Zusammenfassung
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die besten Wege zur Fehlerbehebung bei einem Ungleichgewicht in den MindBridge-Ergebnissen zu verstehen, wenn Ihre HB-Datei formatiert ist und leicht in MindBridge eingelesen werden kann.
Dies ist ein fortgeschrittener und umfassenderer Durchgang. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, empfehlen wir, die Lösungen auszuprobieren, die in Beträge oder Soll und Haben stimmen beim Importieren von HB in MindBridge nicht überein gefunden wurden.
Lösung
Betrachten Sie den folgenden Auszug aus einer HB-Datei:
Zuerst werden wir kurz überprüfen, wie diese Datei formatiert wird. Wenn Sie es vorziehen, können Sie diesen Teil überspringen und direkt zur Fehlerbehebung des Ungleichgewichts gehen.
Die Probleme:
- Diese Datei ist nach Konto gruppiert: nur eine Zeile enthält Kontoinformationen (Zeilen 6, 10, 169), gefolgt von allen Transaktionen für diese Zeile (Zeilen 12-167, 171 und folgende) (verstößt gegen Zeilenanforderung 1).
- Die Kontonummer befindet sich normalerweise in Spalte B (Zeilen 10 und 169), manchmal jedoch in Spalte A (Zeile 6) (verstößt gegen Spaltenanforderung 1) (Die Kontobeschreibung befindet sich jedoch immer in Spalte E für Kontenzeilen)
- Es gibt unnötige Gesamt-/Zwischensummen-Zeilen (9, 168) und leere Zeilen unter den Kontonummern-Zeilen (verstößt gegen Gesamtanforderung 2)
Die Lösung (erforderliche Formatierung):
- Gruppierung nach Konto aufheben (Kontoinformationen in jede Transaktionszeile ziehen)
- Überflüssige Gesamt-/Zwischensummen-/leere Zeilen ausschließen (Zeilen 7-9, 11, 168-170) und überflüssige Zeilen (Zeilen 1-4) über der Kopfzeile (Zeile 5)
Wir fügen am Ende der Datei eine "Kontonummer"-Spalte hinzu, um die Kontonummer aus den Kontenzeilen zu extrahieren und nach unten zu ziehen:
Kontonummer: Zelle K6 und darunter
=IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),B6,IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6))),A6,K5))
-
SEARCH("????-??-??",B6), SEARCH("????-??-??",A6)findet die Position im String B6 oder A6, an der ein String erscheint, der dem Ausdruck "????-??-??" entspricht. Wenn er nicht gefunden wird, wird ein Fehler (#WERT!) zurückgegeben - Der Ausdruck "????-??-??" verwendet das Wildcard-Zeichen ?, das jedes einzelne Zeichen ersetzt. "????-??-??" bedeutet also vier beliebige einzelne Zeichen, gefolgt von -, gefolgt von zwei beliebigen einzelnen Zeichen, gefolgt von -, gefolgt von zwei beliebigen einzelnen Zeichen. Der Zweck besteht darin zu testen, ob eine Kontonummer in der Zelle (B6 oder A6) gefunden wird
- Das NOT(ISERROR()) um diese SEARCH()-Ausdrücke herum zeigt nur an, ob die Zellen B6 oder A6 Kontonummern enthalten (d. h. das Muster "????-??-??" wurde gefunden). Also
IF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),B6,bedeutet, B6 zurückzugeben, wenn B6 eine Kontonummer ist, und dasIF(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6))),A6,das folgt, bedeutet, wenn A6 eine Kontonummer ist, A6 zurückzugeben, und schließlich bedeutet das K5 am Ende, andernfalls K5 zurückzugeben (die in der Zeile darüber berechnete Kontonummer, d. h. dies zieht die gefundenen Kontonummern nach unten)
=IF(OR(NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",B6))),NOT(ISERROR(SEARCH("????-??-??",A6)))),E6,L5)
Filter, um nur Transaktionszeilen beizubehalten
Mit eingeschalteten Filtern überprüfen wir Spalte B (Datum) und sehen, dass es die Daten 2020 und 1900 gibt, dann sind der Rest Kontonummern:
Es stellt sich heraus, dass in dieser Datei die Daten von 1900 ebenfalls Müll-Daten sind, die wir nicht behalten möchten, also werden wir sie im nächsten Schritt ebenfalls ausschließen.
Kopieren und Einfügen von Werten in eine neue Arbeitsmappe
Da alle Daten von 2020 die Transaktionszeilen sind, wählen wir nur die Daten von 2020 aus:
Dann wählen wir die Kopfzeile und die ausgewählten Transaktionszeilen (d. h. Zeile 5 und folgende in der gefilterten Ansicht - Sie können bei Zelle A5 beginnen, Strg-Umschalt-Ende drücken, um zum Ende der Datei zu gelangen, und die Position nach Bedarf anpassen), dann kopieren, dann spezielle Werte in eine neue Arbeitsmappe einfügen.
