Résumé

Découvrez les différentes étapes pour identifier et formater les données du grand livre (GL) GDPdU afin qu'elles soient prêtes à être intégrées dans MindBridge.

Pourquoi les données GDPdU doivent-elles être formatées ?

Les données GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sont un format de fichier spécifique requis par la législation fiscale allemande. Le format GDPdU n'est souvent pas compatible avec le flux de travail d'ingestion de MindBridge, d'où la nécessité de le formater. Par exemple, il y a souvent des écritures de sous-livre incluses dans le grand livre qui entraîneraient des comptes déséquilibrés et ne fourniraient pas une analyse précise. 

Ce guide vous aidera à comprendre les étapes nécessaires pour transformer les données GDPdU de votre client.

Étape 1 – Identifier l'exportation GDPdU et comprendre son contenu

La première étape pour formater les données est d'identifier et de valider l'exportation fournie par le client. Les fichiers GDPdU sont organisés sous forme de fichier zip contenant les éléments suivants :

• Un fichier DTD qui est le fichier de définition de type de document
• Un fichier index.xml contient les noms de tables et de champs en anglais basés sur les noms des tables et des champs
• Un nombre de fichiers de données, généralement au format csv ou txt, y compris le grand livre. Par défaut, ces fichiers de données n'ont pas d'en-têtes. 

Remarque : Au minimum, 3 fichiers (un DTD, un index.xml et un fichier de grand livre) sont nécessaires pour créer un fichier de grand livre pour le téléchargement dans MindBridge.

Étape 2 – Décompresser et ajouter des en-têtes aux fichiers GDPdU

Ensuite, téléchargez le fichier zip GDPdU dans le gestionnaire de fichiers MindBridge.

Une fois téléchargé, utilisez l'option Format GDPdU sous Actions pour ajouter automatiquement les données d'en-tête dans le fichier index aux fichiers de données. 

Une fois les données GDPdU décompressées, identifiez le fichier de grand livre. En général, le plus grand fichier est souvent le grand livre. Cependant, pour s'assurer que le bon fichier est formaté, demandez à votre client. 

Consultez notre article sur Dépannage des problèmes avec les exportations GDPdU pour résoudre les problèmes qui peuvent survenir lors de la décompression d'un fichier GDPdU.

Étape 3 – Définir le solde d'ouverture des comptes de revenus et de dépenses à zéro

Identifiez les comptes de revenus et de dépenses et définissez leurs soldes d'ouverture à zéro.

Lors de l'exportation de la balance de vérification à partir de logiciels comptables allemands, il est courant que le solde d'ouverture des comptes de revenus et de dépenses ait un solde de clôture de l'année précédente. MindBridge ne définit pas automatiquement les soldes d'ouverture des comptes de revenus et de dépenses à zéro.

Consultez notre article sur Mettre à zéro le solde d'ouverture des comptes de revenus et de dépenses pour un guide étape par étape.

Étape 4 – Effectuer un contrôle de complétude

Effectuer un contrôle manuel ou un contrôle de complétude dans MindBridge pour vérifier s'il y a des problèmes de complétude ou d'exactitude avec les données. 

Un contrôle de complétude implique d'effectuer le calcul suivant pour chaque compte :

                Solde d'ouverture + Activité nette du grand livre = Solde de clôture

Si le solde de clôture calculé est égal au solde de clôture dans le fichier du client, alors les données sont complètes et exactes. 

Si le solde de clôture calculé n'est pas égal au solde de clôture dans le fichier du client, alors enquêtez sur les comptes déséquilibrés.

Consultez notre article sur Effectuer un contrôle de complétude pour un guide détaillé.

Étape 5 – Si le contrôle de complétude a échoué, formatez les fichiers

Les comptes échouent souvent aux contrôles de complétude en raison de l'une des raisons suivantes, ou d'une combinaison de celles-ci :

• Données incomplètes dans la plage de données attendue dans le fichier GL
  • Vérifiez qu'aucun jour ou mois de transactions ne manque dans vos données. Si vous analysez une période de 12 mois, il est attendu qu'il y ait 12 mois de transactions disponibles dans vos données.
• Les écritures de solde d'ouverture sont incluses dans le fichier GL
  • Étant donné que les soldes d'ouverture sont inclus dans un fichier séparé, toutes les écritures de solde d'ouverture dans le grand livre doivent être supprimées, sinon elles seront comptées deux fois.
• Écritures de compte D&K, statistique ou sous-livre dans le fichier GL
  • Les écritures de compte D&K, statistique ou sous-livre doivent être supprimées ou regroupées dans des comptes spécifiques en fonction de la configuration ERP du client. 
• Les fichiers de solde d'ouverture/fermeture manquent d'écritures de redressement de l'année précédente
  • Parfois, le fichier de balance de vérification est utilisé comme fichier de solde d'ouverture ou de clôture. Si des écritures de redressement ont été effectuées sur les soldes de compte et non capturées dans le fichier de balance de vérification, les comptes seront déséquilibrés. 
• Fichiers de solde d'ouverture/fermeture avec comptes inversés
  
  • Dans le fichier, il peut y avoir des comptes qui apparaissent deux fois dans le fichier avec des positions différentes (débit ou crédit). Par exemple, "autres revenus/dépenses" peut être "autres revenus/dépenses" avec un solde débiteur et "autres revenus/dépenses" avec un solde créditeur. Comme MindBridge n'accepte pas les comptes dupliqués, un solde de compte doit être sélectionné. Souvent, la position du montant du solde de clôture est choisie comme montant du solde de clôture.

Une fois que vous avez identifié la cause principale de l'échec du contrôle de complétude, vous pouvez formater les comptes comme requis. Ci-dessous, des liens vers des guides détaillés sur la façon de résoudre les problèmes identifiés lors du contrôle de complétude :

• Identifier et supprimer les écritures de compte D&K dans le grand livre
• Identifier et supprimer les écritures de solde d'ouverture dans le grand livre
• Identifier et résoudre les comptes inversés dans la balance de vérification

Étape 6 – Réconcilier les changements

Une fois que vous avez apporté des modifications à vos fichiers, effectuez un autre contrôle de complétude pour vous assurer que les problèmes ont été résolus. C'est un processus itératif pour équilibrer les comptes. 

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