Zusammenfassung
Erfahren Sie, was zu tun ist, bevor Sie eine Datenformatierungsanfrage an MindBridge senden.
Führen Sie eine schnelle Integritätsprüfung durch
Das Engagement-Team sollte immer die Kundendaten überprüfen, bevor es eine Datenformatierungsanfrage einreicht.
Überprüfen Sie die Integrität der Daten, damit Ihre Datenformatierungsanfrage so schnell wie möglich bearbeitet werden kann und um die Fehlerwahrscheinlichkeit zu minimieren.
- Überprüfen Sie die Daten auf eine grundlegende Plausibilitätsprüfung.
- Überprüfen Sie, ob die Daten ausgeglichen sind (d.h. Soll-Gesamtbeträge=Haben-Gesamtbeträge).
- Wenn das Hauptbuch nicht ausgeglichen ist und es sein sollte, geben Sie dies im Ticket an.
- Wenn das Hauptbuch nicht ausgeglichen ist und dies als akzeptabel angesehen wird (zum Beispiel, wenn es unter die Wesentlichkeitsschwelle fällt), geben Sie dies im Ticket an und liefern Sie so viele Details wie möglich.
- Wir führen nach der Formatierung eine grundlegende Plausibilitätsprüfung durch, um sicherzustellen, dass die Daten ausgeglichen sind. Wenn die Datei nicht ausgeglichen ist, werden wir Zeit damit verbringen, herauszufinden, warum das so ist.
- Bestimmen Sie, ob das Hauptbuch eine Möglichkeit hat, die Buchungen zu identifizieren, die zu jeder Transaktion gehören (Transaktions-ID).
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Stellen Sie sicher, dass das Hauptbuch alle erforderlichen Felder enthält (Kontonummer, Betrag/Soll und Haben, Daten).
- Stellen Sie sicher, dass das Hauptbuch formatiert werden kann (d.h., es ist ein unterstützter Dateityp, kein pdf.).
- Spalten müssen auf systematische Weise unterscheidbar sein (d.h., es muss eine klare Möglichkeit geben, zu erkennen, wo im Text ein Wert beginnt oder endet — es sollten keine Werte zufällig in die nächsten Spalten überlaufen).
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Kontonummern sind konsistent zwischen den Hauptbuch-, Summen- und Saldenliste- und Kontenplan-Dateien.
- Wenn die Kontonummern im Hauptbuch wie 01-23456-78-9 aussehen, während die in der Summen- und Saldenliste oder im Kontenplan 1-23456 sind, wird MindBridge sie wörtlich lesen und als verschiedene Konten behandeln.
- In einigen Fällen können Sie unsere Spalten aufteilen, Spalten verbinden und/oder Spalten duplizieren Funktionen verwenden, um die Kontonummern konsistent zu machen (siehe Profi-Tipps unten).
- Wenn Sie den Kundenservice benötigen, um die Kontonummern zu standardisieren (einschließlich der Zuordnung von Kontonummern aus Kontobeschreibungen von Hauptbüchern, die nur Kontobeschreibungen und keine Kontonummern haben), lassen Sie uns wissen, welches Format Sie verwenden möchten und wie Sie in dieses Format konvertieren können, falls zutreffend.
- Hinweis: Wenn das System Ihres Kunden keine Kontonummern ausgibt, können Sie einfach die Kontobeschreibung während der Spaltenzuordnung der Kontonummer zuordnen. Kontobeschreibungen müssen dennoch konsistent im Hauptbuch, in der Summen- und Saldenliste und im Kontenplan sein.
- Das Engagement-Team sollte überprüfen, ob es die korrekten Eröffnungs- und Schluss-Summen- und Saldenliste-Dateien hat, falls diese enthalten sind.
- Die Eröffnungs-Summen- und Saldenliste sollte alle Erfolgsrechnungskonten auf null setzen und auf einbehaltene Gewinne buchen. Dieser Prozess stellt sicher, dass der Bericht zur Vollständigkeitsprüfung genau ist.
- Die Schluss-Summen- und Saldenliste sollte die endgültige Bilanz vor dem Abschluss der Erfolgsrechnungskonten auf einbehaltene Gewinne sein.
- Das Hauptbuch sollte keine Eröffnungs- oder Schluss-Buchungssätze enthalten (d.h., keine Buchungssätze, die Beträge vortragen oder Erfolgsrechnungskonten auf einbehaltene Gewinne abschließen).
Profi-Tipps
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Bitten Sie Ihren Kunden so schnell wie möglich um die Hauptbuch- und Summen- und Saldenliste-Daten. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Datenformatierungsanfrage mit den Anfragen anderer Benutzer in Konflikt gerät.
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Wenn wir mit zu vielen Datenformatierungsanfragen überlastet sind, wird es länger dauern, Ihre Anfrage zu bearbeiten.
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Das frühere Erhalten der Daten gibt Ihnen auch mehr Zeit, die Plausibilitätsprüfungen durchzuführen und bei Bedarf zu Ihrem Kunden zurückzukehren, um bessere Daten zu erhalten.
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Bestimmen Sie, welches ERP Ihr Kunde verwendet, und wählen Sie dieses ERP in Ihren Engagement-Einstellungen aus.
