Zusammenfassung

Dieser Artikel hilft Ihnen, jede Quickbooks-Datei mit der folgenden Kontostruktur zu formatieren: 

Das charakteristische Merkmal dieses Dateityps ist, dass die Quickbooks-Konten und Unterkonten als Ebenen oder separate Zellen angelegt sind. Zur Beurteilung der Hauptbuchaktivität ist nur die granularste Kontoebene erforderlich. Im obigen Screenshot befindet sich „5110-00 - Staff Wages“ (Löhne und Gehälter für Mitarbeiter) auf der granularsten Kontoebene. Wir müssen die HB-Datei nur so formatieren, dass sie die granularste Kontonummer und -beschreibung nutzt und nicht die „übergeordneten“ Konten und Beschreibungen, die ihr vorausgehen. 

Inhaltsverzeichnis

• Teil 1: Erstellen einer neuen Spalte „Accounts“ (Konten) und einer Überschrift
• Teil 2: Formatieren der Daten der Spalte
• Teil 3: Hervorheben leerer Zellen in der Spalte
• Teil 4: Zusammenfassen bestehender Spalten in die neue Spalte
• Teil 5: Überprüfen von Teil 4
• Teil 6: Kopieren und Einfügen von Werten in die Spalte
• Teil 7: Auswählen der leeren Zellen der Spalte
• Teil 8: Hinzufügen einer neuen Formel
• Teil 9: Entfernen unnötiger Spalten
• Teil 10: Hinzufügen einer Spalte „Account Description“ (Kontobeschreibung)
• Teil 11: Identifizieren und Festlegen von Trennzeichen

1. Zunächst müssen wir der Spalte ganz rechts, die ein Unterkonto enthält (in diesem Fall die Spalte E), eine Überschrift geben. Wir benennen die Kopfzeile „Konto“.  
   
   
   
2. Wählen Sie durch Klicken auf die Spaltenüberschrift die gesamte Zeile aus.
   
   
   
3. Sobald sie hervorgehoben ist, wird die Spaltenüberschrift grün und die gesamte Spalte, mit Ausnahme der ersten Zelle, ist grau schattiert. 
   
   
   
4. Geben Sie den Namen Ihrer Kopfzeile (in diesem Fall „Konto“) in die Formelleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dadurch wird anstelle von Daten für die Zelle eine Überschrift für die gesamte Spalte erstellt.  
   

1. Nachdem die Spalte nun eine Überschrift hat, markieren Sie die gesamte Spalte mit der gleichen Methode wie oben.
   
   
   
2. Ändern Sie im Dropdown-Menü des Bereichs „Zahl“ auf der Registerkarte „Start“ das Format in Standard (wenn es nicht bereits auf „Standard“ eingestellt ist). 
   
   
   
3. Öffnen Sie nach der Änderung das Tool Text zu Spalten im Bereich „Datentools“ der Registerkarte „Data“ (Daten).
   
   
   
4. Der Textkonvertierungsassistent wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Wählen Sie Delimited (Getrennt) und klicken Sie auf Finish (Fertigstellen), um die Änderung auf die gesamte Spalte anzuwenden.
   

1. Heben Sie erneut die gesamte Spalte E hervor. 
   
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ im Bereich „Edit“ (Bearbeiten) auf Suchen und Ersetzen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste Go To Special (Inhalte auswählen). 
   
   
   
3. Das Fenster „Go To Special“ (Inhalte auswählen) wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Wählen Sie Blanks (Leerzellen) und klicken Sie auf OK. Dadurch werden alle leeren Zellen in der neuen Spalte hervorgehoben.
   

1. Nachdem nun alle leeren Zellen hervorgehoben sind, geben Sie die folgende Formel in die Formelleiste ein (achten Sie darauf, dass die gesamte Spalte E hervorgehoben ist): =CONCAT(B2, C2, D2)
   
   
   
2. Drücken Sie dann Ctrl+Enter (Strg+Eingabe), um diese Formel zu allen Zellen der Spalte hinzuzufügen. Diese Formel fügt die Daten aus allen Spalten links von der neuen Spalte zu unserer neuen Spalte hinzu. Daher wird jedes Konto und jede Kontonummer in unserer neuen Zeile zusammengefasst.
   
   
   HINWEIS: Je nachdem, wie komplex Ihre Kontostruktur ist, müssen Sie der obigen Formel möglicherweise weitere Spalten hinzufügen.
3. Sobald Sie fertig sind, sehen Sie in unserer neuen Kontenspalte nur noch Einträge aus den Spalten B, C und D.
   

