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Formatierung der GDPdU: Daten-Checkliste

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Schritte zur Identifizierung und Formatierung von GDPdU-Hauptbuchdaten (HB), damit diese in MindBridge eingelesen werden können.

 

Warum müssen GDPdU-Daten formatiert werden?

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Daten sind ein spezifisches Dateiformat, das vom deutschen Steuerrecht vorgeschrieben ist. Das GDPdU-Format ist oft nicht mit dem Einlese-Workflow von MindBridge kompatibel und muss daher formatiert werden. Zum Beispiel sind oft Nebenbuchungen im Hauptbuch enthalten, die zu unausgeglichenen Konten führen und keine genaue Analyse ermöglichen würden. 

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die erforderlichen Schritte zur Umwandlung der GDPdU-Daten Ihres Kunden zu verstehen.

 

Schritt 1 – Identifizieren des GDPdU-Exports und Verstehen seines Inhalts

Der erste Schritt zur Formatierung von Daten besteht darin, den vom Kunden bereitgestellten Export zu identifizieren und zu validieren. GDPdU-Dateien sind als Zip-Datei organisiert und enthalten Folgendes:

  • Eine DTD-Datei, die die Dokumenttypdefinitionsdatei ist
  • Eine index.xml-Datei, die Tabellen- und Feldnamen in Englisch basierend auf den Namen der Tabellen und Felder enthält
  • Eine Anzahl von Datendateien, normalerweise im CSV- oder TXT-Format, einschließlich des Hauptbuchs. Standardmäßig haben diese Datendateien keine Kopfzeilen. 

Hinweis: Mindestens 3 Dateien (eine DTD, index.xml und eine Hauptbuchdatei) sind erforderlich, um eine Hauptbuchdatei für den MindBridge-Upload zu erstellen.

Schritt 2 – Entpacken und Hinzufügen von Kopfzeilen zu den GDPdU-Dateien

Laden Sie als Nächstes die GDPdU-Zip-Datei in den MindBridge-Dateimanager hoch.

Nach dem Hochladen verwenden Sie die Option GDPdU formatieren unter Aktionen, um automatisch Kopfzeilendaten in der Indexdatei zu den Datendateien hinzuzufügen. 

Sobald die GDPdU-Daten entpackt sind, identifizieren Sie die Hauptbuchdatei. Im Allgemeinen ist die größte Dateigröße oft das Hauptbuch. Um jedoch sicherzustellen, dass die richtige Datei formatiert wird, fragen Sie Ihren Kunden. 

 

Sehen Sie sich unseren Artikel zu Fehlerbehebung bei GDPdU-Exporten an, um Probleme zu lösen, die beim Entpacken einer GDPdU-Datei auftreten können.

 

Schritt 3 – Eröffnungsbilanz für Einnahmen- und Ausgabenkonten auf Null setzen

Identifizieren Sie Einnahmen- und Ausgabenkonten und setzen Sie deren Eröffnungsbilanzen auf Null.

Beim Exportieren der Summen- und Saldenliste aus deutscher Buchhaltungssoftware ist es üblich, dass die Eröffnungsbilanz von Einnahmen- und Ausgabenkonten eine Schlussbilanz des Vorjahres aufweist. MindBridge setzt die Eröffnungsbilanzen von Einnahmen- und Ausgabenkonten nicht automatisch auf Null.

 

Sehen Sie sich unseren Artikel zu Nullstellung der Eröffnungsbilanz für Einnahmen- und Ausgabenkonten an, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erhalten.

 

Schritt 4 – Durchführung einer Vollständigkeitsprüfung

Führen Sie eine manuelle oder Vollständigkeitsprüfung in MindBridge durch, um zu überprüfen, ob es Vollständigkeits- oder Genauigkeitsprobleme mit den Daten gibt. 

Eine Vollständigkeitsprüfung umfasst die Durchführung der folgenden Berechnung für jedes Konto:

                Eröffnungsbilanz + Hauptbuch Nettoaktivität = Schlussbilanz

Wenn die berechnete Schlussbilanz gleich der Schlussbilanz in der Datei des Kunden ist, sind die Daten vollständig und genau. 

Wenn die berechnete Schlussbilanz nicht der Schlussbilanz in der Datei des Kunden entspricht, untersuchen Sie die unausgeglichenen Konten.

Sehen Sie sich unseren Artikel zu Durchführung einer Vollständigkeitsprüfung an, um eine detaillierte Anleitung zu erhalten.

 

Schritt 5 – Wenn die Vollständigkeitsprüfung fehlgeschlagen ist, formatieren Sie die Dateien

Konten fallen oft durch die Vollständigkeitsprüfungen aufgrund einer oder einer Kombination der folgenden Gründe:

  • Unvollständige Daten im erwarteten Datenbereich in der HB-Datei
    • Überprüfen Sie, ob keine Tage oder Monate von Transaktionen in Ihren Daten fehlen. Wenn Sie einen Zeitraum von 12 Monaten analysieren, wird erwartet, dass 12 Monate von Transaktionen in Ihren Daten verfügbar sind.
  • Eröffnungsbilanzbuchungen sind in der HB-Datei enthalten
    • Da Eröffnungsbilanzen in einer separaten Datei enthalten sind, müssen alle Eröffnungsbilanzbuchungen im Hauptbuch entfernt werden, da sie sonst doppelt gezählt werden.
  • D&K, statistische oder Nebenbuchkontenbuchungen in der HB-Datei
    • D&K, statistische oder Nebenbuchkontenbuchungen müssen entweder entfernt oder je nach ERP-Einrichtung des Kunden in spezifische Konten zusammengefasst werden. 
  • Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien fehlen Anpassungsbuchungen des Vorjahres
    • Manchmal wird die Summen- und Saldenliste als Eröffnungs- oder Schlussbilanzdatei verwendet. Wenn Anpassungsbuchungen zu Kontoständen vorgenommen und nicht in der Summen- und Saldenliste erfasst wurden, sind die Konten unausgeglichen. 
  • Eröffnungs-/Schlussbilanzdateien mit Flip-Konten
    • Innerhalb der Datei kann es Konten geben, die zweimal in der Datei mit unterschiedlichen Positionen (Soll oder Haben) erscheinen. Zum Beispiel kann "sonstige Einnahmen/Ausgaben" als "sonstige Einnahmen/Ausgaben" mit einem Sollsaldo und "sonstige Einnahmen/Ausgaben" mit einem Habensaldo erscheinen. Da MindBridge keine doppelten Konten akzeptiert, muss ein Kontostand ausgewählt werden. Oft wird die Position des Schlussbilanzbetrags als Schlussbilanzbetrag gewählt.

Sobald Sie die Ursache der fehlgeschlagenen Vollständigkeitsprüfung identifiziert haben, können Sie die Konten nach Bedarf formatieren. Unten finden Sie Links zu detaillierten Anleitungen zur Behebung der während der Vollständigkeitsprüfung identifizierten Probleme:

 

Schritt 6 – Abgleichen der Änderungen

Sobald Sie Änderungen an Ihren Dateien vorgenommen haben, führen Sie eine weitere Vollständigkeitsprüfung durch, um sicherzustellen, dass die Probleme behoben wurden. Dies ist ein iterativer Prozess, um die Konten auszugleichen. 

Haben Sie noch Fragen? Chatten Sie mit uns oder senden Sie eine Anfrage für weitere Unterstützung.

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