Résumé
Le but de la vérification de l'exhaustivité pré-analytique est de vérifier que l'équation suivante est vraie pour tous les comptes trouvés à la fois sur le GL et le TB :
Solde d'ouverture + activité GL = Solde de clôture
Méthodes
Nous avons 2 méthodes recommandées pour effectuer la vérification de l'exhaustivité pré-analytique.
- Via la page de données MindBridge : consultez Vérification de l'exhaustivité pré-analytique (Grand Livre)
- Veuillez noter que cette méthode serait nécessaire si vos fichiers GL dépassent la limite de 1M de rangées d'Excel
- Utiliser Excel pour calculer les soldes.
Exécution de la vérification de l'exhaustivité à l'aide d'Excel - Formatage de la Balance de Vérification
Pour exécuter la vérification de l'exhaustivité dans Excel, nous devrons d'abord déterminer l'activité TB pour l'année. Cela se fait en soustrayant le solde d'ouverture du solde de clôture :
Activité = Solde de clôture – Solde d'ouverture
Nous recommanderions d'exporter la version non groupée de la HAÜ à cette fin.
Exemple de ce à quoi ressemble une HAÜ standard non groupée :
Avant de calculer l'activité, assurez-vous de changer les soldes de départ pour tous les comptes de résultat à 0. Consultez notre guide sur Mise à zéro des écritures de solde d'ouverture pour les comptes de revenus et de dépenses pour une explication détaillée sur la façon d'y parvenir.
Notre prochaine étape est de créer la colonne d'activité. Pour ce faire, cliquez dans la première colonne vide de la rangée 2 qui, dans notre cas, est la cellule F2. Maintenant, nous voudrons soustraire la cellule D2 contenant le solde de départ de la cellule C2 qui contient le solde de clôture. Tapez =C2-D2 dans la cellule F2 puis appuyez sur Entrée. Cela calculera l'activité TB pour la première rangée.
Nous voudrons maintenant calculer la même chose pour le reste des rangées. Pour ce faire, nous pouvons simplement double-cliquer sur le coin inférieur droit de la cellule où se trouve le petit rectangle vert. Cela remplira la formule que nous avons utilisée dans la cellule F2 pour toutes les autres rangées.
Vous pourriez remarquer que certaines cellules affichent “##########” au lieu d'un nombre, c'est simplement parce que le nombre est trop grand pour être affiché correctement. Pour résoudre ce problème, nous pouvons étendre la longueur de la colonne en double-cliquant sur la poignée droite de la lettre de la colonne “F”, une fois fait, la colonne F devrait ressembler à ce qui suit.
Pour finaliser les choses, ajoutez un en-tête de colonne significatif à la cellule F1, c'est-à-dire Activité, puis enregistrez votre fichier.
Nous avons maintenant terminé la préparation de la partie TB des exigences de vérification de l'exhaustivité.
Passons maintenant à la partie GL.
Exécution de la vérification de l'exhaustivité à l'aide d'Excel - Formatage du Grand Livre
Nous voudrons additionner les activités des comptes GL pour chaque compte. Une façon de le faire est de créer un tableau croisé dynamique. Avec votre curseur placé à l'intérieur de vos données GL ; naviguez vers le ruban “Insertion” puis cliquez sur “Tableau croisé dynamique” comme indiqué ci-dessous.
Laissez tout par défaut dans la fenêtre résultante et appuyez sur “OK”
Cela créera une nouvelle feuille avec l'interface suivante.
À partir des champs de tableau croisé dynamique que vous voyez à droite, nous voudrons faire glisser la colonne “Numéro de compte” dans le champ “Rangées” et la ou les colonnes “Montant” dans le champ “Valeurs”.
Cela additionnera les colonnes “Montant” pour chacune des colonnes “Numéro de compte”. Si vous avez à la fois des colonnes Soll et Haben, nous voudrons convertir ces deux colonnes en une seule. Pour ce faire, naviguez vers le ruban “Analyser le tableau croisé dynamique” puis cliquez sur le menu déroulant “Champs, éléments et ensembles” suivi de “Champ calculé…”.
Dans la fenêtre résultante, nous voudrons changer la formule au format suivant =Nom de la colonne Soll – Nom de la colonne Haben. Dans notre cas, notre formule serait = Soll – Haben. Bien que non requis, nous devrions également mettre à jour le champ Nom pour plus de clarté, pour notre exemple, nous avons mis à jour le nom en “Betrag”. Maintenant, appuyez sur OK.
Cela créera notre nouvelle colonne Betrag dans le tableau croisé dynamique.
Vérification que l'activité GL équivaut à l'activité TB
Nous avons maintenant à la fois notre activité TB et notre activité GL prêtes. Nous voudrons vérifier que ces activités correspondent. Pour ce faire, nous devrons tirer les deux colonnes d'activités dans la même feuille de calcul. Une façon d'y parvenir est d'utiliser la formule RECHERCHEV. Je recommanderais de tirer l'activité GL dans la HAÜ.
En revenant au fichier HAÜ, cliquez dans la rangée 2 d'une colonne vide, nous utiliserons la cellule G2 pour notre exemple.
La formule RECHERCHEV prend 4 arguments séparés par une virgule.
- La colonne que nous recherchons, cette colonne doit exister dans les deux fichiers/tableaux
- L'étendue où rechercher la colonne utilisée en 1 dans l'autre fichier/tableau
- Le numéro de colonne des données que vous souhaitez récupérer
- L'option de recherche en utilisant une valeur approximative ou exacte. Nous voudrons presque toujours faire une recherche exacte qui est indiquée par le numéro “0”.
Dans notre exemple, notre formule ressemblera à ce qui suit : =RECHERCHEV(A2,'[FormattedV2_GDPdU 2022.xlsx]Sheet2'!$A:$D,4,0) – version allemande équivalente : =SVERWEIS(A2;'[FormattedV2_GDPdU 2022.xlsx]Sheet2'!$A:$D;4;0)
Pour une formation supplémentaire sur RECHERCHEV, veuillez consulter le guide officiel de Microsoft au lien suivant : https://support.microsoft.com/en-us/office/vlookup-function-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1
Maintenant que nous avons intégré l'activité GL dans notre fichier HAÜ, tirez la formule vers le bas pour le reste des rangées, une fois terminé, votre fichier HAÜ ressemblera à quelque chose comme ce qui suit :
Notre dernière étape est de comparer l'activité HAÜ à celle du GL. Pour ce faire, cliquez sur une colonne vide, dans notre exemple, la colonne H et tapez =ARRONDI(F2,2)=ARRONDI(G2,2) et remplissez vers le bas. Dans cette formule, nous arrondissons les activités à 2 chiffres puis comparons les deux.
Toutes les valeurs TRUE signifieront que l'activité du compte sur la HAÜ/TB est égale à l'activité sur le GL. Toutes les valeurs FALSE signifient qu'elles ne sont pas égales et #N/A signifierait que le compte n'est pas trouvé sur le GL.
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