1. Um sicherzustellen, dass Sie den letzten Schritt erfolgreich abgeschlossen haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filter im Bereich „Bearbeiten“ der Registerkarte „Start“ und wählen Sie Filter.
   
   
   
2. Dadurch erhalten alle Ihre Spalten eine „Filter“-Schaltfläche in ihrer Kopfzeile.
   
   
   
3. Klicken Sie auf die Filterschaltfläche der Spalte „Account“ (Konto). Dadurch wird eine Liste der verfügbaren Filter angezeigt, einschließlich aller Konten in der Spalte. Verwenden Sie diese Liste, um sicherzustellen, dass alle Konten vorhanden sind.
   

1. Sobald Sie sichergestellt haben, dass alle Konten enthalten sind, heben Sie die gesamte Spalte E erneut hervor und kopieren die gesamte Spalte.  
   
   
   
2. Verwenden Sie nach dem Kopieren Paste Values (Werte einfügen) um die Spalte als „Werte“ wieder einzufügen. Dadurch wird die Formel, die wir zum Zusammenfassen unserer Spalten verwendet haben, entfernt und nur der Wert (Konto) in der Zelle belassen. (Weitere Informationen finden Sie in den Excel-Tastenkombinationen zum Einfügen).
   
   
   
3. Verwenden Sie bei weiterhin hervorgehobener Spalte E erneut die Funktion Text to Columns (Text in Spalten) und klicken Sie auf Finish (Fertigstellen), um unsere „leeren“ Zellen in den vorgesehenen Zustand zu versetzen (Excel erkennt sie erst dann als wirklich leer, wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben).
   

1. Klicken Sie mit der gesamten hervorgehobenen Spalte „Accounts“ (Konten) auf Find & Select (Suchen und Ersetzen) auf der Registerkarte „Start“ und wählen Sie Go To Special (Inhalte auswählen). 
   
   
   
2. Wählen Sie Leerzellen und klicken Sie auf OK.Dadurch werden die verbleibenden leeren Zellen in unserer Spalte „Accounts“ (Konten) (Spalte E) ausgewählt.
   

1. Geben Sie in die erste leere Zelle die folgende Formel ein: =E2
   
   
   
2. Drücken Sie Strg+Eingabe um die Formel in jede ausgewählte leere Zelle einzugeben, ähnlich wie in Teil 4. Damit fügen Sie die Kontonummer & Beschreibung in jeder Zeile in unserer Spalte „Accounts“ (Konten) hinzu.
   
   
   
3. Genauso wie wir die letzte Formel in Teil 6 entfernt haben, heben Sie die gesamte Spalte hervor, kopieren sie und fügen sie als Werte ein. Nun wird die Formel (=E2) entfernt und nur der Wert (Kontonummer und Beschreibung) bleibt erhalten. 

1. Da sich nun alle unsere Konten in einer Spalte befinden, löschen Sie alle Spalten links von der neuen Spalte Konten (in diesem Fall die Spalten A, B, C und D).
   

   

1. Nachdem die nicht benötigten Spalten gelöscht wurden, fügen Sie eine neue Spalte rechts von Ihrer Spalte „Accounts“ (Konten) ein.
   

1. Markieren und kopieren Sie nur den Punkt, der die Kontonummer und die Kontobeschreibung in unserer Spalte „Accounts“ (Konto) trennt.
   
   
   
2. Markieren Sie nach dem Kopieren die gesamte Spalte „Accounts“ (Konten) (die zuvor Spalte E war, jetzt aber Spalte A ist).
   
   
   
3. Kehren Sie zur Funktion Text to Columns (Text in Spalten) im Bereich „Data Tools“ (Datentools) der Registerkarte „Data“ (Daten) zurück. Stellen Sie sicher, dass Delimited (Getrennt) ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf Next (Weiter).
   
   
   
4. Fügen Sie den Punkt, den Sie kopiert haben, in das Feld „Other“ (Sonstige) ein, um ihn als Trennzeichen zu verwenden, und klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).
   
   
   
5. Dadurch werden alle Kontobeschreibungen aus der Spalte „Accounts“ (Konten) in die neue Spalte B verschoben, sodass die Kontonummern und -beschreibungen in ihre eigenen Spalten aufgeteilt werden. 
   
   
   
6. Fügen Sie der neuen Spalte (wie oben ausgeführt) eine Kopfzeile hinzu und benennen Sie sie „Kontobeschreibung“.
   
   
   
7. Verwenden Sie erneut Sortieren und Filtern für die Spalte Date (Datum) in Ihrem Datensatz, um nur leere Zeilen anzuzeigen und alle zu löschen. Dadurch erhalten Sie einen vollständigen, nicht gruppierten Datensatz, der für die Aufnahme bereit ist. 

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