Zusammenfassung

In diesem Artikel finden Sie Links zu einer Reihe von beliebten Ressourcen zur Datenformatierung, die in der MindBridge Wissensdatenbank verfügbar sind. Dies kann ein nützlicher Ausgangspunkt für alle Fragen sein, die Sie in Bezug auf Tipps, Tricks und Anforderungen zur Datenformatierung haben.

Bevor Sie beginnen

Der erste Schritt bei der Formatierung einer Hauptbuchdatei für den Import in MindBridge besteht darin, sich vor Augen zu halten, wie die Daten aussehen müssen, und von dort aus rückwärts zu arbeiten, um zu identifizieren, was getan werden muss und wie es getan werden kann.

Siehe Leitfaden zur Datenformatierung: Datenanforderungen für weitere Informationen. Ebenso wichtig ist es, so schnell wie möglich zu ermitteln, ob die Datei überhaupt formatiert werden kann. Wenn die Datei nicht formatiert werden kann, müssen Sie Ihren Kunden um einen besseren Export bitten.

Vor allem bei größeren Dateien sollten Sie vor Beginn der Formatierung identifizieren, welche Spalten in Ihrer Analyse benötigt werden. Große Dateien können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, ganz zu schweigen von der Bearbeitung während der Formatierung. Wenn Sie also wissen, welche Spalten Sie untersuchen müssen, sollten Sie nur diese behalten, um Zeit und Platz zu sparen.

Leitfaden für gängige Datenformatierungsszenarien

• Kombinieren mehrerer Dateien, Excel-Arbeitsmappen und/oder Arbeitsblätter - Sie müssen darauf achten, dass alle Spalten in allen Arbeitsmappen und Arbeitsblättern gleich sind. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Dateien manuell in eine Reihenfolge bringen, die für alle Dateien gilt. Kopieren Sie anschließend die Daten (ohne die Kopfzeilen) aus allen Arbeitsmappen und Arbeitsblättern und fügen Sie sie in ein einziges Arbeitsblatt mit einer Kopfzeile in Zeile 1 ein. Wenn es mehr als 1048576 kombinierte Zeilen gibt, können Sie diese in Excel nicht kombinieren.
  • Aktualisierung Dezember 2021: Mit dem neuen Zusammenführen-Tool können Sie mehrere Dateien, die ansonsten ein gutes und einheitliches Format haben, zu einer einzigen kombinieren! Um mehrere Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe zu kombinieren, teilen Sie die Blätter zunächst in einzelne Dateien auf und verwenden Sie dann „Zusammenführen“.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Die Grundlagen - Beginnen Sie hier bei den häufigsten Problemen (überflüssige Kopfzeilen und Summen, einfaches Umkehren von Vorzeichen, einfaches Aufheben von Gruppierungen/ Herunterziehen/Aufteilen, ohne dass Formeln geschrieben werden müssen)
• Leitfaden zur Datenformatierung – Quickbooks- Unterkonten - Wie eine nach Konten gruppierte Quickbooks-Datei mit Unterkonten in verschiedenen Spalten formatiert wird. MindBridge erfordert, dass jede Buchung eine Kontonummer hat, und nur auf der granularsten Kontoebene.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Quickbooks-Unterkonten getrennt durch : (Extrahieren des Textes nach dem letzten Vorkommen eines Trennzeichens) - Formatieren einer Quickbooks-Datei mit Unterkonten in einer Spalte, die durch : oder ein beliebiges anderes Zeichen getrennt sind durch Extrahieren des gesamten Textes, der nach dem letzten Vorkommen des Trennzeichens steht.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Einfaches Aufheben der Gruppierung mehrerer Spalten, Einfügen von leeren Kontonummern (gängiges QuickBooks-Beispiel) - Aufheben der Gruppierung (nach unten ziehen) für mehrere Spalten und Einfügen von leeren Kontonummern, wie sie häufig in Quickbooks-Exporten vorkommen, die nach Transaktionen gruppiert sind.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Umkehrung der Vorzeichen für einen Bereich von Konten oder basierend auf einer oder mehreren Bedingungen - Bei der Verwendung der Spalte Betrag müssen alle Sollspalten positiv und alle Habenspalten negativ sein. Bei Verwendung der Spalten Soll und Haben müssen alle Konten standardmäßig einen positiven Saldo aufweisen. Ziehen Sie diesen Leitfaden zu Rate, wenn Sie Vorzeichen für mehrere Konten oder basierend auf einem Soll/Haben-Indikator umkehren müssen.
• Inkonsistente Kontonummern - Warum und wie sie für eine genaue Kontenzuordnung behoben werden können - wie das Entfernen von führenden und/oder nachfolgenden 0en gestoppt und Ihre Kontonummern in HB, SuSa und Kontenplan konsistent gemacht werden können
• Leitfaden zur Datenformatierung: Nachschlagen und Abrufen von Daten aus einer anderen Datei - Haben Sie Daten, die Sie aus einer anderen Datei übernehmen müssen? Lesen Sie diesen Leitfaden.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Aufheben der Gruppierung und Aufteilen von Kontonummern und -beschreibungen – Gruppierte Dateien, insbesondere mit Kontoüberschriften, gefolgt von allen Transaktionen für jedes Konto, sind sehr häufig, können jedoch von MindBridge nicht gelesen werden. So heben Sie die Gruppierung auf.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Gruppierung aufheben und aufteilen: Komplexere Muster extrahieren – Weitere Tipps zum Aufheben der Gruppierung von gruppierten Dateien mit komplexeren Mustern zum Extrahieren von Kontoinformationen.
• Leitfaden zur Datenformatierung: Gruppierung aufheben und Unausgewogenheit prüfen - Die formatierte Datei ist nicht saldiert! Überprüfung der Aufhebung der Gruppierung und Behebung der Unausgewogenheit
• Leitfaden zur Datenformatierung: Konsolidierung duplizierter Saldenkonten - Beheben der häufigsten Probleme, die die Aufnahme Ihrer SuSa verhindern
  
  

Bereits in MindBridge verfügbare Tools

MindBridge gestattet kleinere Datenmanipulationen innerhalb der App während des Prozesses der Spaltenzuordnung:

• Spalten aufteilen
• Spalten verbinden
• Spalten duplizieren
• Wie bereits erwähnt, können Sie ab der Version Dezember 2021 mit unserem neuen Tool Zusammenführen mehrere Dateien, die ansonsten in einem guten und einheitlichen Format vorliegen, zu einer einzigen Datei kombinieren! Um mehrere Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe zu kombinieren, teilen Sie die Blätter zunächst in einzelne Dateien auf und verwenden dann das Tool „Zusammenführen“.
  
  

Zusätzliche Ressourcen

• Leitfaden zur Datenformatierung: Excel-Kurzreferenz – Ein Spickzettel mit den nützlichsten Excel-Formeln und -Tools zur Datenformatierung
• Konvertieren von Textdateien (mit Trennzeichen oder fester Breite) in Excel - MindBridge zieht die Aufnahme von Textdateien vor, aber lassen Sie uns ehrlich sein. Excel ist immer noch der beste Weg zur Untersuchung nicht allzu großer Dateien für eine Reihe von Aufgaben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Textdateien, die Sie von Ihrem Kunden oder unserem Datenformatierungsteam erhalten haben, in Excel importieren.
• Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, lesen Sie bitte die Best Practices: Bevor Sie eine Anfrage zur Datenformatierung senden und senden Sie eine Anfrage zur Datenformatierung.
  
  

Möchten Sie sonst noch etwas wissen? Sie können auch mit uns chatten oder eine Anfrage für weitere Unterstützung übermitteln.