Zusammenfassung

MindBridge verlässt sich auf Transaktions-IDs, um Geldflüsse genau zu bewerten.

Wenn eine Transaktions-ID-Spalte im Datensatz nicht vorhanden ist, erfahren Sie, wie Sie die Spalten Ihrer Kunden identifizieren, die die Transaktions-ID am besten widerspiegeln, und wie Sie diese auf MindBridge-Hauptbuch-Analysen anwenden.

Wie finde ich die Transaktions-ID meines Kunden?

Die Transaktions-ID variiert je nach Buchhaltungssystem und Buchführungsverfahren. In der doppelten Buchführung sollten Transaktionen ausgeglichen sein und nicht mehrere Daten umfassen.

Die effektivste Methode zur Identifizierung der Spalte, die die Transaktions-ID widerspiegelt, besteht darin, die Daten zu filtern und den resultierenden Bilanzbetrag zu überprüfen, wobei eindeutige Transaktions-ID-Werte ein Netto von null ergeben.

Gängige Begriffe für Transaktions-ID

Transaktions-IDs können je nach Software unterschiedlich bezeichnet werden. Einige gängige Alternativen sind:

• Dokumentnummer
• Journalnummer
• Transaktion
• Referenz / Referenznummer / Ref / Ref-Nummer
• ID

Mögliche Herausforderungen

• Buchungen werden möglicherweise nicht in Form von Transaktionen erfasst (d. h. Aufzeichnungen erfolgen in monatlichen Chargen)
• Einige Systeme bieten keine Transaktionskennung
• Transaktionen werden manchmal als große Chargen erfasst, wenn sie von einem System in ein anderes importiert werden

Transaktions-ID und Datenintegrität

Beim Umgang mit großen Chargentransaktionen ist es wichtig, die Chargen zu verstehen, um festzustellen, ob sie weiter aufgeteilt werden können und sollten.

Einige Chargen müssen nicht aufgeteilt werden (zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung, Lastschriften zu Gutschriften bilden eine Eins-zu-Viele- oder Viele-zu-Eins-Beziehung [oder eine Wenige-zu-Viele- oder Viele-zu-Wenige-Beziehung]), während andere Chargen möglicherweise aufgeteilt werden müssen (zum Beispiel eine Charge von 1000 Buchungen, bestehend aus 500, doppelte Buchführung, übereinstimmende Paare).

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

1. Ist es angebracht, die Transaktionen weiter aufzuteilen?
2. Könnten die Transaktionen mit einer benutzerdefinierten Spaltenkombination aufgeteilt werden?
3. Könnten die Transaktionen mit einem benutzerdefinierten laufenden Summenansatz aufgeteilt werden?
4. Wenn nicht, ist es angebracht, den Smart Splitter zu verwenden?
   
   

Ich habe die Transaktions-ID in den Daten identifiziert, was nun?

Nachdem Sie nun bestimmt haben, welche Spalte(n) Sie zur Identifizierung von Transaktionen verwenden möchten, können Sie die Daten in MindBridge importieren. Die Transaktions-ID wird während des Schritts Daten überprüfen des Datenimportprozesses angewendet.

Transaktions-ID anwenden

Im Schritt Daten überprüfen wird MindBridge versuchen, logische Gruppierungen basierend auf den verfügbaren Daten zu erstellen und eine Empfehlung abzugeben, was es als die stärkste Gruppierung betrachtet.

Um die Spalten zu ändern, die zur Identifizierung der Transaktions-ID verwendet werden:

