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Leitfaden zur Datenformatierung: Die Grundlagen

  • Aktualisiert

Zusammenfassung

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie Ihre Dateien am besten angehen, damit sie problemlos von MindBridge aufgenommen werden können.


Übersicht

Beginnen wir mit Lösungen für häufigere Probleme bei der Formatierung einfacher Dateien:

  1. Entfernen Sie unnötige Kopfzeileninhalte (alle Zeilen, die nichts mit den Pflichtfeldern oder anderen transaktionsspezifischen Spalteninformationen zu tun haben). Achten Sie darauf, die erste Zeile als Kopfzeile beizubehalten (die den Namen jeder Spalte enthält).
    mceclip0.png

     

  2. Entfernen Sie alle Zeilen, die sich nur auf Summen oder Salden beziehen (z. B. „Eröffnungssaldo“, „Abschlusssummen“), oder die ein leeres Buchungsdatum haben (jede Transaktion muss ein zugehöriges Buchungsdatum haben) mceclip3.png

     

  3. Hinweis zur Datumsspalte: Vor allem bei größeren Dateien liegen die Datumsangaben manchmal nicht in einem akzeptablen Format vor, auch wenn sie auf den ersten Blick gut aussehen können. Manchmal ändern Datumsangaben ihr Format weit unten in der Mitte der Datei (Verstoß gegen Zeilenanforderung 2 der Datenanforderungen):mceclip0.png

     

    Sie können die gesamte Spalte markieren, durch Drücken von Strg-1 auf dem PC oder ⌘1 auf dem Mac für „Zellen formatieren“, um alle Datumsangaben auf das bevorzugte Format JJJJ-MM-TT zu setzen:mceclip1.png

     

  4. Stellen Sie sicher, dass die Spalten Soll und Haben ausgeglichen sind, nachdem die nicht benötigten Datenzeilen herausgefiltert wurden.mceclip5.pngmceclip7.png

     

  5. Kehren Sie bei Bedarf die Vorzeichen um, um Soll und Haben standardmäßig auf einen positiven Saldo zu setzen
    • Fügen Sie eine neue Spalte ein.
    • Kopieren Sie die Werte in der Spalte Haben (oder in der Spalte mit den Beträgen, deren Vorzeichen umgekehrt werden müssen) und danach zu Inhalte einfügen ->Subtrahieren in die neue Spalte ein:
    • Jetzt stimmt das umgekehrte Vorzeichen der Habensumme mit der Sollsumme überein. Ersetzen Sie die ursprünglichen Werte der Spalte „Haben“ durch diese neuen Werte:
      mceclip10.png
    • Wenn die Vorzeichen nur bei einer bestimmten Anzahl von Kontonummern umgekehrt werden müssen, lesen Sie diese Anleitung zum Umkehren von Vorzeichen für einen Kontenbereich.

     

  6. Füllen Sie die Leerstellen der neuen Spalte mit der Kontonummer und der Beschreibung aus, sodass jede einzelne Buchungszeile neben jeder Transaktion eine richtig bezeichnete Kontonummer und Beschreibung hat (d. h. nach unten ziehen, um die Gruppierung aufzuheben).
    • Gehen Sie von der Startseite aus zu Bearbeiten -> Suchen & Ersetzen, klicken Sie auf „Inhalte einfügen...“.
      mceclip11.png
    • Wählen Sie Leerzeichen und klicken Sie auf OK.
      mceclip12.png
    • Navigieren Sie zu der ersten leeren Zelle, ohne die Markierung aufzuheben (d. h. verwenden Sie nicht die Tastatur und klicken Sie nicht auf eine der Zellen im Arbeitsblatt), indem Sie nur die Bildlaufleisten oder den Mauszeiger verwenden. Sie sollte bereits standardmäßig ausgewählt sein, in diesem Beispiel Zelle A3: mceclip15.png
    • Geben Sie einen Verweis auf die obige Zelle ein, in diesem Beispiel =A2, und drücken Sie dann Strg+↵Eingabe (Windows) oder ⌘Cmd+↵Eingabe (Mac) auf Ihrer Tastatur: mceclip13.png
      Dadurch werden die Formeln in allen leeren Zellen der Auswahl ausgefüllt, wodurch die Kontoinformationen nach unten gezogen werden.
      mceclip14.png
    • Wählen Sie abschließend die Spalte aus, kopieren Sie die Werte und fügen Sie sie ein: mceclip16.png

     

  7. Teilen Sie die Kontonummer und die Beschreibung in zwei separate Spalten auf, wenn sie nicht bereits in diesem Format vorliegen. Beachten Sie, dass die Kontonummer innerhalb einer Datei nicht immer die gleiche Länge hat.
    • Fügen Sie zwei neue Spalten ein.
    • Beachten Sie, dass in diesem Beispiel die Kontonummern von den Kontobeschreibungen durch ein „-“-Zeichen getrennt sind. Markieren Sie anschließend die Kontospalte und wählen Sie unter Daten, Datentools, Text in Spalten.
      mceclip19.png
    • Stellen Sie im Textkonvertierungsassistenten sicher, dass „Getrennt“ ausgewählt ist
      mceclip20.png
    • Geben Sie unter Sonstiges „-“ ein.
      mceclip21.png
    • Um die Kontonummern so zu belassen, wie sie sind (d. h. führende und endende Nullen und „.“-Zeichen beizubehalten und die Umwandlung in Zahlen zu verhindern), wählen Sie das Datenformat „Textspalte“ für die Kontonummer:
      mceclip22.png
    • Ändern Sie das Ziel in $B$1 (oder die Adresse der ersten Zelle der ersten leeren Spalte), um die ursprünglichen Daten nicht zu überschreiben.
    mceclip23.png
    • Die aufgeteilte Kontonummer und die Kontobeschreibung füllen nun die neuen Spalten:
      mceclip24.png
    • Benennen Sie die neuen Spalten entsprechend um:
      mceclip26.png

     

  8. Löschen Sie unnötige und leere Spalten, die Informationen enthalten, die für die Analyse nicht als nützlich erachtet werden (wenn Sie unsicher sind und die Datei nicht zu groß ist, lassen Sie die Spalten als spätere Referenzinformationen für den Kunden stehen).


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