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Bewährte Praktiken: Vor dem Einreichen einer Datenformatierungsanfrage

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Erfahren Sie, was Sie tun müssen, bevor Sie eine Anfrage zur Datenformatierung an MindBridge senden.

Führen Sie eine schnelle Integritätsprüfung durch

Das Auftrags-Team sollte immer die Kundendaten überprüfen, bevor eine Datenformatierungsanfrage übermittelt wird.

Überprüfen Sie die Integrität der Daten, damit Ihr Antrag auf Datenformatierung so schnell wie möglich bearbeitet werden kann und die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert wird.

  1. Schauen Sie sich die Daten an, um sie auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
  2. Überprüfen Sie, ob die Datensalden (d. h. Soll-Summen = Haben-Summen) übereinstimmen.
    • Wenn das Hauptbuch nicht ausgeglichen ist, obwohl es das sein sollte, geben Sie dies im Ticket an.
    • Wenn das Hauptbuch nicht ausgeglichen wird und dies als akzeptabel erachtet wird (z. B., wenn es unter die Wesentlichkeitsschwelle fällt), geben Sie dies im Ticket an und geben Sie so viele Details wie möglich an.
      • Nach der Formatierung führen wir eine grundlegende Überprüfung durch, um die Ausgewogenheit der Daten sicherzustellen. Wenn die Datei nicht ausgeglichen ist, werden wir einige Zeit darauf verwenden, die Gründe dafür zu untersuchen.
  3. Im Hauptbuch gibt es eine Möglichkeit zur Identifizierung, welche Buchungen zu einer Transaktion gehören (Transaktions-ID).

  4. Das Hauptbuch enthält alle erforderlichen Felder (Kontonummer, Betrag/Soll-/Haben-Daten).

  5. Stellen Sie sicher, dass das Hauptbuch formatiert werden kann (d. h. es handelt sich um einen unterstützten Dateityp, nicht um eine PDF-Datei).
    • Die Spalten müssen systematisch unterscheidbar sein (d. h. es muss klar erkennbar sein, wo im Text ein Wert beginnt oder endet – die Werte sollten nicht wahllos auf die nächsten Spalten übergreifen).
  6. Die Kontonummern sind in den Dateien des Hauptbuchs, der Summen- und Saldenliste und des Kontenplans konsistent.
    • Wenn Kontonummern im Hauptbuch wie 01-23456-78-9 aussehen, während sie in der Saldenliste oder im Kontenplan 1-23456 lauten, behandelt MindBridge diese als unterschiedliche Konten.
    • In einigen Fällen können Sie unsere Funktionen für Spalten aufteilen, Spalten verbinden und/oder Spalten duplizieren verwenden, um die Kontonummern konsistent zu machen (siehe Profi-Tipps unten).
    • Wenn Sie die Kundenbetreuung benötigen, um die Kontonummern zu standardisieren (einschließlich Zuordnung von Kontonummern aus Kontobeschreibungen von Hauptbüchern, die nur Kontobeschreibungen und keine Kontonummern haben), teilen Sie uns mit, welches Format Sie verwenden möchten und wie Sie gegebenenfalls in dieses Format konvertieren können.
    • Hinweis: Wenn das System Ihres Kunden keine Kontonummern ausgibt, können Sie die Kontobeschreibung bei der Spaltenzuordnung einfach der Kontonummer zuordnen. Die Kontobeschreibungen müssten weiterhin über das Hauptbuch, die Summen- und Saldenliste und den Kontenplan hinweg konsistent sein.
  7. Das Auftragsteam sollte sich vergewissern, dass es die korrekten Eröffnungs- und Abschluss-Summen- und Saldenlisten hat, sofern Summen- und Saldenlisten einbezogen sind.
    • In der Eröffnungs-Summen- und Saldenliste sollten alle Konten der Erfolgsrechnung auf Null gesetzt und in die einbehaltenen Gewinne gebucht werden. Dieses Verfahren stellt sicher, dass der Bericht zur Vollständigkeitsprüfung korrekt ist.
    • Die Abschluss-Summen- und Saldenliste sollte der Endsaldo sein, bevor die Konten der Erfolgsrechnung mit den einbehaltenen Gewinnen abgeschlossen werden.
  8. Das Hauptbuch sollte keine Eröffnungs- oder Abschlussbuchungen enthalten (d. h. keine Journalbuchungen, die Forderungsbeträge oder Abschlusskonten der Erfolgsrechnung auf einbehaltene Gewinne enthalten).

Profi-Tipps

  • Fragen Sie Ihren Kunden so bald wie möglich nach den Hauptbuch- und Summen- und Saldenlisten- Daten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Datenformatierungsanfrage mit den Anforderungen anderer Benutzer in Konflikt steht.

    • Wenn wir mit zu vielen Datenformatierungsanfragen im Rückstand sind, wird es länger dauern, bis wir Ihre Anfrage bearbeiten.

    • Wenn Sie die Daten früher erhalten, haben Sie auch mehr Zeit, um sie auf ihre Richtigkeit zu prüfen und bei Bedarf bei Ihrem Kunden bessere Daten anzufordern.

  • Bestimmen Sie, welche ERP Ihr Kunde verwendet, und wählen Sie dieses ERP in Ihren Auftrags-Einstellungen aus.

