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Daten-Checkliste: Hauptbuch (gewinnorientiert und nicht gewinnorientiert)

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie mehr über die Datendateien und Felder, die für die Durchführung einer Hauptbuchanalyse in MindBridge erforderlich sind.

MindBridge bietet leistungsstarke Analysen mit einem Minimum an erforderlichen Daten. Wenn Sie jedoch zusätzliche Datenfelder importieren, können Sie auf zusätzliche Funktionen und Filtermöglichkeiten zugreifen (z. B. Suche nach Unternehmen, Filiale, Transaktionsart, Kostenstelle, Abteilung usw.), mit denen Sie die Ergebnisse effizienter und effektiver analysieren können.

Hauptbuchdaten (erforderlich)

Ein Hauptbuch ist ein Datensatz, der alle Journalbuchungen (z. B. Transaktionsdaten) enthält, die ein Unternehmen zur Erstellung seiner Jahresabschlüsse benötigt. Dies ist die Hauptdatei, die für jede Hauptbuchanalyse erforderlich ist.

Die Hauptbuchdatei sollte aus einem ERP- oder Buchhaltungssystem im Format .xlsx und/oder .csv exportiert werden.

Beachten Sie, dass bei der Arbeit mit Quickbooks Desktop oder Quickbooks Online empfohlen wird, einen Journalbericht anstelle eines Hauptbuchberichts zu exportieren.

#

Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft

1

Kontonummer

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgaben
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Experten-Regeln
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung des Berichtszeitraums
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Buchungsdatum

Das Datum, an dem die Journalbuchung im Hauptbuch wirksam wird, unabhängig davon, wann die Buchung eingegeben wurde. Dieses Datum kann auch als „Buchhaltungsdatum“ bezeichnet werden.

Beispiel: 2014-01-01 (JJJJ-MM-TT)

Ja
  • Analysezeitraum
  • Anpassung
  • Duplikat
  • Ende des Analysezeitraums
  • Ende des Berichtszeitraums
  • Beginn des Analysezeitraums
  • Beginn des Berichtszeitraums
  • Zurückgebucht
  • Rückbuchung
  • Bargeld zu Forderungsausfall
  • Umwandlung
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Anpassung der Berichterstattung

4

Soll

Das Soll des Eintrags.

Beispiel: 19.834,22

Ja
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unsaldierte Soll- und Haben
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • Nullbuchung

5

Haben

Das Haben des Eintrags.

Beispiel: 19.834,22

Ja
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit
  • Fonds)
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unsaldierte Soll- und Haben
  • Ungewöhnlicher Betrag
  • Nullbuchung

6

Betrag

Der Wert des Eintrags, der entweder positiv (d. h. Lastschrift) oder negativ (d. h. Gutschrift) sein kann.

Beispiel:

19.834,22 (Soll)

-19.834,22 (Haben)

Hinweis: „Betrag” ist ein alternatives Feld für Hauptbücher, die keine in getrennte Soll- und Haben-Felder aufgeteilten Einträge vorsehen.

Nein
  • 2-stelliger Benford
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Hoher Geldwert
  • Interfund-Transfer
  • Letzte 3 Ziffern
  • Wesentlicher Wert
  • Ausreißeranomalie
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Unsaldierte Soll- und Haben
  • Ungewöhnliche Beträge
  • Nullbuchung

7

Erfassungsdatum

Das Datum, an dem der Eintrag im Hauptbuch gebucht wurde, unabhängig davon, wann er im Buchhaltungszyklus wirksam wird.

Beispiel: 2014-01-01 (JJJJ-MM-TT)

Nein
  • Wochenendbuchung

8

Transaktions-ID

Die Transaktions-ID ist ein eindeutiger Code, der jede der Buchungen identifiziert.

Beispiel: 6524

Ja

Alle Kontrollpunkte auf Transaktionsebene

9

Transaktionsart

Dies stellt die „Klassifizierung“ der Transaktion dar; in der Regel basierend auf einer vordefinierten Liste.

Beispiele: Bargeldbelege, Barauszahlungen, allgemeine Zeitschrift, Gutschrift, Käufe, Verkäufe.

Nein
  • Manuelle Buchung

10

Buchungstext

Eine Beschreibung der Buchung. Sie wird normalerweise manuell eingegeben und enthält eine Beschreibung der Buchung.

Beispiel: Diese wurde am 7. Dezember von Konto XYZ bezahlt.

Nein
  • Komplexes Instrument
  • Leeres Textfeld
  • Verdächtiges Schlüsselwort

11

Quelle

Die Quelle der Journalbuchung.

Beispiel:

Hauptbuch (HB)

Gehaltsabrechnung (PR)

Nein

 N/A

12

Benutzer-ID

Der Name oder Code des Benutzers, der für die Erstellung der Journalbuchung verantwortlich ist.

Beispiel: Paul Johnson oder 10922

Nein

N/A

 

Eröffnungssaldo Daten (optional)

Dieses Dokument führt den Eröffnungssaldo für alle Hauptbuchkonten auf. Die Eröffnungssaldodatei sollte die Nachbuchungen des Vorjahres enthalten (z. B. Top-Side-Journaleinträge, Einnahmen- und Ausgabenabschlussbuchungen). Es ist bewährte Praxis, sicherzustellen, dass die Salden mit dem Jahresabschluss des Vorjahres übereinstimmen.

Das Importieren einer Eröffnungssaldodatei ermöglicht MindBridge die Erstellung eines Bilanzberichts.

