Haben-Spalten, sie müssen mit einer Zahl ausgefüllt werden. Um dies zu beheben, können wir alle leeren Zellen auswählen, indem wir die Spalten K & L markieren, Strg+G drücken und auf Spezial klicken. Wir können dann Leerstellen auswählen, 0 eingeben und Strg+Eingabe drücken, um alle leeren Zellen mit einer Null zu füllen.

Filtern, um nur Transaktionszeilen beizubehalten

Wir beobachten, dass jede Transaktionszeile in der Originaldatei ein Konto hat. Filtern Sie bei eingeschalteten Filtern Leerstellen aus Spalte J (Konto) heraus:

Kopieren und Einfügen von Werten in eine neue Arbeitsmappe

Beginnen Sie bei Zelle B1, drücken Sie Strg-Umschalt-Ende, um zum Ende der Datei zu gelangen, und passen Sie die Position nach Bedarf an), kopieren Sie dann die Sonderwerte und fügen Sie sie dann in eine neue Arbeitsmappe ein. Sie können dann alle doppelten gruppierten Spalten löschen. Am Ende erhalten Sie ein Arbeitsblatt, das wie folgt aussieht:

Die Formatierung ist nun abgeschlossen und die Daten können in MindBridge aufgenommen werden. Sie finden den Link zu unserem Aufnahmeleitfaden unten, der detaillierter auf die Spaltenzuordnung und die Erstellung von Transaktions-IDs eingeht.

Vorheriger Schritt: QuickBooks Desktop-/Enterprise-Lösungen: Exportieren des Hauptbuchs

Nächster Schritt: QuickBooks Desktop-/Enterprise-Lösungen: Das Hauptbuch in MindBridge importieren

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