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GDPdU formatieren: Daten-Checkliste

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Schritte zur Identifizierung und Formatierung von GDPdU-Hauptbuchdaten (HB), damit diese in MindBridge übernommen werden können.

 

Warum müssen GDPdU-Daten formatiert werden?

GDPdU-Daten (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sind ein spezielles Dateiformat, das vom deutschen Steuerrecht gefordert wird. Das GDPdU-Format ist oft nicht mit dem Aufnahme-Workflow von MindBridge kompatibel, sodass es formatiert werden muss. Zum Beispiel sind im Hauptbuch häufig Nebenbucheinträge enthalten, die zu unausgeglichenen Konten führen und keine genaue Analyse ermöglichen. 

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Schritte zu verstehen, die für die Umwandlung der GDPdU-Daten Ihres Kunden erforderlich sind.

 

Schritt 1 – Identifizierung des GDPdU-Exports und Verständnis des Inhalts

Der erste Schritt zur Formatierung der Daten besteht darin, den vom Kunden bereitgestellten Export zu identifizieren und zu validieren. Die GDPdU-Dateien sind als Zip-Datei organisiert, die Folgendes enthält:

  • Eine DTD-Datei, d. h. die Dokumenttyp-Definitionsdatei
  • Eine index.xml-Datei enthält Tabellen- und Feldnamen auf Englisch basierend auf den Namen von Tabellen und Feldern
  • Eine Reihe von Datendateien, in der Regel im csv- oder txt-Format, einschließlich des Hauptbuchs. Standardmäßig haben diese Datendateien keine Kopfzeilen. 

Hinweis: Mindestens 3 Dateien (eine DTD, index.xml und eine Hauptbuchdatei) sind erforderlich, um eine Hauptbuchdatei für den MindBridge-Upload zu erstellen.

Schritt 2 – Entpacken und Hinzufügen von Kopfzeilen zu den GDPdU-Dateien

Laden Sie anschließend die GDPdU-zip-Datei in den MindBridge-Dateimanager hoch.

Verwenden Sie nach dem Hochladen die Option GDPdU formatieren unter Aktionen, um die Kopfzeilendaten in der Indexdatei automatisch zu den Datendateien hinzuzufügen. 

Nach dem Entpacken der GDPdU-Daten muss die Hauptbuchdatei identifiziert werden. Im Allgemeinen ist die größte Dateigröße häufig die des Hauptbuchs. Um jedoch sicherzustellen, dass die richtige Datei formatiert ist, fragen Sie Ihren Kunden. 

 

Lesen Sie unseren Artikel über Fehlerbehebung bei GDPdU-Exporten, um Probleme zu beheben, die beim Entpacken einer GDPdU-Datei auftreten können.

 

Schritt 3 – Eröffnungssaldo für Einnahmen- und Ausgabenkonten auf Null setzen

Identifizieren Sie Einnahmen- und Ausgabenkonten und setzen Sie ihre Eröffnungssalden auf Null.

Beim Exportieren der Summen- und Saldenliste aus einer deutschen Buchhaltungssoftware ist es üblich, dass der Eröffnungssaldo der Einnahmen- und Ausgabenkonten einen Abschlusssaldo aus dem Vorjahr aufweist. MindBridge setzt die Eröffnungssalden von Einnahmen- und Ausgabenkonten nicht automatisch auf Null.

 

In unserem Artikel über Nullstellen des Eröffnungssaldos für Einnahmen- und Ausgabenkonten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

 

Schritt 4 – Durchführen einer Vollständigkeitsprüfung

Durchführung einer manuellen Prüfung oder einer Vollständigkeitsprüfung in MindBridge, um zu überprüfen, ob es Probleme mit der Vollständigkeit oder Genauigkeit der Daten gibt. 

Bei der Vollständigkeitsprüfung wird für jedes Konto die folgende Berechnung durchgeführt:

                Eröffnungssaldo + Hauptbuch-Nettoaktivität = Schlussbilanz

Wenn die berechnete Schlussbilanz mit der Schlussbilanz in der Kundendatei übereinstimmt, dann sind die Daten vollständig und korrekt. 

Wenn die berechnete Schlussbilanz nicht mit der Schlussbilanz in der Kundendatei übereinstimmt, untersuchen Sie die abweichenden Konten.

Lesen Sie unseren Artikel über die Durchführung einer Vollständigkeitsprüfung, um eine detaillierte Anleitung zu erhalten.

 

Schritt 5 – Wenn die Vollständigkeitsprüfung fehlgeschlagen ist, formatieren Sie die Dateien

Konten scheitern aufgrund einer der folgenden Ursachen oder einer Kombination von Folgendem häufig an der Vollständigkeitsprüfung:

  • Unvollständige Daten im erwarteten Datenbereich in der HB-Datei
    • Überprüfen Sie, dass keine Tage oder Monate mit Transaktionen in Ihren Daten fehlen. Wenn Sie einen Zeitraum von 12 Monaten analysieren, ist davon auszugehen, dass in Ihren Daten 12 Monate an Transaktionen vorhanden sind.
  • Einträge für Eröffnungssalden sind in der HB-Datei enthalten
    • Da die Eröffnungssalden in einer separaten Datei enthalten sind, müssen alle Einträge für Eröffnungssalden im Hauptbuch entfernt werden, da sie sonst doppelt gezählt werden.
  • GuV-, statistische oder Nebenbuchkonten-Einträge in der HB-Datei
    • GuV-, statistische oder Nebenbuchkonten-Einträge müssen je nach ERP-Einrichtung des Kunden entweder entfernt oder in bestimmte Konten verschoben werden. 
  • In den Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien fehlen Anpassungen aus dem Vorjahr
    • Manchmal wird die Summen- und Saldenliste als Eröffnungs- oder Schlussbilanzdatei verwendet. Wenn Anpassungen an den Kontensalden vorgenommen wurden, die nicht in der Summen- und Saldenliste erfasst wurden, sind die Konten unsaldiert. 
  • Eröffnungs-/Schlussbilanz-Dateien mit Flip-Konten
    • Innerhalb der Datei kann es Konten geben, die zweimal mit unterschiedlichen Positionen (Soll oder Haben) in der Datei auftauchen. „Sonstige Einnahmen/Ausgaben“ können beispielsweise „Sonstige Einnahmen/Ausgaben“ mit einem Sollsaldo und „Sonstige Einnahmen/Ausgaben“ mit einem Habensaldo sein. Da MindBridge keine doppelten Konten akzeptiert, muss ein Saldo ausgewählt werden. Häufig wird die Position des Schlussbilanzbetrags als Abschlusssaldo gewählt.

Sobald Sie die Ursache für die fehlgeschlagene Vollständigkeitsprüfung ermittelt haben, können Sie die Konten wie gewünscht formatieren. Nachstehend finden Sie Links zu ausführlichen Anleitungen, wie Sie die bei der Vollständigkeitsprüfung festgestellten Probleme lösen können:

 

Schritt 6 – Abgleich der Änderungen

Sobald Sie Änderungen an Ihren Dateien vorgenommen haben, führen Sie eine weitere Vollständigkeitsprüfung durch, um sicherzustellen, dass die Probleme behoben wurden. Dies ist ein iterativer Prozess zum Ausgleich der Konten. 

Möchten Sie sonst noch etwas wissen? Sie können auch mit uns chatten oder eine Anfrage für weitere Unterstützung zusenden.

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