Zusammenfassung

Erfahren Sie die besten Methoden, um Ihre Dateien so zu formatieren, dass MindBridge sie problemlos importieren und lesen kann.

Überblick

Beginnen wir mit Ansätzen zu häufigeren Problemen beim Formatieren einfacherer Dateien:

1. Entfernen Sie unnötige Kopfzeileninhalte (alle leeren Zeilen oder Zeilen, die nicht mit den erforderlichen Feldern oder anderen transaktionsspezifischen Spalteninformationen zusammenhängen). Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile als Kopfzeile beibehalten wird (die den Namen jeder Spalte enthält)
   
   
   
2. Entfernen Sie alle Zeilen, die sich nur auf Gesamtsummen oder Bilanzen beziehen (z.B. „Eröffnungsbilanz“, „Schlussgesamt“), oder die ein leeres Buchungsdatum haben (jede Transaktion muss ein zugehöriges Buchungsdatum haben)
   
   
3. Hinweis zur Datenspalte: Besonders in größeren Dateien sind Daten manchmal nicht immer in einem akzeptablen Format, auch wenn sie auf den ersten Blick in Ordnung erscheinen. Manchmal ändert sich das Datumsformat weit unten in der Mitte der Datei (Verstoß gegen Zeilenanforderung 2 der Datenanforderungen):
   
   Sie können die gesamte Spalte auswählen, Strg+1 auf dem PC oder ⌘1 auf dem Mac drücken, um Zellen zu formatieren und alle Daten auf das bevorzugte Format JJJJ-MM-TT zu setzen:
   
   
4. Überprüfen Sie, ob die Lastschrift- und Gutschriftspalten ausgeglichen sind, nachdem die unnötigen Datenzeilen herausgefiltert wurden.
   
   Lastschrift- und Gutschriftspalten müssen standardmäßig positive Werte enthalten. 
   • Fügen Sie eine neue Spalte ein, kopieren Sie die Werte in der Gutschriftspalte (oder in welcher Spalte auch immer die Beträge stehen, deren Vorzeichen umgekehrt werden müssen), und fügen Sie dann Speziell einfügen -> Subtrahieren in der neuen Spalte ein:
     
     
   • Nun entspricht die umgekehrte Vorzeichen-Gesamtsumme der Gutschrift der Lastschrift-Gesamtsumme. Ersetzen Sie die ursprünglichen Werte der Gutschriftspalte durch diese neuen Werte, indem Sie sie als Werte kopieren und einfügen:
     
     
     
   • Wenn nur eine bestimmte Kontonummernreihe umgekehrt werden muss, siehe diese Anleitung zum Umkehren von Vorzeichen für eine Kontenreihe. Umkehren der Vorzeichen falls notwendig, um Lastschriften und Gutschriften alle standardmäßig positive Bilanz zu machen.
5. Füllen Sie die Lücken für Kontonummer und Beschreibung aus, sodass jede einzelne Transaktionszeile eine ordnungsgemäß zugewiesene Kontonummer und Beschreibung neben jeder Transaktion hat (z.B. durch Herunterziehen zum Entgruppieren).
   • Gehen Sie von Start zu Bearbeiten -> Suchen & Auswählen, klicken Sie auf Gehe zu Spezial...
     
     
     
   • Wählen Sie Leerzeichen, dann klicken Sie auf OK
     
     
     
   • Ohne Abwahl (d.h. verwenden Sie nicht die Tastatur und klicken Sie nicht auf eine der Zellen im Arbeitsblatt), navigieren Sie zur ersten leeren Zelle nur mit den Bildlaufleisten oder dem Mausrad. Sie sollte standardmäßig bereits ausgewählt sein, Zelle A3 in diesem Beispiel:
     
     
   • Geben Sie einen Verweis auf die Zelle darüber ein, =A2 in diesem Beispiel, und drücken Sie dann Strg+↵Eingabe (Windows) oder ⌘Cmd+↵Eingabe (Mac) auf Ihrer Tastatur:
     
     Dies wird die Formeln in allen leeren Zellen in der Auswahl nach unten ausfüllen und somit die Kontoinformationen nach unten ziehen.
     
     
     
   • Wählen Sie schließlich die Spalte aus, kopieren und fügen Sie die Werte ein:
     
     
6. Teilen Sie die Kontonummer und die Beschreibung in zwei separate Spalten auf, wenn sie nicht bereits in diesem Format vorliegen. Beachten Sie, dass die Kontonummer nicht immer die gleiche Länge innerhalb derselben Datei hat.
   • Fügen Sie zwei neue Spalten ein.
   • Markieren Sie dann, dass in diesem Beispiel die Kontonummern durch ein Trennzeichen "-" von den Kontobeschreibungen getrennt sind, markieren Sie die Kontospalte, und wählen Sie unter Daten, Datenwerkzeuge, Text in Spalten.
     
     
     
   • Stellen Sie im Text-in-Spalten-Assistenten sicher, dass Getrennt ausgewählt ist
     
     
     
   • Geben Sie unter Andere "-" ein
     
     
     
   • Um Kontonummern so zu erhalten, wie sie sind (d.h. führende und endende 0en und .-Zeichen beibehalten und die Umwandlung in Zahlen verhindern), wählen Sie das Textspalten-Datenformat für die Kontonummer:
     
     
     
   • Ändern Sie das Ziel auf $B$1 (oder die Adresse der ersten Zelle der ersten erstellten leeren Spalte), um die Originaldaten nicht zu überschreiben
     
     
   • Die aufgeteilte Kontonummer und Kontobeschreibung füllen nun die neuen Spalten:
     
     
     
   • Bennen Sie die neuen Spalten entsprechend um:
     
7. Löschen Sie unnötige und leere Spalten, die Informationen enthalten, die für die Analyse nicht als nützlich erachtet werden (wenn Sie unsicher sind und die Datei nicht zu groß ist, lassen Sie die Spalten für spätere Referenzinformationen für den Kunden).