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Tipps und Tricks zur Datenformatierung

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Tricks zur Datenformatierung, die Sie zur Formatierung Ihrer Datei für den Aufnahmeprozess verwenden können.


Datumsformat

MindBridge ist gut darin, alle Arten von Datumsformaten zu übersetzen; solange Excel die Daten als Datum erkannt hat, ist dies auch für MindBridge der Fall.

Prüfen Sie, ob Ihr Datum richtig formatiert ist.

  1. Wenden Sie einen Filter auf die Daten in Excel an.
  2. Verwenden Sie das Menü Filter by Date (Nach Datum filtern), um zu sehen, wie Excel das Datum der Daten interpretiert.
    Das Datumsformat sollte wie in der folgenden Abbildung dargestellt gruppiert sein.
    image_-_2021-01-07T133432.841.png
 

Neuformatieren des Datums

  1. Wählen Sie die Funktion Text to Columns (Text in Spalten) in Excel aus, die Sie auf der Registerkarte Data (Daten) finden.
  2. Wählen Sie Delimited (Getrennt) und dann Next (Weiter).
    image_-_2021-01-07T133523.729.png

  3. Verwenden Sie das benutzerdefinierte Trennzeichen (Schritt 2 von 3) und wählen Sie „/“ im Textfeld Sonstige:.
    Hinweis: Wenn Sie das benutzerdefinierte Trennzeichen verwenden, achten Sie darauf, dass Sie die entsprechende Anzahl neuer Zeilen nach der ursprünglichen Datumsspalte einfügen. Diese neuen Spalten werden zur Abgrenzung des Datums verwendet.
    image_-_2021-01-07T133546.092.png

    Alternativ können Sie auch das Trennzeichen Datum verwenden (Schritt 3 von 3). Stellen Sie sicher, dass das Datumsformat im Menü mit dem Datumsformat Ihrer Datei übereinstimmt.
    image_-_2021-01-07T133602.726.png

  4. Um das Datum wieder zusammenzufügen, fügen Sie die folgende Formel in eine leere Spalte ein:
    =DATE(Year Column, Month Column, Day Column)
    image_-_2021-01-07T133619.653.png

  5. Wechseln Sie in dem Menüband „Start“ auf die Registerkarte Number (Zahl).
  6. Wählen Sie über das Menü Kurzes Datum.  
    image_-_2021-01-07T133642.965.png
 

Hier ist ein Vorher-Nachher-Bild, das das bevorzugte Datumsformat JJJJ-MM-TT anzeigt.

image_-_2021-01-07T133707.746.png


Betrag oder Soll- und Habenwerte formatieren

Die Betrags- oder Soll- und Haben-Spalten sollten keine Sonderzeichen enthalten. Die einfachste Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, die Spalten in einem Zahlenformat zu formatieren.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Number (Zahl) im Menüband „Start“ die Option Number (Zahl) aus.
    image_-_2021-01-07T133728.736.png

    Dadurch werden Sonderzeichen (wie „$“) aus Ihren Spalten entfernt. 
    image_-_2021-01-07T133753.518.png
 

Extrahieren einer Transaktionsart aus einer Kontonummer
- oder -
Trennen der Kontobeschreibung von der Kontonummer

  1. Fügen Sie eine Spalte nach der Spalte ein, mit der Sie arbeiten, und benennen Sie diese um. 
  2. Wechseln Sie zu der Registerkarte Developer (Entwickler).
  3. Öffnen Sie den Visual Basic-Editor.
    image_-_2021-01-07T133841.317.png

  4. Wählen Sie im Visual Basic-Editor die Option Insert (Einfügen) > Module (Modul).
    image_-_2021-01-07T133857.680.png

  5. Kopieren Sie den nachstehenden Text, fügen Sie ihn in die angezeigte Leerstelle ein und wählen Sie Save (Speichern)(wenn eine Aufforderung erscheint, wählen Sie Ja).
    Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
    'Updateby20140515
    Dim xValue As String
    Dim OutValue As String
    xValue = pWorkRng.Value
    For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
    If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
    OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
    End If
    Next
    TextOnly = OutValue
    End Function
    image_-_2021-01-07T133915.719.png


Dateiformatierung

Wenn Sie den Prozess der Datenformatierung und -aufnahme beschleunigen möchten, gibt es einige Dinge, die Sie tun können.

  • Speichern Sie die Datei als .CSV-Datei. Dadurch wird die Dateigröße verringert, was das Formatieren und Importieren in MindBridge erleichtert.
  • Entfernen Sie leere Zeilen.
    image_-_2021-01-07T133934.378.png
  • Benennen Sie die Kopfzeilen so um, dass sie mit den folgenden MindBridge-Kopfzeilen übereinstimmen. Dies wird dazu beitragen, den Importvorgang zu beschleunigen.
    • Konto-ID
    • Kontoname
    • Buchungsdatum
    • Memo
    • Transaktions-ID
    • Transaktionsart (falls vorhanden)
    • Betrag (oder Soll und Haben)
    • Quelle (falls vorhanden)
    • Benutzer-ID (falls vorhanden)


Ausfüllen von Kontonummern und Namen (gruppierte Dateien)

  1. Wählen Sie die Spalte(n) aus, die Sie ausfüllen möchten.
  2. Öffnen Sie die Registerkarte „Edit“ (Bearbeiten) im Menüband „Start“.
  3. Öffnen Sie das Menü Find & Select (Suchen und Ersetzen).
  4. Wählen Sie Go To Special (Inhalte auswählen)...
    image_-_2021-01-07T133958.240.png

  5. Wählen Sie Leerzeichen.
  6. Wählen Sie OK.
    image_-_2021-01-07T134026.436.png

    Diese Auswahl hebt die leeren Zellen hervor und macht die erste leere Zelle weiß.
    image_-_2021-01-07T134045.556.png

  7. Drücken Sie F2 auf Ihrer Tastatur, um Werte in die weiße Zelle einzugeben.
  8. Wenn die Typanzeige blinkt, geben Sie = und dann die darüberliegende Zelle ein (zum Beispiel „=K1“).
    image_-_2021-01-07T134103.823.png
  9. Drücken Sie Strg+Eingabe auf Ihrer Tastatur.
    Alle Ihre Zellen sollten nun gefüllt sein.
  10. Kopieren Sie die Werte und fügen Sie sie in diese Zelle ein, um die Formel zu entfernen.


Verkettung von Dateien

Wenn die Datei innerhalb der Grenzen von Excel liegt, kopieren und fügen Sie die Dateien einfach zusammen, ohne die Kopfzeilen der zweiten Datei.

Wenn die Datei die Grenzen von Excel überschreitet, erfahren Sie, wie Sie in MindBridge mehrere Dateien auf einem Blatt zusammenführen können.

 


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