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QuickBooks Online: Umwandeln des Hauptbuchs

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Umwandlung des QuickBooks Online Journal-Berichts in ein Format, das für die Übernahme in MindBridge geeignet ist.


Hinweise/Voraussetzungen

In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass die Daten aus QuickBooks Online im folgenden Format exportiert wurden, wie in unserem QuickBooks Online beschrieben: Exportieren des Hauptbuchs.

mceclip1.png

 


Umwandeln der Daten

Das Problem

  1. Um eine Datei in MindBridge aufnehmen zu können, müssen die Daten in einem ungruppierten Format vorliegen. Das bedeutet, dass die Spalten in jeder Zeile Daten enthalten. Ein QuickBooks Online-Journalbericht ist nach Transaktionen gruppiert, was bedeutet, dass diese fehlenden Daten ergänzt werden müssen.
  2. Die Konto-ID ist in MindBridge ein Pflichtfeld, allerdings sind in QuickBooks Online nicht immer Kontonummern vorhanden. Wenn die Kontonummer nicht vorhanden ist, müssen wir stattdessen den Kontonamen verwenden.
  3. Es sind Zwischensummenzeilen vorhanden, die von MindBridge nicht verwendet werden können. Diese müssen entfernt werden.

Die Lösung

  1. Füllen Sie die Felder Datum, Transaktionstyp, Nr. und Name mit den relevanten Daten aus den obigen Zeilen aus.
  2. Füllen Sie die leeren Kontonummernwerte mit den Werten aus dem Konto aus.
  3. Überflüssige Gesamt-/Zwischensummen-/Leerzeilen ausschließen.

Zu beachtende Punkte

  • Wir werden die überarbeiteten Spalten am Ende der Datei platzieren.
  • Datum und Transaktionsart sind immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe vorhanden, aber Nr. und Name sind manchmal für eine Gruppe leer. Siehe Zeile 2 im obigen Beispiel.
  • Unsere Logik besteht darin, den Wert aus der ursprünglichen Spalte zu nehmen, wenn wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden, oder den vorherigen Wert, den wir gefunden haben, wenn wir uns nicht in der ersten Zeile der Transaktion befinden.

Gruppierung der Spalte „Datum“ aufheben

mceclip2.png

=IF(LEN($B2)>0,IF(LEN(B2)>0,B2,""),M1)
  • LEN($B2)>0

    prüft, ob in Spalte B ein Wert vorhanden ist, indem geprüft wird, ob die Länge größer als 0 ist. Da, wie wir beobachtet haben, das Datum immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe vorhanden ist, dient dies als unsere Prüfung, ob wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden. Wir setzen $ vor das B, um das Kopieren der Formel in die übrigen Spalten (Transaktionsart, Nr., Name) zu erleichtern, da wir immer das Vorhandensein von Datum überprüfen werden, um festzustellen, ob wir uns in der ersten Zeile der Transaktion befinden.

  • IF(LEN(B2)>0,B2,"")

    gibt das Datum zurück, wenn es vorhanden ist, "" (leere Zeichenfolge), wenn es nicht vorhanden ist. Dies kann vereinfacht werden, indem einfach B2 für die Spalte Datum verwendet wird, da das Datum immer in der ersten Zeile der Transaktionsgruppe vorhanden ist, aber diese Logik wird verwendet, um die gleichen Formeln für Nr. und Name zu kopieren und einzufügen, die, wie oben erwähnt, nicht immer vorhanden sind. Da Excel beim Verweis auf eine leere Zelle 0 anstelle eines Leerzeichens anzeigt, müssen wir dem Programm sagen, dass es "" zurückgeben soll, damit es eine leere Zelle anzeigt.

  • Dann müssen wir diese Formel nach unten kopieren, entweder mit dem Füllgriff oder indem wir die Formel kopieren, die leeren Zellen markieren und die Formel einfügen.

Spalten gruppieren Transaktionstyp, Nr. & Name aufheben

mceclip3.png

Formeln in N2, O2 & P2 wie folgt:

=IF(LEN($B2)>0,IF(LEN(C2)>0,C2,""),N1)
=IF(LEN($B2)>0,IF(LEN(D2)>0,D2,""),O1)
=IF(LEN($B2)>0,IF(LEN(E2)>0,E2,""),P1)

 

Überarbeitete Konto-Nr.

Unsere Logik zum Ausfüllen der Lücken für die Konto-Nr. in Spalte Q besteht darin, die ursprüngliche Konto-Nr. aus Spalte G zu nehmen, wenn sie vorhanden ist (Länge ist größer als 0), Konto aus Spalte H, wenn sie nicht vorhanden ist (Länge ist nicht größer als 0):

mceclip4.png

=IF(LEN(G2)>0,G2,H2)

 

Gruppierung von Spalten aufheben Erstellt, Erstellt von

Verwenden Sie dieselbe Logik wie zuvor, wo das Datum in Spalte B immer für die Transaktionsgruppe vorhanden ist. Die Spalte „Erstellt” verwendet ein Datumsformat, das MindBridge nicht übernehmen kann. Daher werden wir eine Formel verwenden, um nur den Datumswert aus dieser Zeichenfolge zu extrahieren.

mceclip6.png

=LINKS(IF(LEN($B2)>0,IF(LEN(K2)>0,K2,""),R1),10)

 

Ausfüllen der leeren Werte in den Spalten Soll und Haben

MindBridge unterstützt keine leeren Werte in den Soll- und Haben-Spalten, sie müssen mit einer Zahl ausgefüllt werden. Um dies zu beheben, können wir alle leeren Zellen auswählen, indem wir die Spalten I & J markieren, Strg+g drücken und auf Spezial klicken. Wir können dann Leerstellen auswählen, 0 eingeben und Strg+Eingabe drücken, um alle leeren Zellen mit einer Null zu füllen.

mceclip7.png

 

Filtern, um nur Transaktionszeilen beizubehalten

Wir beobachten, dass jede Transaktionszeile in der Originaldatei ein Konto hat. Filtern Sie bei eingeschalteten Filtern Leerstellen aus Spalte H (Konto) heraus:

mceclip5.png

 

Kopieren und Einfügen von Werten in eine neue Arbeitsmappe

Beginnen Sie bei Zelle B1, drücken Sie Strg-Umschalt-Ende, um zum Ende der Datei zu gelangen, und passen Sie die Position nach Bedarf an), kopieren Sie dann die Sonderwerte und fügen Sie sie dann in eine neue Arbeitsmappe ein. Sie können dann alle doppelten gruppierten Spalten löschen. Am Ende erhalten Sie ein Arbeitsblatt, das wie folgt aussieht:

mceclip8.png

 

Die Formatierung ist nun abgeschlossen und die Daten können in MindBridge aufgenommen werden. Nachfolgend finden Sie einen Link zu unserem Importleitfaden, in dem Sie mehr über die Zuordnung von Spalten und die Generierung von Transaktions-IDs erfahren.

 


Vorheriger Schritt: QuickBooks Online: Exportieren des Hauptbuchs

Nächster Schritt: QuickBooks Online: Das Hauptbuch in MindBridge importieren

 


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