Zusammenfassung

Erfahren Sie einige Datenformatierungstricks, die verwendet werden können, um Ihre Datei zu formatieren, bevor Sie sie in MindBridge importieren.

Übersichtsvideo

Datumsformat

MindBridge kann alle Arten von Datumsformaten übersetzen, solange Excel die Daten als Datum erkennt, wird dies auch MindBridge tun.

Überprüfen Sie, ob Ihr Datum richtig formatiert ist

1. Wenden Sie einen Filter an auf die Daten in Excel.
2. Verwenden Sie das Filter nach Datum Menü, um zu sehen, wie Excel die Daten interpretiert
   Das Datumsformat sollte gruppiert sein, wie im Bild unten dargestellt.
   

Formatieren Sie das Datum neu

1. Wenn Daten eine Neuformatierung erfordern, wählen Sie die Text in Spalten Funktion in Excel, die sich in der Daten Registerkarte befindet.
2. Wählen Sie Getrennt und klicken Sie dann auf Weiter.
   
   
   
3. In Schritt 2 von 3, im Trennzeichen Abschnitt, aktivieren Sie das Kästchen neben Andere, und geben Sie " / " (einen Schrägstrich) in das Textfeld ein
   Hinweis: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Trennzeichen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus die entsprechende Anzahl neuer Spalten nach der ursprünglichen Datumsspalte einfügen. Diese neuen Spalten werden verwendet, um das Datum zu trennen.
   
   
   Alternativ verwenden Sie das Datum Trennzeichen (in Schritt 3 von 3). Stellen Sie sicher, dass das Datumsformat im Menü mit dem Datumsformat Ihrer Datei übereinstimmt.
   
   
   
4. Um das Datum wieder zusammenzuführen, fügen Sie die folgende Formel in eine leere Spalte ein:
   =DATE(Jahr Spalte, Monat Spalte, Tag Spalte)
   
   
5. Gehen Sie zur Zahlen Registerkarte im Startmenüband.
6. Verwenden Sie das Menü, um Kurzes Datum auszuwählen.
   

Unten ist ein Vorher- und Nachher-Bild, das das bevorzugte Datumsformat YYYY-MM-DD anzeigt.

Betrag oder Soll- und Haben-Werte formatieren

Die Betragsspalte oder Soll- und Haben-Spalten dürfen keine Sonderzeichen enthalten. Der einfachste Weg, dies sicherzustellen, besteht darin, die Spalte(n) in das Zahlenformat zu ändern.

1. Wählen Sie im Zahlen Registerkarte im Startmenüband das Menü, um Zahl auszuwählen.
   
   
   Dies entfernt Sonderzeichen (wie "$") aus Ihren Spalten.
   

Eine Transaktions-ID aus einer Kontonummer extrahieren
- oder-
Die Kontobeschreibung von der Kontonummer trennen

1. Fügen Sie eine Spalte ein nach der Spalte, mit der Sie arbeiten, und benennen Sie sie um.
2. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Daten in zwei Felder zu trennen: 
   1. Verwenden Sie Text in Spalten indem Sie die obigen Schritte befolgen, um die Daten zu trennen, wenn Trennzeichen verwendet werden. 
   2. Verwenden Sie Visual Basic, um die Daten zu extrahieren, indem Sie Schritt 3 und folgende befolgen.
3. Gehen Sie zur Entwickler Registerkarte.
4. Öffnen Sie den Visual Basic Editor.
   
   
   
5. Wählen Sie im Visual Basic Editor Einfügen > Modul.
   
   
   
6. Kopieren und einfügen Sie den untenstehenden Text in den weißen Bereich, der erscheint, und wählen Sie Speichern (wenn eine Aufforderung erscheint, wählen Sie Ja).

   Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
   'Updateby20140515
   Dim xValue As String
   Dim OutValue As String
   xValue = pWorkRng.Value
   For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
   If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
   OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
   End If
   Next
   TextOnly = OutValue
   End Function

   
   
   

Dateiformatierung

Große Dateigrößen benötigen eine Weile, um in MindBridge importiert zu werden, aber es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Vorgang zu beschleunigen.

Speichern Sie die Datei als .csv

Das Speichern der Datei mit der Erweiterung .csv verringert die Dateigröße, sodass sie einfacher zu formatieren und in MindBridge zu importieren ist.

Leere Zeilen entfernen

Bennen Sie die Überschriften um, um sie an die folgenden MindBridge-Überschriften anzupassen. Dies wird den Importprozess beschleunigen.

• Kontonummer
• Kontoname
• Buchungsdatum
• Buchungstext
• Transaktions-ID
• Transaktionstyp (falls vorhanden)
• Betrag (oder Soll und Haben)
• Quelle (falls vorhanden)
• Benutzer-ID (falls vorhanden)
  
  

Kontonummern und -namen ausfüllen (gruppierte Dateien)

1. Wählen Sie die Spalte(n) aus, die Sie ausfüllen möchten.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Bearbeiten im Startmenüband.
3. Öffnen Sie das Suchen & Auswählen Menü.
4. Wählen Sie Gehe zu Spezial...
   
   
   
5. Wählen Sie Leerzeichen.
6. >Wählen >Ok.
   
   
   Diese Auswahl hebt die leeren Zellen hervor und macht die erste leere Zelle weiß.
   
   
   
7. Drücken Sie F2 auf Ihrer Tastatur, um Werte in die weiße Zelle einzugeben.
8. Wenn der Typindikator blinkt, geben Sie = dann die Zelle darüber ein (zum Beispiel, "=K1").
   
9. Drücken Sie Strg+Eingabe auf Ihrer Tastatur.
   Alle Ihre Zellen sollten jetzt ausgefüllt sein.
10. Kopieren und fügen Sie die Werte in dieser Zelle ein, um die Formel zu entfernen.
    
    

Dateien zusammenführen

Wenn die Datei innerhalb der Grenzen von Excel liegt, einfach kopieren und fügen Sie die Dateien zusammen ohne die Überschriften aus der zweiten Datei in ein Arbeitsblatt.

Wenn die Datei die Grenzen von Excel überschreitet, erfahren Sie, wie Sie mehrere Dateien auf ein Arbeitsblatt zusammenführen innerhalb von MindBridge.

Zusätzliche Überlegungen

Beim Formatieren Ihrer Daten sollten Sie auf diese wichtigen Überlegungen achten:

• Summen- und Saldenlisten-Dateien sollten immer eindeutige Konten enthalten, da redundante Konten Fehler verursachen. Erfahren Sie, wie Sie dieses Problem lösen können.
• Es wird immer empfohlen, ein "ungrouped" Dateiformat in MindBridge zu importieren. Erfahren Sie mehr über gruppierte und ungruppierte Dateiformate.
• Wenn Sie Ihre Analyse nach den Werten in einer bestimmten Spalte filtern möchten, fügen Sie diese Spalte während der Spaltenzuordnung hinzu. Erfahren Sie, wie Sie eine Spalte zum Filtern hinzufügen.

Sonst noch etwas auf dem Herzen? Chatten Sie mit uns oder senden Sie eine Anfrage für weitere Unterstützung.