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Daten-Checkliste: Hauptbuch (gewinnorientiert und nicht gewinnorientiert)

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie mehr über die Datenkomponenten und Felder, die für die Durchführung einer Hauptbuchanalyse in MindBridge erforderlich sind. 

MindBridge bietet leistungsstarke Analysen mit minimalen Daten, aber der Import zusätzlicher Datenfelder ermöglicht zusätzliche Funktionen und Filterfunktionen (z. B. Suche nach Unternehmen, Zweigstelle, Kostenstelle, Abteilung usw.), sodass die Ergebnisse effizienter und effektiver analysiert werden können.

Hauptbuchdaten (erforderlich)

Ein Hauptbuch ist ein Buch mit Konten, das detaillierte Informationen zu Buchungen enthält, einschließlich ihrer jeweiligen Lastschriften oder Gutschriften und zugehörigen Kontonummern. Wenn Sie das Hauptbuch in MindBridge importieren, können Sie einen Bericht zur Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Die Hauptbuchdatei sollte aus einem ERP- oder Buchhaltungssystem im Format .xlsx und/oder .csv exportiert werden. Beachten Sie, dass bei der Arbeit mit Quickbooks Desktop oder Quickbooks Online empfohlen wird, einen Journalbericht anstelle eines Hauptbuchberichts zu exportieren. 

#

Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft 

1

Konto-ID

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgabe
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Expertenbewertung
  • Geldflussanalyse
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung des Berichtszeitraums
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Buchungsdatum

Das Datum der Buchung im Ledger, unabhängig davon, wann der Eintrag gebucht wurde. Dieses Datum kann auch als „Buchhaltungsdatum“ bezeichnet werden.

Beispiel: 2014-01-01 (JJJJ-MM-TT)

Ja
  • Anpassung des Analysezeitraums
  • Duplikat
  • Ende des Analysezeitraums
  • Ende des Berichtszeitraums
  • Beginn des Analysezeitraums
  • Beginn des Berichtszeitraums
  • Zurückgebucht
  • Rückbuchung
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Anpassung der Berichterstattung
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)
  • Wochenendbuchung

4

Soll

Der Lastschriftwert des Eintrags.

Beispiel: 19,834.22

Ja
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unausgeglichene Gutschriften und Belastungen
  • Ungewöhnliche Beträge
  • Nullbuchung

5

Haben

Der Kreditwert des Eintrags.

Beispiel: 19,834.22

Ja
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unausgeglichene Gutschriften und Belastungen
  • Ungewöhnliche Beträge
  • Nullbuchung

6

Betrag

Der Wert des Eintrags, der entweder positiv (d. h. Lastschrift) oder negativ (d. h. Gutschrift) sein kann.

Beispiel: 

19.834,22 (Sollposition)

-19.834,22 (Kreditposition)

Hinweis: „Betrag” ist ein alternatives Feld für Hauptbücher, die keine in getrennte Soll- und Haben-Felder aufgeteilten Einträge vorsehen.

Nein
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unausgeglichene Gutschriften und Belastungen
  • Ungewöhnliche Beträge
  • Nullbuchung

7

Erfassungsdatum

Das Datum, an dem der Eintrag im Hauptbuch gebucht wurde, unabhängig davon, wann er im Buchhaltungszyklus wirksam wird.

Beispiel: 2014-01-01 (JJJJ-MM-TT)

Nein

N/A

8

Transaktions-ID

Die Transaktions-ID ist ein eindeutiger Code, der jede der Buchungen identifiziert.

Beispiel: 6524

Ja

Alle Kontrollpunkte auf Transaktionsebene

9

Transaktionsart

Dies stellt die „Klassifizierung“ der Transaktion dar; in der Regel basierend auf einer vordefinierten Liste.

Beispiele: Bargeldbelege, Barauszahlungen, allgemeine Zeitschrift, Gutschrift, Käufe, Verkäufe.

Nein
  • Manuelle Buchung

10

Memo

Eine Beschreibung der Buchung. In der Regel werden sie manuell gebucht und liefern den Kontext der Transaktion durch beschreibenden Inhalt oder die Verwendung von Codes.

Beispiel: Diese wurde am 7. Dezember von Konto XYZ bezahlt. Es handelte sich um eine manuelle Eingabe.

Nein
  • Komplexes Instrument
  • Leeres Textfeld
  • Verdächtige Schlüsselwörter

11

Quelle

Eine Beschreibung, wie der Buchungsbeleg entstanden ist (d. h. ein System, ein manueller Eintrag usw.).

Beispiel: 

Hauptbuch (HB)

Gehaltsabrechnung (PR)

Nein
  • Manuelle Buchung
  • Nullbuchung

12

Benutzer-ID

Der Name oder Identifizierungscode des Benutzers, der für die Erstellung/Buchung des Buchungsbelegs verantwortlich ist.