  • Tipp: Wenn Ihr ERP nicht im Menü angezeigt wird, geben Sie es in das Feld ein und wählen Sie Eingabe oder Zurück auf Ihrer Tastatur, um es hinzuzufügen.

  • Wenn ein Auftragsteam mehrere Dateien kombinieren muss: 

    • Wenn zusätzliche Formatierung erforderlich ist (z. B. Aufheben der Gruppierung), senden Sie alle relevanten Dateien zusammen, sobald Sie sicher sind, dass es sich um die Version handelt, die Sie importieren möchten. Das Senden mehrerer Revisionen verlangsamt den Vorgang.

    • Jede Datei muss die gleichen Spalten in der gleichen Reihenfolge haben. Unterschiede verlangsamen den Prozess dramatisch, da das Datenteam versucht, die Spalten manuell abzugleichen, wobei es manchmal nur Vermutungen anstellt. Wenn möglich, geben Sie bitte an, welche Spalten in einem Datensatz mit denen der anderen übereinstimmen sollten, vor allem, wenn es erhebliche Unterschiede gibt (z. B., wenn der Kunde mitten im Jahr sein ERP-System gewechselt hat).

    • Verwenden Sie das Werkzeug Zusammenführen, um mehrere Dateien zu kombinieren, wenn sie keine andere Formatierung benötigen!

  • Wenn ein Auftrag große Dateien und/oder Dateien mit vielen Spalten hat, geben Sie an, welche Spalten Sie behalten möchten. Wenn Sie wissen, welche Spalten zugeordnet werden müssen (insbesondere die erforderlichen wie Kontonummer, Betrag, Datum, Transaktions-ID), geben Sie diese Informationen im Ticket an.

  • Versuchen Sie, einen Export mit Kopfzeilen zu erhalten. MindBridge erwartet, dass die erste Zeile jeder Hauptbuch- und SuSa-Datei eine Kopfzeile mit Spaltennamen ist.

  • Extrahieren Sie die Kontonummer/Kontobeschreibung aus einer Spalte und platzieren Sie sie in ihren eigenen Spalten, extrahieren Sie Unterkonten aus längeren Kontonummern, fügen Sie verschiedene Unterkontonummern in verschiedenen Spalten zu einer Kontonummer zusammen, oder extrahieren Sie eindeutige Transaktions-ID/Kennungen mit den Spaltenwerkzeugen Verbinden, Aufteilen und Duplizieren.

    • Wie Sie in Excel die Gruppierung aufheben und Spalten aufteilen: Leitfaden zur Datenformatierung: Aufhebung der Gruppierung und Aufteilung der Kontonummern und Beschreibungen.

    • Wenn Sie mit den oben genannten Maßnahmen nicht alle Kontonummern extrahieren können, geben Sie bitte in Ihrer Anfrage zur Datenformatierung an, welche Spalte(n) die Kontonummern enthält bzw. enthalten und wie die Kontonummer aussehen soll (z. B. die 3. bis 6. Stelle der Kontonummer extrahieren, ein „-“-Zeichen hinzufügen, die letzten beiden Zeichen in der nächsten Spalte hinzufügen usw.)

  • Wenn das Hauptbuch nicht saldiert ist, ist es am besten, die Gesamtsummen nach Konten zu ermitteln und mit den Zwischensummen im Hauptbuch zu vergleichen (falls vorhanden, was oft der Fall ist) oder die Gesamtsumme nach Monat/Quartal zu ermitteln, wenn der Kunde die Dateien nach Monat/Quartal geschickt hat.

Häufige Probleme

  • Bei Hauptbüchern mit stark abweichenden Jahreszahlen (wie beispielsweise Daten in den 1900er oder 2200er Jahren) handelt es sich wahrscheinlich um Tippfehler oder fehlende Daten, die in einem System konvertiert wurden.
  • Spalte Soll/Haben/Betrag nicht als Zahl oder mit falschen Vorzeichenformatiert
    • Zum Beispiel: Mit Klammern, <>, negativen Vorzeichen am Ende, Währungssymbolen, nicht-nordamerikanischen Formaten, anstelle von Dezimalpunkt und . als Tausendertrennzeichen.
    • Beträge müssen standardmäßig einen positiven Saldo aufweisen, wenn es getrennte Soll- und Haben-Spalten gibt, jedoch müssen die Sollbeträge positiv und die Habenbeträge negativ sein, wenn es nur eine Spalte „Betrag“ gibt. In diesem Leitfaden finden Sie eine Anleitung, wie Sie in Excel die Vorzeichen für einen Bereich von Konten umkehren können: Leitfaden zur Datenformatierung: Umkehren von Vorzeichen für einen Bereich von Konten oder basierend auf Bedingung(en).
  • Datumsspalte nicht als Datum formatiert
    • In einigen Fällen ändert sich das Format in der Mitte der Datei (zum Beispiel liegen die meisten Daten im Format JJJJ-MM-TT vor, aber ein Abschnitt enthält numerische Excel-Daten).
    • Einige dieser Datumsprobleme sowie die oben erwähnten Probleme mit Soll/Haben/Betrag können auf verschobene Spalten oder unterbrochene Zeilen in einigen Teilen der Datei hinweisen.

Möchten Sie sonst noch etwas wissen? Sie können auch mit uns chatten oder eine Anfrage für weitere Unterstützung zusenden.

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