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Datenvalidierung: Warum ein Hauptbuch mindestens eine Zahlenspalte enthalten muss

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Zusammenfassung

Erfahren Sie, warum ein Hauptbuch mindestens 1 Zahlenspalte enthalten muss.


Was ist eine Zahlenspalte?

Eine Betragsspalte oder die Spalten Soll und Haben sind die Zahlenspalten, die zu den von MindBridge benötigten Feldern für Hauptbuchdateien gehören. Ohne eine Zahlenspalte kann MindBridge keine Analyse durchführen.

  • Bei Verwendung von Betrag müssen alle Sollbeträge positiv und alle Habenbeträge negativ sein.
  • Die Beträge in der Spalte müssen zudem die folgenden Bedingungen erfüllen:
      • Numerische Zeichen (Zahlen), und Symbole . (Punkt), - (negatives Vorzeichen)
      • Das Zeichen Punkt (.) wird zur Kennzeichnung von Dezimalstellen verwendet (d. h. keine Kommas, wie es in einigen Rechtsordnungen üblich ist).
      • Ein - (Minus-/Negativ-)Zeichen vor der Zahl, um anzuzeigen, dass sie negativ ist (andere Konventionen wie (), <>, oder - nach der Zahl werden nicht unterstützt)
      • Alle anderen Arten von Zeichen müssen entfernt werden (z. B. Währungssymbole, Leerzeichen, Buchstaben und bevorzugt auch Kommas). 
  • Bei Verwendung der Spalten Soll und Haben müssen die Werte in beiden Spalten standardmäßig einen positiven Saldo aufweisen.
  • MindBridge kann Beträge mit Kommas als Tausendertrennzeichen aufnehmen, aber es ist sicherer, die Kommas zu entfernen.

Wenn Sie bereits numerische Betrags- oder Soll/Haben-Spalten haben, die die oben genannten Anforderungen erfüllen, überprüfen Sie bitte Ihre HB-Datei auf die folgenden möglichen Probleme:

  • Fremddaten: MindBridge erwartet, dass Hauptbuchdateien als erste Zeile eine Kopfzeile und danach im Rest der Datei Transaktionen haben, wobei jede Transaktion durch eine einzige Zeile dargestellt wird. Zwischenüberschriften, Gesamt- und Zwischensummenzeilen sollten entfernt werden. Die Spalten Betrag, Soll oder Haben können nichtnumerische Werte haben, wenn sie als Textspalten in Zwischenüberschriften-, Gesamt- oder Zwischensummenzeilen verwendet werden.
  • Beschädigte Daten oder problematische Daten: Umfasst verschobene Zellen, Felder, die sich über mehrere Spalten erstrecken, oder mehrere Felder pro Spalte.

    • Unter Umständen werden Werte in bestimmten Zeilen um eine oder mehrere Spalten nach rechts oder links von der Spalte verschoben, zu der sie gehören. Dies ist in der Regel auf unsachgemäßes Escaping von Werten zurückzuführen, die die Zeichen ", \ oder ' oder das Trennzeichen der Datei enthalten.
      • Im folgenden Beispiel wird die Spalte V, BESCHREIBUNG, die die Spalte links von der Spalte SOLL (Spalte W) ist, in die Zeilen 277100 und 277101 aufgeteilt. Die Hälfte der BESCHREIBUNG fällt in die SOLL-Spalte und der SOLL-Betrag fällt dann in die TRANSAKTION-Spalte (Spalte X) rechts neben der SOLL-Spalte:mceclip1.png
    • In manchen Fällen passen die Felder nicht perfekt in eine Spalte. Dies kann auftreten, wenn Sie versuchen, eine Textdatei mit fester Breite, die nicht perfekt breitenfixiert ist, in Excel zu importieren, sodass die ersten Ziffern der Zahl in einer Spalte und der Rest in der nächsten Spalte stehen, manchmal gefolgt von einem Teil des Textes, der in einer anderen Spalte stehen sollte. Dies geschieht auch häufig bei der Konvertierung von PDF-Dateien. Mehr dazu, warum MindBridge keine PDF-Dateien unterstützt, finden Sie in diesem Artikel.
    • Jede Spalte darf nur ein einziges Feld enthalten: Wenn es mehrere Felder pro Spalte gibt, wie beispielsweise den Betrag, gefolgt von einem Leerzeichen, gefolgt von einem Soll/Haben-Indikator, müssen diese in zwei Spalten aufgeteilt werden. Zum Beispiel müsste bei „4500 D“ „4500“ in einer Spalte und „D“ in einer anderen Spalte stehen.


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