Zusammenfassung

Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware (ERP) während des Jahres kann es neue Kontonummern geben, mit denen gearbeitet werden muss.

Erfahren Sie einige der besten Praktiken für den Umgang mit dieser Situation.

Best Practices

1. Das erste, was zu beachten ist beim Übergang von einem ERP-System zu einem anderen, ist das ultimative Ziel aus der Perspektive der Finanzberichte.
   
   In den meisten Fällen wird es ein Zuordnungsdokument geben, das detailliert, wie die Migration durchgeführt wurde. Es ist gängige Praxis, alle Kontonummern zu übernehmen und ein Präfix oder Suffix hinzuzufügen, wenn sie keine eindeutigen IDs haben. Wir empfehlen, dies für die alten Konten zu tun, da die neuen Konten diejenigen sein werden, die weiterhin verwendet werden. Beide Kontenpläne sollten dann basierend auf der endgültigen Präsentation zugeordnet werden.
   
   

   Beispiel 1

   1100 Bargeld ist jetzt 1100-00 Bargeld
   
   Bringen Sie beide Konten ein und ordnen Sie jedes dem richtigen MAC-Code nach Bedarf zu.
   
   

   Beispiel 2

   1201 Debitoren ist jetzt 1201 Sonstige Vermögenswerte
   
   In diesem Fall fügen Sie dem alten Konto ein Präfix hinzu (zum Beispiel, z1201 Debitoren) und ordnen es einem MAC-Code zu, dann ordnen Sie das neue Konto (1201 Sonstige Vermögenswerte) entsprechend zu.
   
   
2. Das zweite, was zu beachten ist, ist, wofür das Tool verwendet wird:
   • Wenn das Tool hauptsächlich für die Geldflussanalyse verwendet wird, wird empfohlen, zwei separate Analysen für jedes ERP-System zu erstellen.
   • Wenn das Tool für die Finanzberichte, Planung, Stichproben oder ähnliche Zwecke verwendet wird, wird empfohlen, eine Analyse mit zusammengeführten Daten aus beiden ERP-Systemen zu erstellen.
     
     
3. Weiterhin ist es wichtig zu berücksichtigen, ob es Änderungen an den Prozessen gibt, die eine Verfeinerung der Kontrollpunkte erfordern könnten. Wenn die Änderungen im ERP-System lediglich eine Erhöhung des Detaillierungsgrades im Kontenplan ohne bedeutende Änderungen in den Prozessen beinhalten, dann ist eine Verfeinerung der Kontrollpunkte möglicherweise nicht notwendig. Wenn es jedoch bedeutende Änderungen in den Prozessen aufgrund des Übergangs von einem ERP-System zu einem anderen gibt, insbesondere beim Übergang von einem einfachen System wie QuickBooks zu einem komplexen System wie SAP, können geldstrombezogene Kontrollpunkte unbeabsichtigte Konsequenzen haben. Daher wird empfohlen, die Daten sorgfältig zu analysieren, bevor Anpassungsbuchungen an Kontrollpunktgewichten vorgenommen werden. 
   
   

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