Zusammenfassung
Der Zweck der Vollständigkeitsüberprüfung vor der Analyse besteht darin, zu überprüfen, ob die folgende Gleichung für alle Konten im HB und in der SuSa zutrifft:
Eröffnungssaldo + HB-Aktivität = Schlussbilanz
Methoden
Wir haben 2 empfohlene Methoden zur Durchführung der Vollständigkeitsüberprüfung vor der Analyse.
- Über die MindBridge-Datenseite: siehe Vollständigkeitsüberprüfung vor der Analyse (Hauptbuch)
- Bitte beachten Sie, dass diese Methode erforderlich ist, wenn Ihre HB-Dateien das Excel-1M-Zeilenlimit überschreiten
- Verwendung von Excel zur Berechnung der Bilanzen.
Durchführung der Vollständigkeitsprüfung mit Excel - Formatierung der Summen- und Saldenliste
Um die Vollständigkeitsprüfung in Excel durchzuführen, müssen wir zunächst die SuSa-Aktivität für das Jahr bestimmen. Dies geschieht, indem der Eröffnungssaldo von der Schlussbilanz subtrahiert wird:
Aktivität = Schlussbilanz – Eröffnungssaldo
Wir empfehlen, die ungruppierte Version der HAÜ für diesen Zweck zu exportieren.
Beispiel, wie eine standardmäßige ungruppierte HAÜ aussieht:
Bevor Sie die Aktivität berechnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Anfangssalden für alle Gewinn- und Verlustkonten auf 0 setzen. Sehen Sie sich unseren Leitfaden Nullstellung der Eröffnungssaldenbuchungen für Einnahmen- und Ausgabenkonten an, um eine detaillierte Erklärung zu erhalten, wie dies erreicht werden kann.
Unser nächster Schritt ist die Erstellung der Aktivitätsspalte. Klicken Sie dazu in die erste leere Spalte in Zeile 2, die in unserem Fall die Zelle F2 ist. Nun möchten wir die Zelle D2, die den Anfangssaldo enthält, von der Zelle C2 subtrahieren, die den Endsaldo enthält. Geben Sie in Zelle F2 =C2-D2 ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dies berechnet die SuSa-Aktivität für die erste Zeile.
Nun möchten wir dasselbe für die restlichen Zeilen berechnen. Dazu können wir einfach auf die untere rechte Ecke der Zelle doppelklicken, wo sich das kleine grüne Rechteck befindet. Dies füllt die Formel, die wir in Zelle F2 verwendet haben, in alle anderen Zeilen aus.
Sie werden möglicherweise feststellen, dass einige der Zellen „##########“ anstelle einer Zahl anzeigen. Dies liegt einfach daran, dass die Zahl zu groß ist, um richtig angezeigt zu werden. Um dies zu beheben, können wir die Länge der Spalte erweitern, indem wir auf den rechten Griff des Spaltenbuchstabens „F“ doppelklicken. Sobald dies erledigt ist, sollte Spalte F wie folgt aussehen.
Um die Dinge abzuschließen, fügen Sie der Zelle F1 eine aussagekräftige Spaltenüberschrift hinzu, z. B. Aktivität, und speichern Sie Ihre Datei.
Wir sind nun mit der Vorbereitung des SuSa-Teils der Vollständigkeitsprüfungsanforderungen fertig.
Lassen Sie uns nun zum HB-Teil übergehen.
Durchführung der Vollständigkeitsprüfung mit Excel - Formatierung des Hauptbuchs
Wir möchten die HB-Kontoaktivitäten für jedes Konto summieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Platzieren Sie den Cursor in Ihren HB-Daten; navigieren Sie zum „Einfügen“-Menüband und klicken Sie auf „PivotTable“, wie unten gezeigt.
Lassen Sie im resultierenden Fenster alles auf den Standardwerten und drücken Sie „OK“
Dies erstellt ein neues Arbeitsblatt mit der folgenden Benutzeroberfläche.
