Zusammenfassung

Obwohl Microsoft Excel-Dateien einfacher zu betrachten und zu analysieren sind, möchte Ihr Kunde die HB-Daten eventuell in eine Textdatei exportieren, sei es eine CSV-Datei, eine Datei mit Trennzeichen oder eine Datei mit fester Breite. Tatsächlich bevorzugt MindBridge CSV- oder durch Trennzeichen getrennte Textdateien, vor allem, wenn es mehr als die von Excel unterstützten 1048576 Zeilen gibt.

Es ist wichtig zu beachten, dass MindBridge diese durch Trennzeichen getrennten Textdateien sehr gut liest und es nicht erforderlich ist, sie für die Aufnahme in das Excel-Format zu konvertieren. Die Konvertierung in eine aufnehmbare Excel-Datei ist nicht möglich, wenn es mehr als 1048576 Zeilen gibt.

Wir wissen jedoch, dass Sie Ihre Dateien für Ihre eigenen Analysen außerhalb von MindBridge vielleicht in Excel anzeigen möchten. Aus diesem Grund finden Sie hier eine Anleitung, wie Sie eine Textdatei mit Trennzeichen oder fester Breite in Excel konvertieren.

Lösung

Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Option, ein Dokument direkt aus Excel zu öffnen (durch Drücken von Strg-O auf einem PC oder ⌘O auf einem Mac). Sie müssen eventuell auswählen, ob Sie Textdateien oder alle Dateien *.* anzeigen möchten.

Getrennte Textdateien

1. Sie werden zum Textimport-Assistenten weitergeleitet. Wenn Ihre Daten durch Trennzeichen getrennt sind, vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld Delimited (Getrennt) aktiviert ist (Anweisungen für Textdateien mit fester Breite finden Sie im nächsten Abschnitt):
2. Wählen Sie als Nächstes das als Trennzeichen verwendete Zeichen aus, beispielsweise Tab für tabulatorgetrennte Dateien. Für Dateien, die durch ein nicht aufgeführtes Zeichen getrennt sind, geben Sie das Zeichen in das Feld der Option „Other:“ (Andere:) ein.
3. Auf dem nächsten Bildschirm können Sie den Datentyp jeder Spalte festlegen und angeben, ob eine Spalte nicht importiert werden soll („Spalte nicht importieren (Überspringen)“). Die Standardeinstellung ist „General“ (Allgemein), sodass Excel das Format erkennen und es in den entsprechenden Typ konvertieren kann.
4. Wenn Sie den Text jedoch genau so beibehalten möchten, wie er angezeigt wird, wie beispielsweise die Beibehaltung aller führenden und nachfolgenden 0en in Kontonummern, wählen Sie für die Spalte „Text“, denn wenn eine Kontonummer nur Zahlen und „.“ (Punkt/Dezimalzeichen) enthält, interpretiert Excel sie als Zahl und entfernt führende 0en sowie 0en am Ende, wenn die Kontonummer einen „.“ enthält. Zum Beispiel würde 0439.120 in 439,12 konvertiert werden, wenn die Spalte nicht in das Textformat konvertiert wird.
   • Beachten Sie, dass MindBridge jetzt immer mehr Datumsformate unterstützt, darunter TT-MM-JJ und MM-TT-JJ, die von Excel oft in ein falsches Datum umgewandelt werden, so dass einige Datumsspalten ohne 4-stellige Jahreszahlen ebenfalls als Text importiert werden müssen.
5. Wählen Sie die Schaltfläche „Finish“ (Fertigstellen) und Sie werden zu Ihrer in Excel konvertierten Datei weitergeleitet. Um die Datei im Excel-Format zu speichern, wählen Sie „Save As“ (Speichern unter), gehen Sie zum Dropdown-Menü unter Dateiformat und wählen Sie Excel-Arbeitsmappe (.xlsx).

Textdateien mit fester Breite

1. Für Textdateien mit fester Breite wählen Sie in Schritt 1 des Textimport-Assistenten „Fixed Width“ (Feste Breite).
2. In Schritt 2 werden Sie nicht mehr aufgefordert, ein Trennzeichen zu wählen, sondern festzulegen, wo jede Spalte beginnt und endet, indem Sie die vertikalen Pfeile ziehen, erstellen oder löschen.
3. Schritt 3 ist derselbe wie bei einer Datei mit Trennzeichen.

CSV-Dateien

Wenn der Textimport-Assistent beim Öffnen von CSV-Dateien in Excel nicht angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor, bevor Sie die Schritte im Abschnitt Getrennte Textdateien ausführen:

1. Benennen Sie die Datei so um, dass sie die Erweiterung .txt statt .csv hat.
   • So benennen Sie die Dateierweiterung in Windows 10 und höher um:
   • Öffnen Sie den Windows Datei-Explorer.
     • Wenn Sie in Ihren Dateien noch keine Erweiterungen sehen: Aktivieren Sie im Menüband „View“ (Ansicht) die Option „File Name Extensions“ (Dateinamenserweiterungen).
2. Dann können Sie die Dateierweiterung sehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Rename“ (Umbenennen), um die .csv in .txt zu ändern.
3. Wählen Sie in Excel die Option zum Öffnen einer Datei (durch Drücken von Strg-O auf PC oder ⌘O auf Mac).
4. Der Textimport-Assistent sollte angezeigt werden. Befolgen Sie alle Schritte im Abschnitt Getrennte Textdateien, aber wählen Sie in Schritt 2 nur Komma als Trennzeichen aus.
   
   

Zusätzliche Überlegungen

Dateien mit mehr als 1048576 Zeilen können nicht in Excel konvertiert werden.

Außerdem können selbst Dateien, die für die Konvertierung in Excel klein genug sind, beim Öffnen und Bearbeiten in Excel langsam und unhandlich sein, wenn sie mehr als etwa 100.000 Zeilen und/oder viele Spalten enthalten.

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