1. Öffnen Sie das Menü Transaktionskennung auswählen, um auszuwählen, welche Datenspalte(n) als Transaktions-ID verwendet werden sollen.
   Während Sie Auswahlen treffen, wird das Diagramm auf der rechten Seite automatisch eine Visualisierung der Transaktionsstruktur unter Verwendung jeder ID generieren.
2. Wenn Ihre gewünschte Transaktions-ID-Spalte nicht aufgeführt ist, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können Benutzerdefinierte Kombination auswählen.
   • Verwenden Sie das Menü Spalte auswählen, um die Spalte(n) auszuwählen, die Sie zur Gruppierung der Transaktionen im Hauptbuch verwenden möchten.
     Zum Beispiel Gruppierung von Buchungen mit derselben Transaktionsnummer und demselben Transaktionsdatum. Die Kombination mehrerer ID-Komponenten hilft, größere Transaktionen aufzuteilen und eine genauere Darstellung der einzelnen durchgeführten Transaktionen zu erstellen.
   • Verwenden Sie das + Symbol, um eine Spalte hinzuzufügen.
     Verwenden Sie das — Symbol, um eine Spalte zu entfernen.
3.  Alternativ können Sie Laufende Summe auswählen. Einige Systeme bieten keine Transaktions-ID, aber Buchungen werden in der Reihenfolge exportiert, in der sie gebucht wurden. Um Transaktions-IDs mithilfe der laufenden Summe zu erstellen, müssen Buchungen derselben Transaktion nebeneinander liegen. Dies ermöglicht es Ihnen, Transaktionsgruppierungen zu erkennen, wenn Ihre laufende Summe wieder auf null zurückkehrt.
   • Verwenden Sie das Menü Spalte auswählen, um die Spalte(n) auszuwählen, die Sie zur Sortierung der Transaktionen im Hauptbuch verwenden möchten.
     Zum Beispiel Sortierung von Buchungen nach Transaktionsnummer und Transaktionsdatum. Die Kombination mehrerer ID-Komponenten hilft, größere Transaktionen aufzuteilen und eine genauere Darstellung der einzelnen durchgeführten Transaktionen zu erstellen.
   • Verwenden Sie das + Symbol, um eine Spalte hinzuzufügen.
     Verwenden Sie das — Symbol, um eine Spalte zu entfernen
4. Wählen Sie Vorschau generieren, um das Diagramm auf der rechten Seite zu aktualisieren.
5. Wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie Weiter, um zum nächsten Schritt des Importprozesses zu gelangen.

Zusammenfassungsdiagramm der Transaktionslänge

Die Balken in diesem Diagramm repräsentieren die Anzahl der Buchungen, die jede Transaktion unter den angewendeten Bedingungen enthält (d. h. die angewendete Transaktions-ID). Die Anzahl der Buchungen zeigt das Granularitätsniveau der ausgewählten Transaktions-ID an, ob sie kleinere, genauere Transaktionsstrukturen oder größere, weniger genaue Chargentransaktionsstrukturen darstellt.

Es wird empfohlen, ein hohes Granularitätsniveau zu erreichen und die Anzahl sehr großer Chargentransaktionen zu reduzieren. Daher sollten die meisten Transaktionen aus 2-4 Buchungen bestehen, und Einzelbuchungen und unausgeglichene Transaktionen sollten vermieden werden.

Datenintegritätsprüfungen

Die unten angezeigten Datenintegritätsprüfungen unter dem Transaktionsdiagramm können Ihnen helfen zu validieren, ob die richtige Transaktions-ID angewendet wurde. Diese Prüfungen zeigen das Vorhandensein von Einzelbuchungstransaktionen, Transaktionsungleichgewichten, mehreren Buchungsdaten und mehr an. Sie heben auch alle allgemeinen Ungleichgewichte oder fehlenden Informationen im Datensatz hervor, die Ihre Analyse beeinflussen werden.

Wählen Sie eine Transaktions-ID, die grüne Häkchen für alle 6 Datenintegritätsprüfungen ergibt:

• Ihr Hauptbuch hat ausgeglichene Lastschriften und Gutschriften
• Ihr Hauptbuch enthält keine Einzelbuchungstransaktionen
• Ihr Hauptbuch enthält keine unausgeglichenen Mehrfachbuchungstransaktionen
• Ihr Hauptbuch enthält keine sehr großen Transaktionen
• Keine Transaktionen umfassen mehr als ein Buchungsdatum
• Ihr Hauptbuch enthält alle Pflichtinformationen für alle Aufzeichnungen
  
  

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