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Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft

1

Kontonummer

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgaben
  • Bargeld zu Forderungsausfall
  • Umwandlung
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Experten-Regeln
  • Geldflussanalyse
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Kontostand

Der aktuellste Saldo für jedes der Konten (weitere Informationen finden Sie in der Anmerkung unter der Tabelle „Abschlusssaldo“).

Beispiel: 18.152,16

Ja
  • Wesentlicher Wert

 

Schlussbilanz Daten (optional)

In diesem Dokument sind die Kontokennungen, Kontobeschreibungen und der Abschlussbarsaldo für jedes Konto aufgeführt. Der Abschlusssaldo sollte den aktuellsten Betrag in jedem der Konten widerspiegeln.

Der Import einer Eröffnungs- und Schlussbilanz-Datei ermöglicht MindBridge die Erstellung eines Vollständigkeitsberichts vor der Analyse. Die Schlussbilanz wird nur in diesem Bericht verwendet und ersetzt keine berechneten Salden in MindBridge.

Hinweis: Wenn das bereitgestellte Hauptbuch keine Anpassungseinträge enthält, sollte die Schlussbilanz-Datei eine nicht angepasste Summen- und Saldenliste sein.

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Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft

1

Kontonummer

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgaben
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Experten-Regeln
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Nein

N/A

3

Kontostand

Der aktuellste Saldo für jedes der Konten (siehe Anmerkung unter der Schlussbilanz-Tabelle)

Beispiel: 18.152,16

Ja
  • Wesentlicher Wert
Hinweis: Für die Schlussbilanz kann entweder der nicht bereinigte oder der bereinigte Saldo verwendet werden. Die bereitgestellten Daten können vom Zeitpunkt der durchzuführenden Analyse abhängen (d. h. vor dem Jahresabschluss, direkt nach dem Jahresende oder nach der Ausgabe des Finanzberichts für vorläufige Analysezwecke).

Falls der Saldo angepasst wird, sollten die Hauptbuchdaten mit den Anpassungen übereinstimmen und auch die Anpassungseinträge enthalten. Aus diesem Grund sollte die Schlussbilanz gleichzeitig mit den Hauptbuchdaten erstellt werden, um etwaige Unterschiede bei Transaktionen sowie bei Salden zu vermeiden.

Diese Formeln zeigen das Konzept und die Beziehung zwischen den Schlusssalden und dem Hauptbuch.

  • Schlussbilanz = Eröffnungssaldo + Hauptbuchdatenaktivität
  • Abschluss des angepassten Saldos = Eröffnungssaldo + Hauptbuchdatenaktivität + Anpassung der Buchungsaktivität

Kontenplan-Daten

Dieses Dokument ist ein Index der Finanzkonten, die im Hauptbuch des Unternehmens vorhanden sind.

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Feldname

Beschreibung

Erforderlich?

Kontrollpunkte in Kraft

1

Kontonummer

Die Kennung für das Hauptbuch-Finanzkonto. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: 14028

Ja
  • Barausgaben
  • Bargeld zu Forderungsausfall
  • Umwandlung
  • Komplexe Struktur
  • Duplikat
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Experten-Regeln
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Anpassung der Berichterstattung
  • Rückbuchung
  • Zurückgebucht
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag

2

Kontobeschreibung

Der Name des Hauptbuch-Finanzkontos. Diese Informationen finden Sie auch im Kontenplan.

Beispiel: Bargeld und Barmittel

Ja

N/A

 

MindBridge Account Classification (MAC)-Codesystem

Um die einzigartigen Konten Ihres Kunden zu klassifizieren, verwendet MindBridge das Codesystem MindBridge Account Classification (MAC-Codesystem), um Konten über eine Vielzahl von Branchen hinweg in einem einzigen, konsistenten Klassifizierungssystem abzubilden.

Erfahren Sie, wie MindBridge Konten mithilfe von MAC-Codes klassifiziert.

Diese Spalte kann mit dem Filterersteller gefiltert werden und betrifft folgende Kontrollpunkte:

  • Barausgaben
  • Umwandlung von Bargeld in Forderungsausfall
  • Aufwandsflut
  • Aufwandsflut (NFP mit Fonds)
  • Experten-Regeln
  • Geldflussanalyse
  • Ausreißeranomalie
  • Seltene Bewegung
  • Ausgaben aufteilen (einzelne Transaktion)
  • Ausgaben aufteilen (mehrere Transaktionen)
  • Ungewöhnlicher Betrag
Hinweis: GIFI-Codes (Kanada-Steuercodes) können anstelle von MAC-Codes verwendet werden und erfordern keine erneute Zuordnung.

Zwischenanalyse Daten

Die Zwischenanalyse berücksichtigt teilweise Hauptbuchdaten (die Analyse kann beispielsweise 9 Monate Hauptbuchaktivität statt 12 Monate umfassen). Für die Zwischenanalyse gilt das gleiche Konzept eines Hauptbuchs, der Unterschied besteht darin, dass der Zeitraum nicht das gesamte Geschäftsjahr beinhaltet. Die Analyse kann auch nach Erhalt der vollständigen Hauptbuchdaten durchgeführt und aufgerufen werden.

Informationen zu den Datenfeldern im Zusammenhang mit den Zwischenanalysedaten finden Sie im Abschnitt Hauptbuchdaten in diesem Dokument.

Möchten Sie sonst noch etwas wissen? Sie können auch mit uns chatten oder eine Anfrage für weitere Unterstützung zusenden.

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