Zusammenfassung
Gelegentlich enthält ein bereitgestelltes Hauptbuch nicht alle benötigten Daten und es ist notwendig, die benötigten Daten in einer anderen Datei nachzuschlagen und aus diesen abzurufen, beispielsweise, wenn nur Kontobeschreibungen und keine Kontonummern vorhanden sind.
Lösung
Nehmen Sie als Beispiel den folgenden Auszug:
In dieser Situation sollte zuerst der Kunde um einen weiteren Export mit Kontonummern gebeten werden. Die Konto-ID ist ein Pflichtfeld in MindBridge.
Mitunter ist es jedoch nicht möglich, Kontonummern zu erhalten, da der Kunde seine Bücher auf diese Weise führt. Wenn Sie einen Kontenplan (oder eine Saldenliste) mit Kontonummern und Beschreibungen in einem ähnlichen Format wie im folgenden Beispiel haben, können Sie die Formeln INDEX()/MATCH()verwenden, um die Kontonummern in die Hauptbuchdatei aufzunehmen.
Bringen Sie das Arbeitsblatt „Kontenplan“ in Ihre Hauptbuch-Arbeitsmappe und fügen Sie dann eine Spalte „Konto-ID“ (Spalte F unten) hinzu.
In Zelle F2
=INDEX(ChartOfAccounts!$A:$A,MATCH(C2,ChartOfAccounts!$B:$B,0))
entspricht der Kontobeschreibung in C2 in Spalte B des Arbeitsblatts „ChartOfAccounts“ und ruft dann den entsprechenden Wert in Spalte A dieser Zeile ab.
Hinweis: Diese Formel entspricht in etwa VLOOKUP(), ist jedoch flexibler, da die Spalte, in der Sie den bekannten Wert nachschlagen (in diesem Fall die Kontobeschreibung), nicht links von der Spalte liegen muss, in die Sie den entsprechenden Wert abrufen (in diesem Fall die Kontonummer), und die Formel aktualisiert sich automatisch, auch wenn Spalten im Kontenplan verschoben oder zusätzliche Spalten eingefügt werden.
Wenn Sie keine Zuordnung der Kontobeschreibung zur Kontonummer erhalten können, müssen Sie die Kontobeschreibung der Konto-ID zuordnen. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die Kontobeschreibungen in allen Dateien konsistent sind (d. h. sie erscheinen in den Hauptbuch-, SuSa- und Kontenplandateien auf genau dieselbe Weise).
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