Résumé

Découvrez pourquoi un grand livre doit contenir au moins 1 colonne numérique.

Qu'est-ce qu'une colonne numérique ?

Une colonne de Montant, ou des colonnes de Débit et Crédit, sont les colonnes numériques parmi les champs requis par MindBridge pour les fichiers de grand livre. Sans une colonne numérique, MindBridge ne peut pas effectuer une analyse.

• Si le Montant est utilisé, tous les débits doivent être positifs et les crédits négatifs.
• Les montants présents dans la colonne doivent également satisfaire les conditions suivantes :
  • Caractères numériques (chiffres), et symboles . (point), - (signe négatif)
  • Caractère point (.) utilisé pour indiquer la décimale (c'est-à-dire, pas de virgules comme c'est la convention dans certaines juridictions)
  • Un signe - (moins/négatif) devant le nombre pour indiquer qu'il est négatif (d'autres conventions telles que (), <>, ou - après le nombre, ne sont pas prises en charge)
  • Tous les autres types de caractères doivent être supprimés (par exemple, symboles monétaires, espaces, lettres, et de préférence les virgules également).
• Si les colonnes de Débit et Crédit sont utilisées, les valeurs dans les deux doivent avoir un solde positif par défaut.
• MindBridge peut ingérer des montants qui ont des virgules comme séparateurs de milliers, mais il est plus sûr de supprimer les virgules.

Si vous avez déjà des colonnes de Montant ou de Débit/Crédit numériques satisfaisant les exigences ci-dessus, veuillez vérifier votre fichier GL pour les problèmes potentiels suivants :

• Données superflues : MindBridge s'attend à ce que les fichiers de grand livre aient une rangée d'en-tête comme première rangée, puis des transactions dans le reste du fichier, chaque transaction étant représentée par une et une seule rangée. Les sous-en-têtes, totaux, et rangées de sous-totaux doivent être supprimés. Les colonnes de Montant, Débit, ou Crédit pourraient avoir des valeurs non numériques si elles sont utilisées comme colonnes de texte dans les rangées de sous-en-tête, total, ou sous-total.
• Données corrompues ou problématiques : Inclut des cellules décalées, des champs s'étendant sur plusieurs colonnes, ou plusieurs champs par colonne.
  • Parfois, les valeurs dans certaines rangées sont décalées d'une ou plusieurs colonnes à droite ou à gauche de la colonne à laquelle elles appartiennent, généralement en raison d'une mauvaise échappement des valeurs contenant des caractères " ou \ ou ' ou le caractère de délimitation du fichier.
    • Dans l'exemple suivant, la colonne V, DESCRIPTION, qui est la colonne à gauche de la colonne DEBIT (colonne W), se divise en deux dans les rangées 277100 et 277101. La moitié de la DESCRIPTION tombe dans la colonne DEBIT et ensuite le montant DEBIT tombe dans la colonne TRANSACTION (colonne X) à droite de la colonne DEBIT :
  • Parfois, les champs ne s'adaptent pas parfaitement à une colonne. Cela peut se produire si vous essayez d'importer dans Excel un fichier texte à largeur fixe qui n'est pas parfaitement à largeur fixe, donc les premiers chiffres du nombre sont dans une colonne et le reste dans la suivante, parfois suivi par une partie du texte qui devrait être dans une autre colonne. Cela se produit également souvent lors de la conversion de fichiers PDF. Voir cet article pour plus d'informations sur pourquoi MindBridge ne prend pas en charge les fichiers PDF.
• Chaque colonne doit contenir un et un seul champ : S'il y a plusieurs champs par colonne, comme le montant suivi d'un espace suivi d'un indicateur de débit/crédit, ils devront être divisés en deux colonnes. Par exemple "4500 D" devrait avoir 4500 dans une colonne et D dans une autre.
  
  

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Articles connexes

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