Fehlerbehebung des Ungleichgewichts
Jetzt haben wir eine schön formatierte Datei, die so aussieht:
Aber wir stellen fest, dass sie nicht ausgeglichen ist, weil die Soll nicht den Haben entsprechen!
Konten-Zwischensummen extrahieren
Glücklicherweise stellen wir fest, dass diese Datei Konten-Zwischensummen enthält (Zeilen, die wie Zeile 168 im ersten Bild oben auf dieser Seite aussehen). Und die Art und Weise, wie wir diese Konten-Zwischensummen-Zeilen identifizieren, ist, dass das Datum (Spalte B) leer ist und die Nettoänderung (Spalte I) eine Zahl ist (d. h. nicht leer).
Also zurück in der ursprünglichen HB-Datei, in der wir die Formel in Spalte K hinzugefügt haben, um die Kontonummer zu extrahieren und nach unten zu ziehen, und mit weiterhin eingeschalteten Filtern filtern wir nach Datum (Spalte B) ist leer und Spalte I ist nicht leer:
Beachten Sie, dass die tatsächlichen Spalten für diese Konten-Zwischensummen-Zeilen nicht mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen - sie sind in einem leicht anderen Format als die Transaktionszeilen, eine Spalte nach links verschoben - Anfangsbestand befindet sich tatsächlich in Spalte E und Endbestand befindet sich tatsächlich in Spalte I. Aber da wir die Zwischensummen nicht für den Import in MindBridge formatieren, ist das in Ordnung. Wir müssen nur die Werte der Spalten, die wir benötigen (Spalten E-I und K), in ein neues Blatt in der Arbeitsmappe mit der formatierten HB kopieren und einfügen, die wir zur Fehlerbehebung des Ungleichgewichts verwenden werden.
Wir werden dieses Blatt Zwischensummen nennen und die Überschriften umbenennen, um Verwirrung zu vermeiden:
Pivot-Tabelle auf den formatierten HB-Daten
Als nächstes erstellen wir eine Pivot-Tabelle auf den formatierten HB-Daten in einem neuen Blatt, die Soll und Haben nach Kontonummer summiert:
- Wählen Sie alle formatierten Daten aus (Sie können oben beginnen und Strg-Umschalt-Ende drücken, um zum Ende der Datei zu gelangen, und die Position nach Bedarf anpassen), gehen Sie zu Einfügen -> Tabellen -> PivotTable
Der Tabellen-/Bereich: wird automatisch den Bereich angeben, den Sie für die Daten ausgewählt haben (in unserem Fall haben wir das Blatt mit den formatierten HB-Daten "formattedGL" genannt und die Daten reichen von A1 bis G16519)
- Behalten Sie die Option "Neues Blatt" ausgewählt (was standardmäßig der Fall sein sollte), und klicken Sie dann auf OK.
Dies führt Sie zu einem neuen Blatt, das so aussieht:
Wir möchten Soll und Haben nach Kontonummer summieren.
- Scrollen Sie die FELDNAME-Liste nach unten und klicken und ziehen Sie die "Kontonummer" in den Zeilenbereich:
- Ziehen Sie dann Soll und Haben in den Wertebereich:
- Jetzt sollte Ihre Pivot-Tabelle so aussehen:
Nachschlagen und Vergleich mit Konten-Zwischensummen
Jetzt möchten wir diese Kontensummen mit denjenigen vergleichen, die wir aus der ursprünglichen HB extrahiert und im Blatt Zwischensummen gespeichert haben:
Konten-Zwischensummen: Soll-Spalten-Formel
=SUMIF(subtotals!$G:$G,$A4,subtotals!B:B)
Erinnern Sie sich daran, dass im Blatt Zwischensummen Spalte G die Kontonummer enthält und Spalten B und C die Soll- und Haben-Beträge:
Spalte A im Pivot-Tabellen-Blatt enthält die Kontonummern. Diese SUMIF-Formel erhält die Soll- und Haben-Summen aus dem Blatt Zwischensummen für jede Kontonummer in der Pivot-Tabelle.
Konten-Zwischensummen: Haben-Spalten-Formel (einfach die Soll-Spalten-Formel kopieren und einfügen)
=SUMIF(subtotals!$G:$G,$A4,subtotals!C:C)
Fügen Sie schließlich die Formeln in den Spalten F und G hinzu:
=B4-D4 =C4-E4
Wählen Sie die Spalten D-G aus und fügen Sie Filter hinzu:
Wir sehen, dass es einige Unterschiede in der Soll-Spalte gibt:
Jetzt haben wir Kontonummern identifiziert, die wir auf Unterschiede untersuchen müssen.
Vergleich der Zwischensummen mit der formatierten HB ausgehend von den Zwischensummen
Beachten Sie, dass, wenn es Kontonummern in der ursprünglichen HB-Zwischensummenliste gibt, die nicht in der formatierten HB enthalten sind, diese hier nicht erscheinen, aber Unterschiede erklären könnten. Um diese zu erkennen, können Sie im Blatt Zwischensummen SUMIF()-Formeln hinzufügen, die auf die formatierte HB verweisen, um die Kontensummen aus der formatierten HB zu ziehen:
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