Zusammenfassung
Lernen Sie einige Tricks zur Datenformatierung kennen, mit denen Sie Ihre Datei formatieren können, bevor Sie sie in MindBridge importieren.
Video zur Übersicht
Datumsformat
MindBridge kann alle Arten von Datumsformaten übersetzen. Solange Excel die Daten als Datum erkennt, wird MindBridge dies auch tun.
Prüfen Sie, ob Ihr Datum richtig formatiert ist.
- Wenden Sie einen Filter auf die Daten in Excel an.
-
Verwenden Sie das Menü Filter by Date (Nach Datum filtern), um zu sehen, wie Excel die Daten interpretiert.
Das Datumsformat sollte wie in der folgenden Abbildung dargestellt gruppiert sein.
Neuformatieren des Datums
- Wenn die Daten neu formatiert werden müssen, wählen Sie die Funktion Text to Columns (Text in Spalten) in Excel aus, die Sie auf der Registerkarte Data (Daten) finden.
- Wählen Sie Getrenntund klicken Sie dann auf Weiter.
- Aktivieren Sie in Schritt 2 von 3 im Abschnitt Trennzeichen das Kontrollkästchen neben Sonstiges und geben Sie dann " / " (ein Schrägstrich) in das Textfeld ein.
Hinweis: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Trennzeichen verwenden, achten Sie darauf, dass Sie die entsprechende Anzahl neuer Spalten nach der ursprünglichen Datumsspalte einfügen. Diese neuen Spalten werden zur Abgrenzung des Datums verwendet.
Alternativ können Sie auch das Trennzeichen Datum verwenden (Schritt 3 von 3). Stellen Sie sicher, dass das Datumsformat im Menü mit dem Datumsformat Ihrer Datei übereinstimmt.
- Um das Datum wieder zusammenzufügen, fügen Sie die folgende Formel in eine leere Spalte ein:
=DATE(Year Column, Month Column, Day Column)
- Wechseln Sie in dem Menüband „Start“ auf die Registerkarte Number (Zahl).
- Wählen Sie über das Menü Kurzes Datum.
Nachfolgend sehen Sie ein Vorher-Nachher-Bild, das das bevorzugte Datumsformat JJJJ-MM-TT anzeigt.
Betrag oder Soll- und Habenwerte formatieren
Die Betrags- oder Soll- und Haben-Spalten sollten keine Sonderzeichen enthalten. Die einfachste Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, die Spalten in einem Zahlenformat zu formatieren.
-
Wählen Sie auf der Registerkarte Number (Zahl) im Menüband „Start“ die Option Number (Zahl) aus.
Dadurch werden Sonderzeichen (wie „$“) aus Ihren Spalten entfernt.
Extrahieren Sie eine Transaktions-ID aus einer Kontonummer
- oder -
Trennen Sie die Kontobeschreibung von der Kontonummer
- Fügen Sie eine Spalte nach der Spalte ein, mit der Sie arbeiten, und benennen Sie diese um.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, die Daten in zwei Felder zu unterteilen:
- Verwenden Sie Text to Columns, (Text zu Spalten) indem Sie die obigen Schritte befolgen, um die Daten zu trennen, wenn Trennzeichen verwendet werden.
- Verwenden Sie Visual Basic zum Extrahieren der Daten, indem Sie ab Schritt 3 vorgehen.
- Wechseln Sie zu der Registerkarte Developer (Entwickler).
-
Öffnen Sie den Visual Basic-Editor.
- Wählen Sie im Visual Basic-Editor die Option Insert (Einfügen) > Module (Modul).
-
Kopieren Sie den nachstehenden Text, fügen Sie ihn in die angezeigte Leerstelle ein und wählen Sie Save (Speichern) (wenn eine Aufforderung erscheint, wählen Sie Ja).
Function TextOnly(pWorkRng As Range) As String
'Updateby20140515
Dim xValue As String
Dim OutValue As String
xValue = pWorkRng.Value
For xIndex = 1 To VBA.Len(xValue)
If Not VBA.IsNumeric(VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)) Then
OutValue = OutValue & VBA.Mid(xValue, xIndex, 1)
End If
Weiter
TextOnly = OutValue
End Function
Dateiformatierung
Große Dateien brauchen eine Weile, um in MindBridge importiert zu werden, aber mit ein paar Maßnahmen können Sie das Ganze beschleunigen.
Speichern Sie die Datei als .CSV-Datei.
Das Speichern der Datei mit der Erweiterung .csv verringert die Dateigröße, sodass sie einfacher zu formatieren und in MindBridge zu importieren ist.
Entfernen Sie leere Zeilen.
Benennen Sie die Kopfzeilen so um, dass sie mit den folgenden MindBridge-Kopfzeilen übereinstimmen. Dies wird dazu beitragen, den Importvorgang zu beschleunigen.
- Konto-ID
- Kontoname
- Buchungsdatum
- Memo
- Transaktions-ID
- Transaktionsart (falls vorhanden)
- Betrag (oder Soll und Haben)
- Quelle (falls vorhanden)
- Benutzer-ID (falls vorhanden)
Ausfüllen von Kontonummern und Namen (gruppierte Dateien)
- Wählen Sie die Spalte(n) aus, die Sie ausfüllen möchten.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Edit“ (Bearbeiten) im Menüband „Start“.
- Öffnen Sie das Menü Find & Select (Suchen und Ersetzen).
-
Wählen Sie Go To Special (Inhalte auswählen)...
- Wählen Sie Leerzeichen.
-
Wählen Sie OK.
Diese Auswahl hebt die leeren Zellen hervor und macht die erste leere Zelle weiß.
- Drücken Sie F2 auf Ihrer Tastatur, um Werte in die weiße Zelle einzugeben.
- Wenn die Typanzeige blinkt, geben Sie = und dann die darüberliegende Zelle ein (zum Beispiel „=K1“).
- Drücken Sie Strg+Eingabe auf Ihrer Tastatur.
Alle Ihre Zellen sollten nun gefüllt sein. - Kopieren Sie die Werte und fügen Sie sie in diese Zelle ein, um die Formel zu entfernen.
Dateien verketten
Wenn die Datei innerhalb der Grenzen von Excel liegt, kopieren und fügen Sie die Dateien einfach zusammen, ohne die Kopfzeilen der zweiten Datei.
Wenn die Datei die Grenzen von Excel überschreitet, erfahren Sie, wie Sie in MindBridge mehrere Dateien auf einem Blatt zusammenführen können.
Zusätzliche Überlegungen
Achten Sie bei der Formatierung Ihrer Daten auf die folgenden wichtigen Überlegungen:
- Summen- und Saldenlisten-Dateien sollten immer eindeutige Konten enthalten, da redundante Konten Fehler verursachen. Erfahren Sie, wie Sie dieses Problem lösen können.
- Es wird immer empfohlen, ein „ungruppiertes“ Dateiformat in MindBridge zu importieren. Erfahren Sie mehr über gruppierte und nicht gruppierte Dateiformate.
- Wenn Sie Ihre Analyse nach den Werten in einer bestimmten Spalte filtern möchten, fügen Sie diese Spalte während der Spaltenzuordnung hinzu. Erfahren Sie, wie Sie Spalten zum Filtern hinzufügen.
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