Zusammenfassung
MindBridge verlässt sich auf Transaktions-IDs, um die Geldströme für Risiken genau zu bewerten.
Wenn im Datensatz keine Transaktions-ID-Spalte vorhanden ist, erfahren Sie, wie Sie identifizieren können, welche der Spalten Ihrer Kunden die Transaktions-ID am besten widerspiegelt und wie Sie sie auf MindBridge-Hauptbuchanalysen anwenden.
Woher weiß ich, was mein Kunde als Transaktions-ID verwendet?
Die Transaktions-ID variiert je nach dem verwendeten Buchhaltungssystem und den Buchhaltungsverfahren. In der doppelten Buchführung müssen die Transaktionen ausgeglichen sein und dürfen sich nicht über mehrere Daten erstrecken.
Die effektivste Methode zur Ermittlung der Spalte, die die Transaktions-ID widerspiegelt, besteht darin, die Daten zu filtern und den sich daraus ergebenden Saldo zu überprüfen, wobei eindeutige Transaktions-ID-Werte einen Saldo von Null ergeben.
Gebräuchliche Begriffe für die Transaktions-ID
Transaktions-IDs können je nach Software unterschiedlich bezeichnet werden. Einige gängige Alternativen sind:
- Nummer des Dokuments
- Journalnummer
- Transaktion
- Referenz / Referenznummer / Ref. / Ref.-Nummer
- ID
Häufige Herausforderungen
- Einträge dürfen nicht in Form von Transaktionen aufgezeichnet werden (d. h. Aufzeichnungen erfolgen in monatlichen Stapeln)
- Einige Systeme stellen nicht ohne Weiteres eine Transaktionskennung bereit
- Transaktionen werden manchmal als große Stapel aufgezeichnet, wenn sie von einem System in ein anderes importiert werden.
Transaktions-ID und Datenintegrität
Beim Umgang mit großen Stapel-Transaktionen ist es wichtig, die Stapel zu verstehen, damit Sie bestimmen können, ob sie weiter aufgeschlüsselt werden können und sollten.
Einige Stapel müssen nicht aufgeschlüsselt werden (z. B. in der Gehaltsabrechnung bilden Lastschriften eine Eins-zu-Viele- oder Viele-zu-Eins-Beziehung [oder eine Eins-zu-Viele- oder Viele-zu-Wenige-Beziehung]), während andere Stapel (z. B. eine Charge von 1000 Einträgen, die aus 500, Doppeleintrag, passenden Paaren bestehen) aufgeschlüsselt sein müssen.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Ist es angemessen, die Transaktionen weiter aufzuschlüsseln?
- Könnten die Transaktionen mit einer benutzerdefinierten Spaltenkombination aufgeschlüsselt werden?
- Könnten die Transaktionen mit einem benutzerdefinierten Gesamtansatz aufgeschlüsselt werden?
- Wenn nicht, könnten die Daten nach einer bestimmten Sortierreihenfolge aufgeschlüsselt werden?
- Wenn nicht, ist es angemessen, den Smart Splitter zu verwenden?
Ich habe die Transaktions-ID in den Daten identifiziert, was nun?
Nachdem Sie nun bestimmt haben, welche Spalte(n) Sie zur Identifizierung von Transaktionen verwenden möchten, können Sie die Daten in MindBridge importieren. Die Transaktions-ID wird während des Schritts „Daten überprüfen“ des Datenimportprozesses angewendet.
Anwenden der Transaktions-ID
Im Schritt „Daten überprüfen“ versucht MindBridge, logische Gruppierungen basierend auf den verfügbaren Daten zu erstellen und eine Empfehlung zu geben, was es als die stärkste Gruppierung betrachtet.
So ändern Sie die Spalten, die zur Identifizierung der Transaktions-ID verwendet werden:
- Öffnen Sie das Menü Transaktionskennung auswählen, um auszuwählen, welche Datenspalte(n) als Transaktions-ID verwendet werden sollen.
Sobald eine Transaktions-ID ausgewählt wurde, erstellt das Diagramm auf der rechten Seite unter Verwendung dieser ID automatisch eine Visualisierung der Transaktionsstruktur. - Wenn die gewünschte Transaktions-ID-Spalte nicht aufgeführt ist, wählen Sie Benutzerdefinierte Kombination.
-
Verwenden Sie das Menü Spalte auswählen, um die Spalte(n) auszuwählen, die Sie verwenden möchten, um die Transaktionen im Hauptbuch zu gruppieren.
Beispiel: Gruppieren von Einträgen mit derselben Transaktionsnummer und demselben Transaktionsdatum. Das Kombinieren mehrerer ID-Komponenten kann dazu beitragen, größere Transaktionen aufzuschlüsseln und so eine genauere Darstellung der einzelnen Transaktionen zu erstellen, die stattgefunden haben. - Verwenden Sie das Symbol+, um eine Spalte hinzuzufügen.
Verwenden Sie das Symbol –, um eine Spalte zu entfernen. - Wählen Sie Vorschau generieren, um das Diagramm auf der rechten Seite zu aktualisieren.
- Wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie Weiter, um zum nächsten Schritt des Import-Vorgangs zu gelangen.
Diagramm zur Zusammenfassung der Transaktionslänge
Die Balken in diesem Diagramm stellen die Anzahl der Einträge dar, die jede Transaktion unter den angewandten Bedingungen enthält (d. h. die angewandte Transaktions-ID). Die Anzahl der Buchungen zeigt an, wie granular die von Ihnen gewählte Transaktions-ID ist; und ob die ID kleinere, genauere Transaktionsstrukturen oder größere, weniger genaue Stapeltransaktionsstrukturen definiert.
Es wird empfohlen, eine hohe Granularität anzustreben und die Anzahl der sehr großen Batch-Transaktionen zu reduzieren. Daher sollten die meisten Transaktionen aus 2–4 Einträgen bestehen, und Transaktionen mit nur einem Eintrag sollten vermieden werden.
Datenintegritätsprüfungen
Die unterhalb des Transaktionsdiagramms angezeigten Datenintegritätsprüfungen helfen Ihnen zu überprüfen, ob die richtige Transaktions-ID verwendet wurde. Diese Prüfungen zeigen das Vorhandensein von Einzelbuchungstransaktionen, Transaktionsungleichgewichten, mehrfach gebuchten Daten und mehr an. Diese Integritätsprüfungen heben auch allgemeine Ungleichgewichte oder fehlende Informationen in Ihrem Datensatz hervor, die sich auf Ihre Analyse auswirken werden.
Wählen Sie eine Transaktions-ID aus, die für alle 6 Datenintegritätsprüfungen grüne Häkchen aufweist:
- Ihr Hauptbuch weist saldierte Soll- und Habenbeträge auf.
- Ihr Hauptbuch enthält keine Einzelbuchungstransaktionen.
- Ihr Hauptbuch enthält keine unsaldierten Transaktionen mit mehreren Buchungen.
- Ihr Hauptbuch enthält keine sehr großen Transaktionen.
- Keine Transaktionen umfassen mehr als ein Buchungsdatum.
-
Ihr Hauptbuch enthält alle Pflichtangaben für alle Datensätze.
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