Beispiel: Paul Johnson oder 10922

Nein

N/A

 

Eröffnungssaldo Daten (optional)

Dieses Dokument listet die Kontokennungen, Kontobeschreibungen und den offenen Barsaldo für jedes Bilanzkonto auf. Um einen konsistenten Überblick über die Eröffnungsbilanz und das Hauptbuch zu erhalten, sollten in der Eröffnungsbilanzdatei Abschlussbuchungen vorgenommen werden (Übertragung des Nettosaldos der Erlös- und Aufwandskonten auf Eigenkapitalkonten), und die Salden sollten auch mit dem veröffentlichten Jahresabschluss des Vorjahres übereinstimmen.

Wenn Sie eine Eröffnungssaldo-Datei in MindBridge importieren, können Sie einen Bilanzbericht erstellen. 

#

Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft 

1

Konto-ID

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgabe
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Expertenbewertung
  • Geldflussanalyse
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Kontostand

Der aktuellste Saldo für jedes der Konten (weitere Informationen finden Sie in der Anmerkung unter der Tabelle „Abschlusssaldo“).

Beispiel: 18,152.16

Ja
  • Wesentlicher Wert

 

Schlussbilanz Daten (optional)

Dieses Dokument listet die Kontokennungen, Kontobeschreibungen und den Schlusssaldo für jedes Konto auf.Die Schlussbilanz sollte den aktuellsten Betrag in jedem der Konten widerspiegeln.

Der Import einer Eröffnungs- und Schlussbilanz-Datei in MindBridge ermöglicht die Erstellung eines Vollständigkeitsberichts vor der Analyse.. Die Schlussbilanz wird nur in diesem Bericht verwendet und ersetzt keine berechneten Salden in MindBridge.

Hinweis: Wenn das bereitgestellte Hauptbuch keine Anpassungseinträge enthält, sollte die Schlussbilanz-Datei eine nicht angepasste Summen- und Saldenliste sein.

#

Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft 

1

Konto-ID

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgabe
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Expertenbewertung
  • Geldflussanalyse
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Kontostand

Der aktuellste Saldo für jedes der Konten (siehe Anmerkung unter der Schlussbilanz-Tabelle)

Beispiel: 18,152.16

Ja
  • Wesentlicher Wert
Hinweis: Für die Schlussbilanz kann entweder der nicht bereinigte oder der bereinigte Saldo verwendet werden. Die bereitgestellten Daten können vom Zeitpunkt der durchzuführenden Analyse abhängen (d. h. vor dem Jahresabschluss, direkt nach dem Jahresende oder nach der Ausgabe des Finanzberichts für vorläufige Analysezwecke).

Falls der Saldo angepasst wird, sollten die Hauptbuchdaten mit den Anpassungen übereinstimmen und auch die Anpassungseinträge enthalten. Aus diesem Grund sollte die Schlussbilanz gleichzeitig mit den Hauptbuchdaten erstellt werden, um etwaige Unterschiede bei Transaktionen sowie bei Salden zu vermeiden. 

Diese Formeln zeigen das Konzept und die Beziehung zwischen den Schlusssalden und dem Hauptbuch.

  • Schlussbilanz = Eröffnungssaldo + Hauptbuchdatenaktivität 
  • Abschluss des angepassten Saldos = Eröffnungssaldo + Hauptbuchdatenaktivität + Anpassung der Buchungsaktivität

Kontenplan-Daten

Dieses Dokument ist ein Index der Finanzkonten, die im Hauptbuch des Unternehmens vorhanden sind.


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Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft 

1

Konto-ID

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgabe
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Expertenbewertung
  • Geldflussanalyse
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Ja

N/A 

 

MindBridge Account Classification (MAC)-Codesystem

Um die einzigartigen Konten Ihres Kunden zu klassifizieren, verwendet MindBridge das Codesystem MindBridge Account Classification (MAC-Codesystem), um Konten über eine Vielzahl von Branchen hinweg in einem einzigen, konsistenten Klassifizierungssystem abzubilden. 

Erfahren Sie, wie MindBridge Konten mithilfe von MAC-Codes klassifiziert. 

Diese Spalte kann mit dem Filterersteller gefiltert werden und betrifft folgende Kontrollpunkte:

  • Barausgabe
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Aufwandsflut
  • Expertenbewertung
  • Geldflussanalyse
  • Mittel-Aufwandsflut
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • „Ungewöhnlicher Betrag nach Benutzer“ (wiederkehrend)
Hinweis: GIFI-Codes (Kanada-Steuercodes) können anstelle von MAC-Codes verwendet werden und erfordern keine erneute Zuordnung.

Zwischenanalyse Daten

Die Zwischenanalyse berücksichtigt teilweise Hauptbuchdaten (die Analyse kann beispielsweise 9 Monate Hauptbuchaktivität statt 12 Monate umfassen). Für die Zwischenanalyse gilt das gleiche Konzept eines Hauptbuchs, der Unterschied besteht darin, dass der Zeitraum nicht das gesamte Geschäftsjahr beinhaltet. Die Analyse kann auch nach Erhalt der vollständigen Hauptbuchdaten durchgeführt und aufgerufen werden.

Informationen zu den Datenfeldern im Zusammenhang mit den Zwischenanalysedaten finden Sie im Abschnitt Hauptbuchdaten in diesem Dokument.

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