Von den PivotTable-Feldern, die Sie auf der rechten Seite sehen, möchten wir die Spalte „Kontonummer“ in das „Zeilen“-Feld und die Spalte(n) „Betrag“ in das „Werte“-Feld ziehen.
Dies summiert die „Betrag“-Spalten für jede der „Kontonummer“-Spalten. Wenn Sie sowohl Soll- als auch Haben-Spalten haben, möchten wir diese beiden Spalten in eine umwandeln. Navigieren Sie dazu zum Menüband „PivotTable-Analyse“ und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Felder, Elemente und Sätze“ gefolgt von „Berechnetes Feld…“.
Im resultierenden Fenster möchten wir die Formel in das folgende Format ändern =Name der Soll-Spalte – Name der Haben-Spalte. In unserem Fall wäre unsere Formel = Soll – Haben. Obwohl nicht erforderlich, sollten wir auch das Namensfeld zur Klarheit aktualisieren. In unserem Beispiel haben wir den Namen in „Betrag“ geändert. Drücken Sie nun OK.
Dies erstellt unsere neue Betrag-Spalte als Teil der Pivot-Tabelle.
Überprüfung, ob die HB-Aktivität der SuSa-Aktivität entspricht
Wir haben nun sowohl unsere SuSa-Aktivität als auch die HB-Aktivität bereit. Wir möchten überprüfen, ob diese Aktivitäten übereinstimmen. Dazu müssen wir die beiden Aktivitätsspalten in dasselbe Arbeitsblatt ziehen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die SVERWEIS-Formel zu verwenden. Ich würde empfehlen, die HB-Aktivität in die HAÜ zu ziehen.
Gehen Sie zurück zur HAÜ-Datei und klicken Sie in Zeile 2 einer leeren Spalte, wir verwenden Zelle G2 für unser Beispiel.
Die SVERWEIS-Formel nimmt 4 Argumente, die durch ein Komma getrennt sind.
- Die Spalte, nach der wir suchen, diese Spalte muss in beiden Dateien/Tabellen vorhanden sein
- Der Bereich, in dem die Spalte aus 1 in der anderen Datei/Tabelle gesucht werden soll
- Die Spaltennummer der Daten, die Sie abrufen möchten
- Die Option, nach einem ungefähren oder exakten Wert zu suchen. Wir möchten fast immer eine exakte Suche durchführen, die durch die Zahl „0“ gekennzeichnet ist.
In unserem Beispiel sieht unsere Formel wie folgt aus: =SVERWEIS(A2;'[FormattedV2_GDPdU 2022.xlsx]Sheet2'!$A:$D;4;0)
Für zusätzliche Schulungen zur SVERWEIS-Formel siehe den offiziellen Microsoft-Leitfaden unter folgendem Link: https://support.microsoft.com/en-us/office/vlookup-function-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1
Nachdem wir die HB-Aktivität in unsere HAÜ-Datei gezogen haben, ziehen Sie die Formel auf die restlichen Zeilen herunter. Sobald dies erledigt ist, sieht Ihre HAÜ-Datei ungefähr wie folgt aus:
Unser letzter Schritt besteht darin, die HAÜ-Aktivität mit der HB-Aktivität zu vergleichen. Klicken Sie dazu auf eine leere Spalte, in unserem Beispiel Spalte H, und geben Sie =RUNDEN(F2;2)=RUNDEN(G2;2) ein und füllen Sie nach unten. In dieser Formel runden wir die Aktivitäten auf 2 Stellen und vergleichen dann die beiden.
Jeder TRUE-Wert bedeutet, dass die Kontoaktivität auf der HAÜ/SuSa der Aktivität auf dem HB entspricht. Jeder FALSE-Wert bedeutet, dass sie nicht gleich sind, und #N/A würde bedeuten, dass das Konto im HB nicht gefunden wurde.
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