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Tipp: Wenn Ihr ERP nicht im Menü erscheint, geben Sie es in das Feld ein und drücken Sie Enter oder Return auf Ihrer Tastatur, um es hinzuzufügen.
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Wenn ein Engagement-Team mehrere Dateien kombinieren muss:
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Wenn zusätzliche Formatierung erforderlich ist (zum Beispiel, Gruppierung aufheben), senden Sie alle relevanten Dateien zusammen, sobald Sie sich einigermaßen sicher sind, dass es sich um die Version handelt, die Sie importieren möchten. Das Senden mehrerer Revisionen verlangsamt den Prozess.
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Jede Datei muss die gleichen Spalten in der gleichen Reihenfolge haben. Unterschiede werden den Prozess erheblich verlangsamen, da das Datenteam versuchen wird, die Spalten manuell abzugleichen, manchmal durch beste Vermutungen. Wenn möglich, geben Sie an, welche Spalten in einem Datensatz mit denen der anderen übereinstimmen sollten, insbesondere wenn es erhebliche Unterschiede gibt (zum Beispiel, wenn der Kunde das ERP-System mitten im Jahr gewechselt hat).
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Verwenden Sie das Fusion Tool, um mehrere Dateien zu kombinieren, wenn sie keine andere Formatierung benötigen!
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Wenn ein Engagement große Dateien und/oder Dateien mit vielen Spalten hat, geben Sie an, welche Spalten Sie behalten möchten. Wenn Sie wissen, welche Spalten zugeordnet werden müssen (insbesondere die erforderlichen wie Kontonummer, Betrag, Datum, Transaktions-ID), geben Sie diese Informationen im Ticket an.
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Versuchen Sie, einen Export mit Überschriften zu erhalten. MindBridge erwartet, dass die erste Zeile jeder Hauptbuch- und Summen- und Saldenliste-Datei eine Kopfzeile mit Spaltennamen ist.
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Extrahieren Sie die Kontonummer/Kontobeschreibung aus einer Spalte und platzieren Sie sie in eigenen Spalten, extrahieren Sie Unterkonten aus längeren Kontonummern, verbinden Sie verschiedene Unterkontonummern in verschiedenen Spalten zu einer Kontonummer oder extrahieren Sie eindeutige Transaktions-IDs/Identifikatoren mit den Spalten verbinden, Spalten aufteilen und Spalten duplizieren Tools.
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Erfahren Sie, wie Sie Kontonummern und -beschreibungen in Excel gruppieren und aufteilen: Datenformatierungsanleitung: Kontonummern und -beschreibungen gruppieren und aufteilen.
- Wenn Sie nicht alle Kontonummern mit den oben genannten Maßnahmen extrahieren können, geben Sie in Ihrer Datenformatierungsanfrage an, welche Spalte(n) die Kontonummerdaten enthalten und wie die Kontonummer aussehen sollte (zum Beispiel, "extrahieren Sie die 3. bis 6. Ziffer der Kontonummer, fügen Sie ein - Zeichen hinzu, fügen Sie die letzten beiden Zeichen in der nächsten Spalte hinzu," usw.)
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Wenn das Hauptbuch nicht ausgeglichen ist, ist der beste Ansatz, Gesamtsummen nach Konto zu erhalten und mit Zwischensummen im Hauptbuch zu vergleichen (falls vorhanden, und das sind sie oft), oder Gesamtsummen nach Monat/Quartal zu erhalten, wenn der Kunde die Dateien nach Monat/Quartal gesendet hat.
- Siehe Datenformatierungsanleitung: Gruppierung aufheben und Ungleichgewicht prüfen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie dies zu tun ist
- Weitere Informationen finden Sie in der Datenformatierungsanleitung darüber, wie Sie Ihre eigenen Dateien in Excel formatieren können
Häufige Probleme
- Hauptbücher mit extrem abweichenden Datumsangaben in Jahren (zum Beispiel, Daten in den 1900er oder 2200er Jahren) sind wahrscheinlich Tippfehler oder fehlende Daten, die in einem System konvertiert wurden.
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Soll/Haben/Betrag Spalte nicht als Zahl formatiert oder mit falschen Zeichen
- Zum Beispiel: Mit Klammern, <>s, negativen Zeichen am Ende, Währungssymbolen, nicht-nordamerikanischen Formaten, anstelle von Dezimalpunkt und . als Tausendertrennzeichen.
- Beträge müssen standardmäßig positiv sein, wenn es separate Soll- und Haben-Spalten gibt, aber Soll muss positiv und Haben negativ sein, wenn es nur eine Betrag-Spalte gibt. Siehe diese Anleitung für Anweisungen, wie Sie Zeichen für eine Reihe von Konten in Excel umkehren: Datenformatierungsanleitung: Zeichen für eine Reihe von Konten oder basierend auf Bedingung(en) umkehren.
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Datumsspalte nicht als Datum formatiert
- In einigen Fällen ändert sich das Format mitten in der Datei (zum Beispiel, die meisten Daten sind im YYYY-MM-DD-Format, aber ein Abschnitt hat Excel-Nummerndaten).
- Einige dieser Datumsprobleme sowie Probleme mit der Soll/Haben/Betrag Spalte, die oben besprochen wurden, können auf verschobene Spalten oder unterbrochene Zeilen in einigen Teilen der Datei hinweisen.
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